Nhưng trước khi bạn bắt đầu tập hợp nhân viên thành các đơn vị riêng biệt, hãy nhớ rằng sự hợp tác có thể phải trả giá. Theo J. Richard Hackman, cố giáo sư tâm lý học tổ chức của Harvard và là chuyên gia hàng đầu về các nhóm, các nhóm không phải lúc nào cũng hoạt động hiệu quả. Nghiên cứu của Hackman đã chứng minh những cách đáng ngạc nhiên rằng làm việc nhóm có thể ảnh hưởng đến năng suất.

Điều đó nói lên rằng, một số chiến lược nhất định đã được chứng minh là có thể cải thiện hiệu quả của các nhóm. Dưới đây là một số mẹo để tạo ra các nhóm có chiến lược nhằm nâng cao năng suất và sự đổi mới của tổ chức—thay vì giảm bớt nó.

Xây dựng các nhóm nhỏ, đa chức năng

Nói đến việc thụ phấn chéo, loài ong hiểu được giá trị của tinh thần đồng đội. Trong một nghiên cứu gần đây, các nhà nghiên cứu Phần Lan đã dạy ong vò vẽ đẩy một viên gạch nhỏ để dọn đường hoặc di chuyển trong đường hầm để nhận phần thưởng. Các nhà nghiên cứu đã dạy những con ong đi một mình hoặc thực hiện nhiệm vụ với một đối tác. Trong cả hai trường hợp, những con ong hợp tác đều chờ đợi đồng đội của mình. Bài học rút ra: làm việc nhóm là cách tự nhiên để hoàn thành công việc.

Ngày càng có nhiều nghiên cứu cho thấy rằng khi con người tập hợp các kỹ năng, kiến ​​thức và động lực của mình thì tổng thể sẽ lớn hơn tổng các bộ phận của nó. Các nhóm khoa học làm việc hiệu quả hơn và tạo ra tác động lớn hơn khi cộng tác xuyên qua các ranh giới tổ chức và địa lý. Trong giới học thuật, các nhóm liên ngành xuất bản ngày càng nhiều và ở các phương tiện truyền thông đa dạng hơn. Trong các nghiên cứu có kiểm soát của Hiệp hội Tâm lý Hoa Kỳ , các nhóm ba, bốn và năm người đạt được thành tích tốt hơn trong các thử thách viết mã so với các cá nhân hoặc nhóm hai người.

Lưu ý: điều quan trọng là phải duy trì quy mô nhóm nhỏ. Hackman nói với Harvard Business Review rằng khi các nhóm ngày càng lớn hơn, số lượng liên kết cần quản lý giữa các thành viên sẽ tăng theo cấp số nhân, tạo ra thêm các nhiệm vụ hành chính, quản lý con người. Thêm một vấn đề nữa: nhiều đội không có ranh giới rõ ràng. Dữ liệu của Hackman về 120 đội hàng đầu trên thế giới cho thấy chưa đến 10% đồng ý về thành viên trong đội của họ. Các nhà lãnh đạo nên trình bày rõ ràng các thành viên trong nhóm và giới hạn họ ở một chữ số.

Tại công ty của tôi, Jotform, tôi nhận ra rằng chúng tôi cần thành lập các nhóm khi mở rộng từ 5 nhân viên lên 15. Đột nhiên, năng suất bị ảnh hưởng. Chúng tôi không còn làm việc hướng tới một sứ mệnh thống nhất nữa. Tầm nhìn của công ty trở nên mơ hồ. Khi chúng tôi thành lập các nhóm đa ngành gồm 5 đến 6 nhân viên, với các mục tiêu và thời hạn tự xác định, chúng tôi đã lấy lại được động lực. Mỗi đội sống và thở với sứ mệnh riêng của mình. Các nhóm có những nhà thiết kế tận tâm, những người xem xét mọi quyết định thiết kế và sản phẩm của chúng tôi được cải thiện. Như các con số đã cho thấy, người dùng (hay còn gọi là các bên liên quan quan trọng nhất) cũng hài lòng hơn.

Nói tóm lại, các nhà lãnh đạo phải cố tình tạo ra các nhóm đa dạng với các thành viên và vai trò rõ ràng, đồng thời hạn chế số lượng thành viên nếu không sẽ có nguy cơ làm giảm hiệu quả của nhóm.

Khi mỗi nhóm có một người lãnh đạo, các nhóm có thể tránh được một số cạm bẫy khi hợp tác và tận dụng điểm mạnh của mình. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng các nhóm thành công có mục đích rõ ràng, vai trò được thiết lập và hệ thống giao tiếp chính thức. Một nhà lãnh đạo có thể can thiệp để đảm bảo rằng các nhiệm vụ hành chính cấp cao hơn này được thực hiện, chẳng hạn như để đảm bảo hoạt động giao tiếp hoạt động hiệu quả trước khi xảy ra sự cố.

Cơ cấu nhóm có kết quả tích cực ngoài dự kiến ​​là tạo ra các kênh lãnh đạo trong toàn công ty. Vì mỗi nhóm đều có một người lãnh đạo nên nhân viên có được kỹ năng quản lý khi làm việc toàn thời gian, đưa họ vào con đường thăng tiến. Tại Jotform, Phó Giám đốc Sản phẩm, Doanh nghiệp hiện tại của chúng tôi đã bắt đầu hoạt động cách đây 11 năm với tư cách là một nhà phát triển hướng nội. Cô ấy trở thành một trong những trưởng nhóm đầu tiên của chúng tôi, sau đó chuyển sang quản lý sản phẩm trước khi được thăng chức lên VP gần đây nhất. Cô ấy đã tiến bộ ở cấp độ sự nghiệp cá nhân trong khi hỗ trợ các đội hướng tới mục tiêu chung của họ.

Tạo không gian làm việc chung

Một nghiên cứu năm 2023 cho thấy sự hợp tác làm giảm hiệu quả khi các thành viên trong nhóm không thể quan sát lẫn nhau và giao tiếp kém hiệu quả hơn so với tương tác trực tiếp. Để tránh cạm bẫy này, các nhóm cần có không gian làm việc chung. Không gian làm việc được chia sẻ về mặt vật lý là lý tưởng.

Tại Jotform, chúng tôi đã thuê một kiến ​​trúc sư để thiết kế các phòng nhóm cho tối đa sáu người. Mỗi phòng đều có bảng trắng và cửa kính đóng kín, mang lại sự riêng tư cho các đội. Với ba người ngồi cạnh nhau ở một bên và ba người ở bên kia, ngay cả máy tính cũng được sắp xếp để thúc đẩy sự hợp tác. Bất kỳ thành viên nào trong nhóm đều có thể dễ dàng nhìn thấy màn hình của đồng nghiệp và quan sát những gì họ đang làm. Chúng tôi đã chọn năng suất của nhóm thay vì quyền riêng tư của cá nhân, thúc đẩy chúng tôi hướng tới các mục tiêu lớn hơn của tổ chức.

Các nhóm từ xa phải thực hiện các biện pháp bổ sung để xây dựng không gian làm việc chung để quá trình cộng tác gần như liền mạch và không làm giảm hiệu quả. May mắn thay, ngày nay có rất nhiều ứng dụng để bạn lựa chọn, như Notion và Google.

Làm việc theo nhóm có thể biến ước mơ thành hiện thực nếu được quản lý và tổ chức một cách chiến lược. Hy vọng rằng những lời khuyên trên có thể giúp các thành viên trong nhóm của bạn phát huy được điểm mạnh của nhau và tận dụng tối đa nguồn nhân tài của tổ chức.

Casti Hub dịch

Nguồn: Forbes