Giao tiếp không hiệu quả có thể làm giảm năng suất, giảm sự hài lòng trong công việc và ảnh hưởng đến mức độ căng thẳng.

Giao tiếp kém cũng ảnh hưởng đến niềm tin vào lãnh đạo và đồng nghiệp. Vì vậy, làm thế nào bạn có thể cải thiện cách mọi người trao đổi thông tin trong tổ chức của bạn và hiệu quả tổng thể của nó? Dưới đây là một vài ví dụ.

Giải thích lý do đằng sau nhiệm vụ

Với tốc độ thực hiện trách nhiệm hàng ngày nhanh chóng, việc tập trung vào hoàn thành các nhiệm vụ và sáng kiến ​​có thể được ưu tiên hơn. Bạn muốn chuyển các dự án sang bước tiếp theo, loại bỏ các ưu tiên cao khỏi danh sách của mình và cảm thấy hài lòng về nơi mình đang hướng tới. Mặc dù bạn có thể hiểu rõ tại sao cần phải hoàn thành công việc nào đó nhưng có thể không phải ai cũng như vậy.

Giả sử bạn nói với nhóm tiếp thị rằng các chiến dịch quảng cáo mà họ đang thực hiện cần có tiếng nói khác hoặc hướng đi mới. Bạn cũng đã thông báo cho nhóm rằng công ty sẽ thuê một cơ quan bên ngoài để giúp đỡ. Hãy tưởng tượng bạn không nói về lý do của những thay đổi này. Các nhân viên trong nhóm chắc chắn sẽ khơi dậy tin đồn. Ngay cả khi họ không nói chuyện với nhau, liệu họ có cảm thấy không chắc chắn về kỹ năng và tương lai của mình với công ty không?

Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn dành thời gian để giải thích hướng đi mới mà bạn đang tìm kiếm và công ty phù hợp như thế nào? Hơn nữa, bạn giải thích những thay đổi sẽ giúp công ty đạt được mục tiêu như thế nào và nhóm có thể đóng góp như thế nào. Đột nhiên, có ít cơ hội để tin đồn xuất hiện hơn vì có ít sự không chắc chắn hơn đằng sau những thay đổi. Nhóm hiểu những gì doanh nghiệp muốn đạt được và làm thế nào tất cả những người đóng góp phù hợp với bức tranh lớn hơn.

Tìm hiểu về các phong cách và công cụ giao tiếp khác nhau

Mong đợi ai đó thay đổi phong cách giao tiếp cũng giống như yêu cầu họ thay đổi tính cách. Bạn sẽ phải đánh một trận thua. Thêm vào đó, bạn sẽ không thực sự xây dựng những cây cầu. Điều duy nhất bạn sẽ làm là gây chia rẽ giữa hai người. Có lẽ bạn nghĩ rằng tổ chức các buổi họp và buổi họp động não thường xuyên là một ý tưởng tuyệt vời. Tuy nhiên, việc thiếu cơ cấu và diễn đàn mở có thể gây khó khăn hơn cho những nhân viên cần thời gian chuẩn bị.

Sở thích về tính cách và giao tiếp thường đi đôi với nhau. Những người hướng nội của nhóm có thể cần phải suy nghĩ một mình về những suy nghĩ của mình trước khi trình bày chúng trước nhóm. Mong đợi họ lên tiếng mà không có sự chuẩn bị sẽ gây bất lợi cho họ. Tương tự như vậy, bạn có thể có sự kết hợp giữa những người giao tiếp trực tiếp và gián tiếp. Quản lý và tương tác bằng nhiều phong cách khác nhau có thể giúp cuộc trò chuyện không bị đình trệ.

Sử dụng các công cụ giao tiếp khác nhau có thể giúp đáp ứng các sở thích đa dạng và đảm bảo giao tiếp hiệu quả. Ví dụ: việc sử dụng công cụ ghi màn hình đa năng, như Zight, có thể là công cụ đáp ứng các sở thích giao tiếp khác nhau . Bằng cách cung cấp tùy chọn ghi lại và chia sẻ thông tin một cách trực quan, nó nâng cao sự rõ ràng và dễ hiểu bằng cách cho phép các thành viên trong nhóm truyền đạt những ý tưởng phức tạp theo tốc độ riêng và theo định dạng ưa thích của họ.

Một công cụ giao tiếp hiệu quả khác cần xem xét là Miro. Đó là bảng trắng trực tuyến mang tính cộng tác cho phép các thành viên trong nhóm động não, trực quan hóa ý tưởng và sắp xếp thông tin theo thời gian thực.

Cho dù bạn chọn sử dụng công cụ giao tiếp nào cho doanh nghiệp của mình, hãy nhớ xem xét các tùy chọn giao tiếp khác nhau trong nhóm của bạn.

Nguồn: Forbes