Ảnh minh họa

Có một khía cạnh thầm lặng, không hấp dẫn, và thường bị bỏ quên khi các bạn trẻ triển khai dự án khởi nghiệp, đó là mảng lưu trữ chứng từ. Những tờ giấy biên lai, hóa đơn, hợp đồng, tài liệu kế toán, đơn đặt hàng... tưởng chừng nhỏ bé, lặt vặt ấy lại có thể trở thành “phao cứu sinh” khi startup gặp rắc rối về pháp lý, tài chính hay quản trị. Chính vì vậy, việc trang bị kỹ năng lưu trữ chứng từ là một điều bắt buộc – dù bạn là người thích sáng tạo hay không thích làm việc với giấy tờ.

Trước hết, cần hiểu rõ chứng từ là gì và vì sao nó quan trọng trong một startup. Chứng từ có thể là bất kỳ loại tài liệu nào xác nhận một hoạt động, giao dịch hay thỏa thuận trong quá trình điều hành doanh nghiệp. Nó bao gồm hóa đơn, phiếu thu – chi, hợp đồng mua bán, tài liệu ngân hàng, hồ sơ thuế, giấy tờ pháp lý, email xác nhận thỏa thuận, biên bản cuộc họp, giấy đăng ký kinh doanh, các loại bảo hiểm… Mỗi loại chứng từ là một mắt xích trong chuỗi vận hành của startup và nếu không có nó, bạn sẽ không thể chứng minh được giao dịch, quyền lợi hay trách nhiệm của mình.

Một người mới khởi nghiệp cần trang bị kỹ năng lưu trữ chứng từ, cụ thể như sau:

Tùy theo mô hình kinh doanh và ngành nghề, các loại chứng từ có thể khác nhau, nhưng về cơ bản có thể chia làm các nhóm sau:

Chứng từ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, điều lệ công ty, giấy phép con (nếu có), mã số thuế, đăng ký bảo hiểm xã hội, văn bằng sở hữu trí tuệ…

Chứng từ tài chính – kế toán: Hóa đơn GTGT, phiếu thu – chi, sổ sách kế toán, sao kê ngân hàng, báo cáo tài chính, tờ khai thuế, bảng lương…

Hợp đồng – thỏa thuận: Hợp đồng lao động, hợp đồng mua bán, hợp đồng thuê văn phòng, biên bản thanh lý, đơn đặt hàng, thư chào giá…

Chứng từ nhân sự: Hồ sơ nhân viên, hợp đồng cộng tác viên, bảng chấm công, đơn xin nghỉ việc, quyết định khen thưởng – kỷ luật…

Chứng từ giao dịch điện tử: Email xác nhận đặt hàng, giao dịch online, hợp đồng điện tử, hóa đơn điện tử, biên nhận chuyển khoản...

Ngay từ giai đoạn đầu, bạn nên lập một danh sách những loại chứng từ cần thiết theo từng mảng (pháp lý – kế toán – nhân sự – vận hành) để chủ động thu thập và lưu giữ.

Việc xây dựng hệ thống lưu trữ ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức sau này. Có hai cách lưu trữ cơ bản: bản giấy và bản số hóa (file mềm). Dù chọn cách nào (hoặc cả hai), nguyên tắc chung là:

Phân loại theo loại chứng từ và thời gian (năm, quý, tháng);

Mỗi loại có thư mục riêng;

Có đánh số hoặc mã hóa hợp lý để dễ tra cứu;

Lưu trữ ở nơi an toàn, hạn chế mất mát hoặc thất lạc.

Với bản giấy, bạn có thể sử dụng kẹp hồ sơ, bìa cứng, hộp đựng tài liệu.

Với bản số hóa, nên lưu trên Google Drive, Dropbox, hoặc hệ thống lưu trữ đám mây có tính bảo mật. Một số phần mềm kế toán hoặc quản trị doanh nghiệp cũng hỗ trợ lưu trữ chứng từ kèm theo giao dịch, rất tiện lợi.

Hãy đảm bảo có chứng từ đi kèm và được đưa vào hệ thống lưu trữ ngay lập tức.Đặc biệt với các chứng từ điện tử như hóa đơn online, chuyển khoản ngân hàng, email xác nhận, bạn nên tải xuống và lưu vào thư mục riêng, kèm ghi chú nếu cần. Đối với startup nhỏ chưa có bộ phận kế toán riêng, người sáng lập thường phải tự tay làm việc này, nên cần rèn luyện sự cẩn thận và chủ động.

Luật pháp Việt Nam có những quy định cụ thể về thời gian lưu trữ chứng từ:

Chứng từ kế toán thông thường: ít nhất 5 năm.

Hóa đơn, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính: 10 năm.

Hợp đồng, quyết định nhân sự, tài liệu pháp lý: tùy loại nhưng nên giữ lâu dài.

Việc tuân thủ thời hạn này không chỉ giúp doanh nghiệp hợp pháp khi bị kiểm tra, mà còn giúp dễ dàng tra cứu khi cần đối chiếu lại giao dịch cũ. Một startup có hệ thống lưu trữ chứng từ bài bản sẽ dễ dàng tạo niềm tin với đối tác, nhà đầu tư và cơ quan quản lý.

Một phần quan trọng khác trong kỹ năng lưu trữ chứng từ là đảm bảo bảo mật thông tin nhạy cảm như tài chính, dữ liệu khách hàng, hợp đồng kinh doanh, thông tin nhân sự. Không phải ai trong công ty cũng cần truy cập mọi loại tài liệu. Bạn nên phân quyền rõ ràng: ai được xem, ai được sửa, ai được chia sẻ. Nếu sử dụng lưu trữ đám mây, hãy chọn nền tảng có mã hóa, hỗ trợ chia quyền truy cập theo thư mục.

Bên cạnh đó, cũng cần sao lưu định kỳ (backup) tài liệu số, để tránh rủi ro mất mát do lỗi kỹ thuật hoặc lỡ tay xóa nhầm.

Ngày nay, có rất nhiều công cụ hỗ trợ lưu trữ và quản lý chứng từ chuyên nghiệp, phù hợp cho cả startup nhỏ. Một số phần mềm kế toán online như MISA, Fast, KiotViet… tích hợp quản lý chứng từ, hóa đơn điện tử. Google Workspace hỗ trợ tạo thư mục, chia sẻ, quản lý phiên bản và lịch sử truy cập. Các phần mềm quản trị như Notion, Trello, hoặc CRM cũng có thể dùng để lưu trữ file theo từng khách hàng/dự án.

Việc áp dụng công nghệ không chỉ giúp bạn lưu trữ gọn gàng mà còn hỗ trợ tìm kiếm nhanh, giảm sai sót và nâng cao năng suất làm việc.

Castihub tổng hợp