Trong ngành logistics – một lĩnh vực đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều bộ phận và mắt xích trong chuỗi cung ứng – vai trò của nhân viên sales logistics không chỉ đơn thuần là người bán dịch vụ mà còn là người kết nối, tư vấn và đồng hành cùng khách hàng trong suốt quá trình vận chuyển hàng hóa. Công việc này đòi hỏi một quy trình làm việc chuyên nghiệp, bài bản và linh hoạt để đáp ứng những thay đổi không ngừng của thị trường. Việc hiểu rõ quy trình làm việc của một nhân viên sales logistics không chỉ giúp định hình rõ ràng vai trò của vị trí này trong toàn bộ hệ thống mà còn cho thấy mức độ ảnh hưởng của họ đối với hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Quy trình làm việc của một nhân viên sales logistics thường bắt đầu bằng việc nghiên cứu thị trường và tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Đây là giai đoạn đặt nền móng cho mọi hoạt động kinh doanh tiếp theo. Nhân viên sales cần dành thời gian để phân tích thị trường mục tiêu, hiểu rõ đặc điểm của từng phân khúc khách hàng, từ đó xác định được đâu là đối tượng phù hợp để tiếp cận. Họ có thể khai thác dữ liệu từ các nguồn khác nhau như mạng xã hội, danh bạ thương mại, hội chợ ngành nghề hoặc các kênh kết nối doanh nghiệp. Sự chủ động trong việc tìm kiếm cơ hội kinh doanh đóng vai trò then chốt giúp họ có thể phát triển tệp khách hàng và xây dựng mạng lưới quan hệ hiệu quả.

Khi đã xác định được khách hàng tiềm năng, nhân viên sales logistics sẽ tiến hành tiếp cận thông qua các hình thức như gọi điện thoại, gửi email giới thiệu, tổ chức cuộc gặp mặt hoặc tham gia các sự kiện để gặp gỡ trực tiếp. Mục tiêu của giai đoạn này là tạo dựng mối quan hệ ban đầu, lắng nghe nhu cầu vận chuyển và các vấn đề khách hàng đang gặp phải trong hoạt động logistics. Một nhân viên sales giỏi sẽ không chỉ lắng nghe mà còn biết cách đặt câu hỏi đúng trọng tâm để khai thác thông tin, từ đó hiểu rõ loại hàng hóa, tuyến đường vận chuyển, thời gian giao hàng mong muốn và ngân sách mà khách hàng có thể chi trả.

Sau quá trình trao đổi và thu thập dữ liệu từ khách hàng, nhân viên sales logistics bước vào giai đoạn xây dựng giải pháp và báo giá. Đây là lúc họ cần vận dụng kiến thức chuyên môn về vận tải, hải quan, lưu kho và các dịch vụ hậu cần liên quan để đưa ra phương án tối ưu nhất cho khách hàng. Giải pháp phải phù hợp cả về mặt thời gian, chi phí và tính hiệu quả trong vận hành. Song song đó, việc xây dựng báo giá cũng cần tính đến các yếu tố như tỷ giá vận chuyển, phí dịch vụ, thuế và các chi phí phát sinh khác để đảm bảo tính minh bạch, cạnh tranh và có lợi cho cả hai bên. Một báo giá tốt không chỉ giúp thuyết phục khách hàng mà còn thể hiện năng lực và uy tín của doanh nghiệp logistics.

Ảnh minh họa

Nếu khách hàng đồng ý với báo giá và phương án được đề xuất, nhân viên sales sẽ tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng. Giai đoạn này đòi hỏi sự chính xác trong từng điều khoản, sự cẩn trọng trong việc cam kết và khả năng thương lượng linh hoạt để đạt được thỏa thuận tối ưu. Sau khi hợp đồng được ký kết, vai trò của nhân viên sales không dừng lại mà tiếp tục chuyển sang giai đoạn theo dõi và hỗ trợ triển khai dịch vụ. Họ sẽ phối hợp với các bộ phận liên quan như vận hành, chứng từ, chăm sóc khách hàng để đảm bảo tiến độ giao hàng đúng kế hoạch, xử lý các vấn đề phát sinh nếu có và cập nhật tình trạng đơn hàng cho khách hàng một cách thường xuyên.

Không những vậy, nhân viên sales logistics còn đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Sau mỗi chuyến hàng, họ sẽ liên hệ để thu thập phản hồi, đánh giá mức độ hài lòng và từ đó cải thiện chất lượng dịch vụ trong tương lai. Họ cũng sẽ chủ động đề xuất các dịch vụ bổ sung hoặc chương trình ưu đãi phù hợp để giữ chân khách hàng cũ và phát triển khách hàng mới từ mạng lưới sẵn có. Chính sự tận tâm và chuyên nghiệp trong giai đoạn chăm sóc hậu mãi này giúp doanh nghiệp tạo dựng uy tín và phát triển bền vững trên thị trường.

Bên cạnh những công việc trực tiếp liên quan đến khách hàng, nhân viên sales logistics còn có trách nhiệm báo cáo kết quả kinh doanh, cập nhật dữ liệu khách hàng trên hệ thống và tham gia các cuộc họp chiến lược cùng bộ phận kinh doanh. Đây là lúc họ chia sẻ những trải nghiệm từ thực tế, đóng góp ý kiến về thị trường, đối thủ và xu hướng dịch vụ, giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra những quyết định chính xác và sát với nhu cầu khách hàng hơn. Một quy trình làm việc hiệu quả luôn gắn liền với sự phối hợp chặt chẽ giữa cá nhân và tập thể, giữa chiến lược và thực tiễn, từ đó mang lại kết quả kinh doanh tốt nhất.

Tóm lại, quy trình làm việc của một nhân viên sales logistics là chuỗi hoạt động liền mạch từ việc tiếp cận khách hàng, tư vấn giải pháp, đàm phán hợp đồng, hỗ trợ triển khai dịch vụ cho đến chăm sóc và duy trì mối quan hệ lâu dài. Mỗi bước trong quy trình đều đòi hỏi sự tỉ mỉ, kiến thức chuyên sâu, kỹ năng giao tiếp khéo léo và tinh thần trách nhiệm cao. Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt của ngành logistics, chính sự chuyên nghiệp và hiệu quả trong quy trình làm việc của đội ngũ sales đã góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ, khẳng định thương hiệu và mang lại giá trị bền vững cho doanh nghiệp.

CASTI Hub tổng hợp