Bạn đã bao giờ cảm thấy choáng ngợp khi nhìn vào danh sách việc cần làm chưa?
Là một chủ doanh nghiệp, thường có đến 1.000 việc cần hoàn thành từ hôm qua, và thêm 1.000 việc khác phải xong trong hôm nay. Cảm giác đó chắc chắn là có thật!

Trong bài viết này, tôi sẽ thảo luận về tầm quan trọng của việc quản lý thời gian, cũng như trình bày sáu mẹo quản lý thời gian dành cho các doanh nhân bận rộn như bạn, nhằm giúp bạn làm việc năng suất và hiệu quả hơn với quỹ thời gian của mình.

Không có nhiều thời gian? Dưới đây là những điểm chính:

• Quản lý thời gian cực kỳ quan trọng, vì nó giúp các doanh nhân có thêm không gian cho việc tư duy chiến lược và ra quyết định hiệu quả.
• Có nhiều kỹ thuật bạn có thể áp dụng để quản lý thời gian tốt hơn, ngay cả khi bạn không giỏi điều đó một cách tự nhiên.
• Một hệ thống quản lý thời gian chỉ thực sự hiệu quả khi bạn dành thời gian xem xét và điều chỉnh nó thường xuyên, đảm bảo phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn.

Tầm quan trọng của quản lý thời gian

Là một doanh nhân, bạn hiểu rằng mỗi phút trong ngày đều rất quý giá.
Khi ra mắt một sản phẩm mới, mỗi giây trôi qua mà sản phẩm không được đưa lên thị trường hay không được tiếp thị hiệu quả là một cơ hội bị bỏ lỡ. Tuy nhiên, áp lực thời gian liên tục có thể khiến bạn kiệt sức.

Với rất nhiều việc cần làm khi bạn là một doanh nhân đơn độc hoặc điều hành một nhóm nhỏ, bạn có thể bị cuốn vào những công việc không thật sự quan trọng, hoặc bỏ sót những bước thiết yếu vì quá tải. Ngược lại, bạn cũng có thể rơi vào trạng thái tê liệt, không làm gì cả vì bị choáng ngợp. Tôi cũng từng trải qua cả hai trạng thái đó!

Bằng cách áp dụng quản lý thời gian hiệu quả, bạn sẽ ưu tiên tốt hơn, tư duy rõ ràng hơn, và cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Điều này sẽ giúp bạn ra quyết định tốt hơn, tạo ra công việc chất lượng cao hơn và kiểm soát tốt hơn những yếu tố quan trọng khi khởi nghiệp.

Các kỹ thuật ưu tiên hóa công việc

Ma trận Eisenhower

Nếu bạn chưa nghe tới, Ma trận Eisenhower là một phương pháp quản lý thời gian, trong đó bạn chia nhiệm vụ thành bốn nhóm:

• Khẩn cấp và Quan trọng
• Quan trọng nhưng Không khẩn cấp
• Khẩn cấp nhưng Không quan trọng
• Không khẩn cấp và Không quan trọng

Bằng cách phân loại này, bạn có thể tập trung vào những việc thực sự khẩn cấp và quan trọng, và để những việc không cần thiết qua một bên cho đến khi có thời gian.

Chặn thời gian và nhóm ngày

Time blocking (chặn thời gian) là một kỹ thuật bạn chia ngày thành các khung giờ dành riêng cho từng công việc cụ thể, giúp bạn tập trung hoàn toàn vào một nhiệm vụ tại một thời điểm và giảm thiểu sự phân tâm. Hãy bắt đầu bằng cách chặn thời gian cho những việc thuộc nhóm "Khẩn cấp và Quan trọng".

Ủy quyền và thuê ngoài

Một cách tuyệt vời khác để giảm danh sách công việc và cải thiện quản lý thời gian là ủy quyền và thuê ngoài. Nhiều doanh nhân ngại giao việc, vì họ xem doanh nghiệp như “đứa con tinh thần” của mình, và nghĩ rằng chỉ có mình mới làm đúng cách.

Tuy nhiên, việc giao việc hiệu quả sẽ giúp bạn tập trung vào những công việc quan trọng và mang lại giá trị cao hơn.

Sử dụng công nghệ và công cụ hỗ trợ

Công nghệ có thể là cứu cánh trong việc quản lý thời gian. Một số công cụ tôi yêu thích bao gồm:

• Trello
• RescueTime
• Asana
• ClickUp
• Monday.com

Những công cụ này giúp bạn lập bản đồ công việc trực quan và ưu tiên đúng việc cần làm trước. Chỉ cần lưu ý đừng sử dụng quá nhiều công cụ một lúc, vì có thể khiến bạn bị rối thêm.

Sức mạnh của thói quen buổi sáng

Một thói quen buổi sáng nhất quán có thể tạo ra khác biệt lớn. Nhiều doanh nhân thành công bắt đầu ngày mới từ rất sớm, theo một lịch trình quen thuộc giúp họ thiết lập tâm thế tích cực.

Dù công việc không phải là cuộc thi, việc bắt đầu ngày mới khi người khác còn ngủ có thể mang lại cảm giác chiến thắng, thúc đẩy tinh thần làm việc hiệu quả.

Đánh giá và điều chỉnh liên tục

Cuối cùng, hãy đảm bảo bạn thường xuyên đánh giá lại phương pháp quản lý thời gian của mình. Khi doanh nghiệp còn mới, lịch trình của bạn có thể thay đổi liên tục do tăng trưởng hoặc thay đổi cá nhân.

Vì vậy, hãy để dành thời gian để rà soát và điều chỉnh, đảm bảo chiến lược quản lý thời gian luôn phù hợp với hoàn cảnh hiện tại.

Câu hỏi thường gặp về Quản lý thời gian cho Doanh nghiệp

Những kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả nhất cho doanh nhân là gì?
Gồm sử dụng Ma trận Eisenhower để phân loại công việc, chặn thời gian để tập trung vào từng nhóm việc, và ủy quyền để giảm tải các nhiệm vụ không quan trọng.

Time blocking là gì và nó giúp cải thiện năng suất như thế nào?

Là kỹ thuật chia ngày thành từng khối thời gian cho từng công việc cụ thể, giúp bạn tập trung tốt hơn và giảm phân tâm.

Tại sao ủy quyền lại quan trọng đối với doanh nhân và làm thế nào để thực hiện hiệu quả?

Nó giúp bạn dành thời gian cho việc quan trọng nhất. Để ủy quyền hiệu quả, hãy xác định đúng công việc cần giao, chọn người phù hợp, giao nhiệm vụ rõ ràng và cung cấp đủ nguồn lực.

Thói quen buổi sáng giúp tăng năng suất ra sao?

Nó giúp bạn bắt đầu ngày mới với sự tập trung và năng lượng. Một buổi sáng hiệu quả thường bao gồm việc đặt mục tiêu, tập thể dục, và suy ngẫm, giúp bạn chuẩn bị tinh thần cho cả ngày làm việc.

Casti Hub dịch

Theo foundr.com