Chi phí quản lý dự án (Project Management Cost) là một phần quan trọng của tổng ngân sách, giúp đảm bảo dự án vận hành hiệu quả, đúng tiến độ và trong phạm vi ngân sách. Dưới đây là cách tính chi phí quản lý dự án một cách chính xác:

1. Xác định các loại chi phí quản lý dự án

Chi phí quản lý dự án thường bao gồm các khoản sau:

? Chi phí nhân sự quản lý

Lương của quản lý dự án (Project Manager) và đội ngũ hỗ trợ.

Phụ cấp, thưởng, chi phí đào tạo cho đội ngũ quản lý.

? Cách tính:

Chia phí nhân sự =∑(Lương tháng+Thưởng+Phúc lợi)×Thời gian dự án

? Chi phí công cụ & phần mềm quản lý

Chi phí phần mềm quản lý dự án (Asana, Jira, Trello, Microsoft Project…).

Chi phí các công cụ cộng tác, lưu trữ dữ liệu (Google Workspace, Dropbox, Slack…).

? Cách tính:

Chi phí phần mền = Phí sử dụng hang tháng x Số tháng của dự án

? Chi phí vận hành & hành chính

Văn phòng làm việc, điện nước, internet, thiết bị hỗ trợ.

Chi phí đi lại, công tác phục vụ quản lý dự án.

? Cách tính:

Chi phí vận hành = (Chi phí hàng tháng) x Thời gian dự án

? Chi phí rủi ro và dự phòng

Khoản dự phòng để xử lý rủi ro như thay đổi kế hoạch, phát sinh tài chính.

Thường chiếm 5-15% tổng ngân sách dự án.

? Cách tính:

Chi phí dự phòng = Chi phí ngân sách x Tỷ lệ dự phòng (%)

2. Áp dụng công thức tổng hợp

Tổng chi phí quản lý dự án được tính bằng cách cộng tất cả các khoản chi phí trên:

Tổng chi phí quản lý dự án = Chi phí nhân sự + Chi phí phần mềm + Chi phí vận hành + Chi phí dự phòng

? Ví dụ thực tế:

Một dự án kéo dài 12 tháng với các khoản chi phí như sau:

Lương quản lý dự án: 2.000 USD/tháng

Phần mềm quản lý: 50 USD/tháng

Chi phí vận hành: 500 USD/tháng

Chi phí dự phòng: 10% tổng ngân sách

Chi phí nhân sự = 2.000 x 12 = 24.000

Chi phí phần mềm = 50 x 12 = 600

Chi phí vận hành = 500 x 12 = 6.000

Tổng trước dự phòng = 24.000 + 600 + 6.000 = 30.600

Chi phí dự phòng = 30.600 x 10% = 3.060

Tổng chi phí quản lý = 30.600 + 3.060 = 33.660

? Kết quả: Chi phí quản lý dự án trong 12 tháng là 33.660 USD.

3. Cách tối ưu chi phí quản lý dự án

? Tận dụng công nghệ: Sử dụng phần mềm miễn phí hoặc gói rẻ hơn nếu phù hợp.
? Tăng hiệu suất nhân sự: Phân bổ công việc hợp lý để tối ưu hóa năng suất.
? Giảm chi phí vận hành: Làm việc từ xa hoặc thuê văn phòng linh hoạt.
? Kiểm soát rủi ro: Đánh giá và tối ưu ngân sách dự phòng hợp lý.

KẾT LUẬN

✅ Quản lý chi phí chính xác giúp dự án vận hành hiệu quả, tránh lãng phí ngân sách.
✅ Sử dụng công thức chi phí chi tiết để tính toán và tối ưu hóa ngân sách.
✅ Theo dõi thường xuyên để điều chỉnh kịp thời, tránh phát sinh không cần thiết.

? Lời khuyên: Sử dụng các công cụ quản lý tài chính và kiểm soát chi phí theo thời gian thực để đảm bảo dự án đi đúng hướng.

CASTI Hub tổng hợp