Dù là sản phẩm hay dịch vụ, khi phát triển đều trải qua nhiều giai đoạn. Ở mỗi giai đoạn, sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ được cải thiện hơn so với trước đó. Tuy nhiên, thách thức đặt ra là phải duy trì chất lượng trong suốt quá trình phát triển. Vấn đề này có thể được giải quyết thông qua quản lý chất lượng, bao gồm hai bước: đảm bảo chất lượng (QA) và kiểm soát chất lượng (QC). Mặc dù nhiều người thường nhầm lẫn hai khái niệm này là một, nhưng thực tế, chúng bổ trợ cho nhau. Vì vậy, trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu sự khác biệt giữa QA và QC, cũng như cách các cuộc kiểm toán đảm bảo chất lượng giúp giảm thiểu lỗi trong doanh nghiệp.

Đảm bảo chất lượng (QA) vs. Kiểm soát chất lượng (QC)

Chất lượng là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành công của doanh nghiệp và không thể bị xem nhẹ. Do đó, cả QA và QC đều đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì tiêu chuẩn của sản phẩm và dịch vụ. Tuy nhiên, cách chúng đảm bảo chất lượng lại khác nhau. Hãy cùng tìm hiểu sự khác biệt chính giữa hai khái niệm này để hiểu rõ hơn về vai trò của chúng.

Trước hết, QA là một cách tiếp cận chủ động, trong đó doanh nghiệp thiết lập các quy trình và hệ thống để đảm bảo sản phẩm được xây dựng với chất lượng cao ngay từ đầu. Nó giúp thiết lập tiêu chuẩn cao ngay từ giai đoạn phát triển ban đầu. Ngược lại, QC là một bước phản ứng, trong đó sản phẩm được kiểm tra kỹ lưỡng để loại bỏ bất kỳ lỗi nào phát sinh trong quá trình phát triển.

Nói cách khác, QA là về việc ngăn ngừa vấn đề, trong khi QC giúp phát hiện và khắc phục lỗi. QC đảm bảo rằng mọi vấn đề đều được giải quyết trước khi sản phẩm đến tay khách hàng. Trong khi đó, QA đảm bảo rằng các quy trình được thiết kế tốt để ngăn chặn lỗi ngay từ đầu.

Trong nhiều trường hợp, QC được coi là một phần của QA trong các cuộc kiểm toán đảm bảo chất lượng, bởi vì nó thuộc hệ thống quản lý chất lượng tổng thể. Vậy hệ thống này là gì? Đây là sự kết hợp giữa QA và QC nhằm duy trì tiêu chuẩn cao trong suốt quá trình sản xuất.

Tóm lại, QA và QC không thể thay thế lẫn nhau, vì mỗi yếu tố có một chức năng và vai trò riêng trong hệ thống quản lý chất lượng. Việc chỉ dựa vào QA hoặc QC sẽ không thể đảm bảo chất lượng tối ưu. Chúng phải được kết hợp với nhau để tạo ra sản phẩm chất lượng cao và đáng tin cậy hơn.

Nguyên tắc của đảm bảo chất lượng (QA)

Nền tảng của việc tạo ra các sản phẩm và dịch vụ đáng tin cậy, chất lượng cao chính là tuân thủ các nguyên tắc của QA. Những nguyên tắc này đảm bảo rằng các quy trình được thiết kế để ngăn ngừa lỗi và đáp ứng kỳ vọng của khách hàng. Dưới đây là những nguyên tắc cốt lõi của QA:

• Tập trung vào khách hàng

Chất lượng xoay quanh kỳ vọng của khách hàng. Do đó, đáp ứng hoặc vượt qua mong đợi của khách hàng là một nguyên tắc quan trọng của QA. Nó giúp doanh nghiệp thiết kế quy trình sao cho sản phẩm phù hợp với nhu cầu thực tế của khách hàng.

• Lãnh đạo

Một tầm nhìn rõ ràng chỉ có thể đạt được dưới sự lãnh đạo mạnh mẽ. Điều này giúp thiết lập mục tiêu rõ ràng và duy trì các tiêu chuẩn chất lượng nhất quán trong toàn bộ doanh nghiệp. Vì vậy, với vai trò là người lãnh đạo, bạn cần xây dựng văn hóa coi trọng chất lượng và khuyến khích nhân viên đóng góp một cách hiệu quả.

• Tiếp cận theo quy trình

QA nhấn mạnh vào việc quản lý các hoạt động như một chuỗi quy trình có liên kết chặt chẽ. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, phát hiện những điểm kém hiệu quả và nâng cao năng suất.

• Sự tham gia của nhân sự

Duy trì chất lượng là trách nhiệm của tất cả các thành viên trong nhóm. Do đó, doanh nghiệp cần khuyến khích sự tham gia của nhân viên, cung cấp đào tạo thích hợp và ghi nhận những đóng góp của họ.

• Cải tiến liên tục

Nếu muốn duy trì khả năng cạnh tranh trên thị trường, doanh nghiệp cần không ngừng cải tiến. Việc đánh giá và tối ưu hóa quy trình một cách thường xuyên sẽ giúp duy trì chất lượng ổn định và khả năng thích ứng cao.

• Quản lý mối quan hệ

Xây dựng mối quan hệ bền vững với các bên liên quan, nhà cung cấp và đối tác là yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp diễn ra trơn tru và duy trì chất lượng ổn định.

Nên chọn QA hay QC?

Cả QA và QC đều rất quan trọng, nhưng liệu bạn có thể quyết định cái nào quan trọng hơn không? QA tập trung vào việc thiết lập quy trình và tiêu chuẩn để đảm bảo hoạt động diễn ra an toàn, hiệu quả, trong khi QC đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng đáp ứng các tiêu chuẩn đã đặt ra.

Tuy nhiên, để tối ưu hóa hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng (QMS), doanh nghiệp cần duy trì sự cân bằng giữa QA và QC. Thế nhưng, nhiều doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong việc tìm ra sự cân bằng này. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp gần như bỏ qua QC và chỉ dành ít sự quan tâm đến QA. Điều này cho thấy rằng việc đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng đúng chuẩn không hề đơn giản, nhất là khi doanh nghiệp vẫn còn phụ thuộc nhiều vào các quy trình thủ công hoặc hệ thống QMS dựa trên bảng tính.

Giải pháp là gì?

Các cuộc kiểm toán đảm bảo chất lượng (QA audits) có thể giúp nâng cao chất lượng của các quy trình phát triển, đồng thời giảm khối lượng công việc của QC, bởi vì lỗi sẽ ít xảy ra hơn khi có sự giám sát chặt chẽ. Kiểm toán QA giúp đảm bảo rằng các quy trình và sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn đã đặt ra, từ đó nâng cao chất lượng và độ tin cậy. Nó cũng giúp xác định những điểm thiếu sót, giảm thiểu lỗi và cải thiện hiệu suất tổng thể, dẫn đến sự hài lòng cao hơn từ khách hàng.

Bên cạnh đó, kiểm toán QA định kỳ còn thúc đẩy cải tiến liên tục, đảm bảo tuân thủ các quy định và giúp quản lý rủi ro tốt hơn, từ đó nâng cao uy tín và sức cạnh tranh của doanh nghiệp.

Kết luận

Nói một cách đơn giản, việc bỏ qua QA hay QC đều có thể dẫn đến kém hiệu quả và khiến khách hàng không hài lòng. Ngoài ra, nó còn làm doanh nghiệp bỏ lỡ nhiều cơ hội phát triển. Vì vậy, việc duy trì sự cân bằng giữa QA và QC là điều cần thiết để đảm bảo tiêu chuẩn cao và liên tục cải tiến.

Hơn nữa, kiểm toán QA đóng vai trò quan trọng trong việc xác định điểm yếu và tinh chỉnh quy trình. Nó không chỉ giúp đảm bảo tuân thủ quy định mà còn góp phần vào sự thành công lâu dài của doanh nghiệp. Kiểm toán QA thường xuyên không chỉ củng cố các quy trình mà còn giúp doanh nghiệp cung cấp sản phẩm và dịch vụ ổn định, đáng tin cậy hơn.

Casti Hub dịch

Theo qdegrees.co