Truyền thông là nền tảng của kinh doanh. Nếu không có một cuộc đối thoại lành mạnh giữa các bộ phận, cũng như giữa các bên liên quan và các nhà thầu bên ngoài, nhà sản xuất và khách hàng, các tổ chức sẽ sáng lập giữa một tiếng bập bẹ vô tổ chức. Lập kế hoạch, lập ngân sách, phát triển, quản lý: những nhiệm vụ thiết yếu này của doanh nghiệp không thể xảy ra nếu không có cách tiếp cận liên kết. Năng suất là, trong mọi khía cạnh, phụ thuộc vào giao tiếp âm thanh.

Trường hợp một khi các giao dịch được kết thúc bằng một cuộc gọi điện thoại hoặc bắt tay khiêm tốn, trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, có nhiều nền tảng và ứng dụng khác nhau làm tăng khả năng cảm ứng của tai với thiết bị cầm tay hoặc lòng bàn tay. Có kỹ năng giao tiếp cá nhân vững chắc vẫn còn quan trọng, nhưng phần mềm sáng tạo có nghĩa là không có lý do gì cho những thiếu sót do một phần thông tin bị sai lệch.

Trong bài này, tôi sẽ nói về năm công cụ giao tiếp nhóm được xếp hạng hàng đầu, nếu được sử dụng đúng cách, sẽ cải thiện giao tiếp giữa cả nhóm của bạn và khách hàng của bạn. Hãy nói chuyện với nhau.

Zoho Cliq

Zoho Cliq là một phần mềm giao tiếp nhóm được cung cấp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nhắn tin thời gian thực, quản lý tác vụ và tự động hóa đều là một phần của gói dịch vụ và người dùng khách bên ngoài (nhà cung cấp, dịch giả tự do, khách hàng tiềm năng) cũng có thể truy cập vào cuộc trò chuyện tập trung hơn nữa.

Theo như các tính năng có liên quan, thì thực sự không thiếu. Chắc chắn, bạn nhận được tất cả những thứ thông thường - lịch sẵn có, ứng dụng di động trên tất cả các nền tảng chính, hội nghị âm thanh và video, trò chuyện nhóm và riêng tư và chia sẻ tệp kéo và thả đơn giản - nhưng bạn cũng sẽ được hưởng lợi từ mã hóa SSL, không giới hạn lưu trữ và khả năng thực hiện cuộc gọi video.

Vì Cliq có thể dễ dàng được tích hợp với các ứng dụng như Dropbox, Google Drive, Mailchimp, Zendesk, Twitter và Zoho CRM, nên có khả năng xem và giao dịch thông tin từ tất cả các ứng dụng yêu thích của bạn mà không cần rời khỏi cửa sổ trò chuyện. E rằng xung đột lịch sẵn có với giao thức lập lịch của riêng bạn, bạn cũng có thể tích hợp các lượt thích của Lịch Google.

Với hơn 30 triệu người dùng trên đám mây, Cliq chắc chắn là một điều đáng suy ngẫm nếu tăng cường giao tiếp là mục tiêu của bạn - không chỉ vì kế hoạch của họ bắt đầu từ $ 1 mỗi người mỗi tháng (và bạn cũng có thể nhận được miễn phí).

Slack

Slack là một trong những công cụ cộng tác và giao tiếp hiện đại nổi tiếng nhất cho các nhóm - vì lý do chính đáng. Dự án các phiên động não, tập tin bảng tính và hình ảnh quan trọng, thông báo sự kiện: tất cả đều có thể sống dưới chiếc ô rất lớn của Slack.

Về cơ bản là một trung tâm thống nhất để nhắn tin, các công cụ và tệp, Slack giúp tiết kiệm thời gian, cụ thể là những gì bạn đã sử dụng để truy tìm các email vô tận.

Tất cả các cuộc hội thoại có thể được tổ chức theo nhóm, dự án hoặc khách hàng, bạn có thể tham gia và rời khỏi các kênh theo yêu cầu và như với Cliq, bạn có thể chia sẻ dự án với các công ty đáng tin cậy và các thành viên nhóm từ xa. Chuyển đổi liền mạch trên thiết bị di động, máy tính để bàn và các ứng dụng khác và thay vì truy vấn thông tin được phân phát ngày hoặc tuần trước, bạn có thể làm việc hiệu quả hơn bằng cách tìm kiếm thay vào đó - tiết kiệm toàn bộ thời gian quý báu của nhóm.

Về bảo mật, thông tin đăng nhập của Slack không thể tin được, với mã hóa dữ liệu trong quá trình và khi nghỉ ngơi, cộng với SSO dựa trên SAML và quản lý ứng dụng chi tiết. Có hơn 1.500 ứng dụng bạn có thể tích hợp vào công cụ. Càng ít thời gian điều hướng các tab vô tận, càng tốt! Slack miễn phí cho các nhóm nhỏ, mặc dù bạn sẽ mở khóa nhiều tính năng hơn bằng cách chọn gói Tiêu chuẩn (6,85 đô la cho mỗi người dùng hoạt động mỗi tháng, thanh toán hàng năm) hoặc các gói Plus (12,75 đô la).

Skype cho doanh nghiệp

Mọi người nghe nói về Skype, phần mềm truyền thông toàn diện, hàng đầu trong ngành của Microsoft. Skype for Business được biết đến chính với chức năng hội nghị truyền hình HD, nhưng bên cạnh đó còn nhiều thứ khác.

Kéo nhóm của bạn lại với nhau chỉ là vấn đề chia sẻ một liên kết được cá nhân hóa và lên lịch các cuộc họp quan trọng không thể dễ dàng hơn. Nếu bạn muốn xem lại một cuộc họp vào một ngày sau đó, để làm mới bộ nhớ của bạn về một điểm nói chuyện hoặc để làm rõ một số con số, chỉ cần đảm bảo ghi lại nó trong ví dụ đầu tiên. Bạn cũng có thể chia sẻ màn hình, chú thích PowerPoint để cộng tác trong thời gian thực, tận dụng các tính năng như bảng trắng và cuộc thăm dò có thể chỉnh sửa và dựa vào hỗ trợ điện thoại 24/7 khi cần.

Với một loạt các tính năng cộng tác như vậy theo ý của bạn, thực sự không có lý do gì để các cuộc họp trở thành bất cứ điều gì khác ngoài siêu năng suất. Đương nhiên, toàn bộ một loạt các thiết bị có thể được sử dụng để thực hiện cuộc gọi và với Skype for Business, có tới 250 tính năng có thể là một phần của cùng một cuộc họp trực tuyến. Chi phí khôn ngoan, bạn đã tìm kiếm $ 2 mỗi người dùng mỗi tháng. Với mức độ truy cập vào một loạt các công cụ cộng tác có giá trị, chưa kể đến bảo mật cấp doanh nghiệp, nó là một thỏa thuận không thể đánh bại.

Nhóm Microsoft

Với hình ảnh theo phong cách Windows dễ nhận biết, Microsoft Teams có một sự quen thuộc đáng hoan nghênh. Nhưng sự thật được biết, không gian làm việc dựa trên trò chuyện trong Office 365 có thể tự chống lại bất kỳ công cụ nào đã nói ở trên, bất kể bộ đệm được đặt theo tên thương hiệu của nó. Trò chuyện nhóm, cuộc họp trực tuyến, gọi điện và hội thảo trên web là bốn trụ cột, mặc dù tùy chọn này là để tích hợp các ứng dụng khác của Microsoft và không phải của Microsoft để tăng năng suất hơn nữa.

Người dùng đã ca ngợi về bản chất tùy chỉnh của cửa sổ trò chuyện, nơi bạn có thể tích hợp các ứng dụng như Freehand by InVision, một bảng vẽ tương tác cho phép nhóm của bạn cùng làm việc với các ý tưởng thiết kế. Một tính năng thú vị khác là biểu tượng GIF, chắc chắn được sử dụng tốt nhất để đối thoại không chính thức với các đồng nghiệp!

Nhưng cho đến nay, lợi ích được báo cáo tốt nhất là khả năng tìm kiếm tích hợp đáng gờm của Microsoft Teams và quyền truy cập tích hợp vào SharePoint, OneNote và Planner, từ đó cho phép nhân viên tìm thấy chính xác những gì họ đang tìm kiếm, chính xác khi họ cần, ngay tại đám mây.

Vì chúng tôi nói về Microsoft, bảo mật đầu cuối sẽ không gây ngạc nhiên - vì vậy đừng lo lắng về việc gửi các hợp đồng nhạy cảm và các tệp khác trong thời gian thực. Bạn có thể đăng ký miễn phí hoặc chọn giữa các gói Business ($ 12,50 mỗi người dùng mỗi tháng) hoặc gói Enterprise E3 ($ 20).

Flowdock

Flowdock là một công cụ quản lý dự án và truyền thông dựa trên trò chuyện, mang tất cả các cuộc hội thoại, các mục công việc và công cụ của bạn vào một nơi duy nhất. Mặc dù đi kèm với tiếng chuông và còi ít hơn đáng kể so với các công cụ khác được đề cập trong bài viết này, nhiều luồng và luồng hội thoại của nó, mà người dùng được thông báo trên máy tính để bàn và thông báo di động của VIA, cho phép cách làm việc mạch lạc hơn.

API cũng cho phép các nhà phát triển tự do tạo các tích hợp tùy chỉnh, theo yêu cầu. Đặc biệt tiện lợi là hộp thư nâng cao giúp lưu tất cả các cuộc thảo luận theo chủ đề và theo ngữ cảnh, loại trừ nguy cơ truyền thông sai hoặc giao hàng chậm.

Nói chung, nó là một sự thay thế tuyệt vời cho email, với giao diện đơn giản, thực tế chỉ mất vài giây để làm quen; nhưng nếu bạn cần các tính năng như lập chỉ mục tài liệu, hồ sơ cá nhân và hỗ trợ video, một công cụ như Slack sẽ thích hợp hơn nhiều. Giá của Flowdock, rất khiêm tốn, ở mức 3 đô la mỗi người dùng mỗi tháng, mặc dù bản dùng thử 30 ngày miễn phí cũng có sẵn.

Phần kết luận

Hy vọng danh sách các công cụ truyền thông này sẽ giúp bạn đi đến quyết định. Cho dù bạn chọn loại nào, các tùy chọn này sẽ giúp gắn kết nhóm của bạn, tạo tiền đề cho cuộc trò chuyện và cung cấp cho nhân viên các công cụ tập trung mà họ cần để cộng tác hiệu quả hơn. Hãy nhớ rằng, một doanh nghiệp ưu tiên giao tiếp tốt có nhiều khả năng tránh sự gián đoạn gây ra bởi các tin nhắn bị bỏ lỡ hoặc hỗn hợp. Hãy để cuộc trò chuyện trôi chảy.

Lilach Bullock (Apr 8, 2019), 5 Team Communication Tools That Will Skyrocket Your Productivityn (Theo Forbes.com)

Casti Hub biên dịch