Ngày nay, hầu hết các doanh nghiệp không khởi đầu trong văn phòng. Dù đó là một ý tưởng nảy sinh trong ký túc xá hay một chiến dịch gọi vốn cộng đồng thực hiện ngay tại phòng khách, nhiều startup thực sự bắt đầu mà không cần không gian văn phòng chính thức. Có nhiều lý do để một doanh nghiệp vận hành theo mô hình phân tán và chủ yếu dựa trên kỹ thuật số trong thời gian dài; thậm chí có những công ty có thể mở rộng quy mô mà không cần địa điểm làm việc tập trung.

Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có quan điểm khác nhau về thời điểm công ty nên chuyển vào không gian làm việc vật lý, và sự khác biệt này thường phụ thuộc vào ngành nghề. Chẳng hạn, một công ty bán lẻ cần có không gian thực tế ngay từ đầu, trong khi một công ty cung cấp sản phẩm SaaS có thể chưa cần văn phòng cho đến khi bắt đầu làm việc với các tập đoàn lớn.

Ngay cả khi đã có văn phòng, công ty cũng có thể chỉ cần một số nhân sự chủ chốt làm việc tại chỗ; các bộ phận như marketing, kế toán, IT và hỗ trợ khách hàng có thể hoạt động từ xa. Nếu các vị trí này là nhân viên hợp đồng hoặc freelancer thay vì nhân viên chính thức, doanh nghiệp cũng có thể tiết kiệm chi phí phúc lợi.

Nhiều công ty di dời quy trình sản xuất từ bang này sang bang khác để tận dụng lợi thế chi phí, nhưng đâu là thời điểm thích hợp để một startup chuyển vào không gian làm việc thực tế? Điều này sẽ khác nhau tùy từng doanh nghiệp. Hãy cùng xem xét một số yếu tố và thách thức liên quan.

1. Nhân sự địa phương

Ban đầu, nhiều công ty hoạt động dựa vào các dịch vụ hợp đồng. Bạn có thể sử dụng phần mềm kế toán SaaS, thuê freelancer làm marketing, thuê ngoài dịch vụ IT và làm việc với một nhà thiết kế đồ họa ở nước ngoài để hoàn thiện giao diện thương hiệu. Nhưng khi bắt đầu tuyển dụng nhân sự địa phương, bạn sẽ cần một nơi để họ làm việc. Văn phòng sẽ là không gian lý tưởng để đào tạo nhân viên mới.

2. Khách hàng địa phương

Việc di dời đến một văn phòng mới đã có nhiều thách thức, và điều cuối cùng bạn muốn là đánh mất khách hàng đã gây dựng được. Nếu doanh nghiệp của bạn chủ yếu hoạt động trực tuyến, bạn không cần văn phòng để gặp khách hàng. Tuy nhiên, nếu bạn chuyển sang mô hình kinh doanh có nhiều tương tác trực tiếp hơn, việc có một không gian gặp gỡ khách hàng thay vì chỉ hẹn ở quán cà phê là điều cần thiết. Ở giai đoạn này, bạn có thể chỉ cần thuê một phòng họp trong văn phòng của công ty khác, nhưng sở hữu một không gian làm việc riêng có thể là lựa chọn hợp lý.

3. Khả năng mở rộng bán lẻ

Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn mở rộng sang lĩnh vực bán lẻ, thì một địa điểm thực tế có thể trở nên cần thiết, dù có tiếp xúc với khách hàng hay không. Bạn sẽ cần đóng gói và vận chuyển hàng hóa, thông báo cho khách hàng về kế hoạch di chuyển, làm việc với nhân sự – và làm tất cả những việc đó ngay tại phòng khách hoặc văn phòng tại nhà sẽ nhanh chóng trở nên bất tiện.

4. Cộng tác liên tục

Khi các thành viên trong nhóm chỉ cần kiểm tra công việc định kỳ hoặc thảo luận nhanh về các nhiệm vụ, chat và cuộc gọi video trực tuyến là giải pháp hoàn hảo. Nhưng đến một thời điểm nhất định, việc hợp tác liên tục trở thành yếu tố then chốt để thành công. Khi đó, có một không gian làm việc chung cho hầu hết nhân viên sẽ trở nên quan trọng.

Đây có thể là một bước ngoặt lớn đối với công ty, buộc họ phải lựa chọn giữa lực lượng lao động phân tán và kế hoạch mở rộng. Nhiều người làm việc từ xa vì họ không thể đến văn phòng do vấn đề sức khỏe hoặc trách nhiệm gia đình. Nếu công ty chuyển hoàn toàn sang mô hình văn phòng, có thể bạn sẽ mất đi những nhân sự quan trọng. Vì vậy, hãy tham khảo ý kiến đội ngũ trước khi đưa ra quyết định.

5. Bạn có đủ khả năng tài chính

Một yếu tố quan trọng quyết định việc chuyển sang văn phòng vật lý là liệu công ty có đủ khả năng chi trả hay không. Thuê văn phòng tốn kém, và không phải nơi nào cũng bao gồm tiện ích. Bạn cũng sẽ cần mua sắm nội thất, tìm vị trí phù hợp và đảm bảo không gian đủ cho nhu cầu mở rộng, nhưng không vượt quá ngân sách.

Hãy lập kế hoạch tài chính rõ ràng cho doanh nghiệp (điều mà bạn nên làm ngay cả khi chưa có văn phòng) và kiểm tra xem bạn có đủ tiền để trả tiền thuê hàng tháng cũng như các chi phí phát sinh hay không. Tính toán chi phí thuê hoặc mua thiết bị và bảo trì. Bạn có thể cân nhắc tiềm năng tăng doanh thu, nhưng hãy luôn ước tính chi phí cao hơn thực tế và doanh thu thấp hơn dự kiến.

Nếu việc có văn phòng khiến doanh nghiệp rơi vào tình trạng tài chính khó khăn, có lẽ chưa phải lúc thích hợp để thực hiện.

6. Bạn không thể không có văn phòng

Ở một số doanh nghiệp, đến một lúc nào đó, việc không có văn phòng sẽ khiến họ mất đi cơ hội. Họ có thể không đủ "chuyên nghiệp" trong mắt khách hàng lớn, bỏ lỡ cơ hội bán lẻ, hoặc không thể mở rộng quy mô kinh doanh lên một tầm cao mới.

Với những công ty như vậy, việc tìm kiếm không gian làm việc là điều tất yếu, và họ thường cần thực hiện càng sớm càng tốt mà không làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Điều quan trọng là cần nhớ rằng định nghĩa về văn phòng vật lý đã thay đổi so với hai mươi năm trước. Bạn không nhất thiết phải có bàn làm việc cho tất cả nhân viên. Có thể thuê chỗ ngồi trong không gian làm việc chung, có phòng họp để đặt lịch khi cần. Nhân viên địa phương có thể làm việc theo lịch luân phiên giữa nhà và văn phòng, trong khi một số nhân sự vẫn có thể làm từ xa.

Kết luận

Thời điểm chuyển startup vào văn phòng vật lý sẽ phụ thuộc vào mô hình kinh doanh, ngành nghề và tài chính của bạn. Hãy cân nhắc kỹ lưỡng lợi ích và hạn chế trước khi đưa ra quyết định.

Casti Hub dịch

Theo startupgrind.com