2. Quản trị theo mục tiêu

Quản trị theo mục tiêu (MBO - Mangement by Objectives) là một triết lý và phương pháp tiếp cận quản trị nhằm chỉ đạo quá trình hoạch định bằng cách giúp các nhà quản trị kết hợp giữa các kế hoạch chiến lược và chiến thuật. Đặc biệt, MBO cung cấp những phương tiện để biến các mục tiêu và chiến lược của tổ chức thành những kế hoạch và hoạt động chiến thuật. MBO thể hiện một triết lý tích cực về con người và phong cách quản trị. MBO có những thuộc tính sau:

- Giải quyết những vấn đề chung giữa các cá nhân và nhóm tại tất cả các cấp của tổ chức.

- Truyền thông mở và sự tin cậy. Chú trọng đến các mối quan hệ dựa vào lòng tin, trên tất cả các phương diện thông qua sự hợp tác.

- Khen thưởng và thăng chức trực tiếp dựa trên cơ sở những thành tựu và thành tích của nhóm và của cá nhân trong công việc.

- Sử dụng tối thiểu những áp lực, tiểu xảo trong quản trị. Thiết lập một cơ cấu quản trị năng động, hiệu quả và thúc đẩy nền văn hoá của doanh nghiệp.

Hình sau phác thảo những nét đại cương về quá trình của quản trị theo mục tiêu gồm có bảy pha gắn liền nhau.

Tiến trình tiến hành MBO điển hình

Đặc trưng đáng chú ý của MBO là việc thiết lập và liên kết các mục tiêu đối với toàn công ty, các khối và các SBU của công ty, các bộ phận, các tổ - nhóm và công việc của các cá nhân. Những mục tiêu này chỉ rõ chất lượng và số lượng những kết quả kỳ vọng trong một khoảng thời gian nào đó. Từ pha 1 đến pha 3 của tiến trình nhằm trả lời hai câu hỏi cơ bản "Tại sao chúng ta ở đây?" và "Nếu vậy thì chúng ta nên thực hiện công việc gì?". Những pha này đòi hỏi có sự tham gia của các nhà quản trị, các đội - nhóm và các nhân viên thuộc tất cả các cấp của tổ chức.

a) Sứ mệnh của tổ chức

Trong pha 1, sứ mệnh và các mục tiêu chung của tổ chức được thiết lập. Công việc này thường do các quản trị gia cao cấp và Hội đồng quản trị đảm nhiệm. Các nhân tố này chỉ rõ bản chất của tổ chức và những mục đích mà tổ chức cần đạt đến. Pha này tương ứng với phần hoạch định chiến lược đã đề cập trong Chương 4.

b) Các mục tiêu chiến lược

Trong pha 2, các nhà quản trị phát triển những mục tiêu chiến lược cụ thể. Những mục tiêu này thường mang tính định lượng hơn các mục tiêu chiến lược chung và được ghi rõ thời gian hoàn thành chúng. Chẳng hạn, mục tiêu chiến lược của công ty A là gia tăng lợi nhuận 20% trong ba năm tiếp theo.

c) Các mục tiêu của bộ phận, nhóm và công việc

Trong pha 3, các quản trị gia cấp trung gian phát triển các mục tiêu chiến thuật cho các phòng ban, bộ phận và các nhóm. Những mục tiêu này phục vụ cho các mục tiêu chiến lược.

d) Mục đích và tiêu chuẩn để thiết lập mục tiêu

Các mục tiêu tạo ra những tiêu chuẩn để có thể đo lường và đánh giá tính hiệu quả của doanh nghiệp. Chẳng hạn, các mục tiêu của một Giám đốc kinh doanh là tăng thị phần 15%, giữ chi phí quảng cáo bằng năm trước. Những mục tiêu này là những tiêu chuẩn định lượng rõ ràng, dùng để đo lường thành tích của bộ phần kinh doanh.

Tiến trình thiết lập các mục tiêu bao gồm việc nhận diện những phạm vi cụ thể của nhóm hay trách nhiệm thuộc công việc và tiêu chuẩn về thành tích.

3. Phương pháp sơ đồ mạng lưới

Hạt nhân của phương pháp sơ đồ mạng lưới được sử dụng rộng rãi trong hoạch định là sơ đồ PERT (Program Evalution and Review Technique). Nó là một kỹ thuật đặc biệt được trình bày bằng biểu đồ về sự phối hợp các hoạt động và sự cần thiết để đạt được mục tiêu chung của một dự án. PERT gồm bốn yếu tố:

- Mạng lưới PERT là một biểu đồ biểu diễn tính liên tục và các mối quan hệ của những công việc và sự kiện cần thiết để hoàn thanhf một dự án hay kế hoạch tổng thể.

- Đường găng của dự án là con đường có thời gian dài nhất để xác định độ dài thời gian của toàn dự án.

- Phân bố các nguồn lực. Để thực hiện những công việc cần thiết, các nhà quản trị cần đến nhiều nguồn lực khác nhau. Các nhà quản trị cần phải ước tính về chủng loại và khối lượng nguyên liệu, thiết bị, công cụ , cũng như nguồn nhân lực cần thiết càng chính xác càng tốt.

- Chí phí và thời gian. Giá trị của phương pháp sơ đồ mạng lưới PERT đối với các nhà quản trị là khả năng nó có thể cho phép làm giảm chi phí và thời gian thực hiện các dự án. 

CASTI Hub (tổng hợp)