Làm việc từ xa đã được chứng minh là một mối hợp tác đôi bên cùng có lợi (win-win). Các chủ sở hữu doanh nghiệp có thể lựa chọn lao động từ mạng lưới nhân tài vô cùng rộng lớn, góp phần cắt giảm chi phí vận hành và có được cơ hội làm việc với những nhân viên có hiệu suất làm việc cao hơn. Mặt khác, nhân viên và các freelancer có thể tận hưởng sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, giảm bớt thời gian di chuyển đến văn phòng và có thể làm việc ở bất cứ đâu. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là cách làm này không có nhiều thử thách. Việc quản lý lực lượng lao động từ xa yêu cầu doanh nghiệp phải có một phương thức hoạt động kinh doanh mới.

Mặc dù mô hình làm việc từ xa đã tăng trưởng ổn định ngay từ trước khi đại dịch bùng nổ, Covid-19 vẫn có tác động rất lớn đến tốc độ phát triển của nó. Trong nỗ lực 'làm phẳng' đường cong, hầu hết các doanh nghiệp đã buộc phải áp dụng cách làm việc mới này. Cả thế giới đã phải chấp nhận những đặc quyền và thách thức mà mô hình làm việc từ xa mang lại.

Theo thời gian, cả doanh nghiệp và người lao động đều dựa vào những lợi ích của mô hình làm việc từ xa và tìm cách để giảm nhẹ, hoặc loại bỏ hoàn thành những thách thức mà họ đang phải đối mặt. 

Những thử thách của việc quản lý lực lượng lao động từ xa

1. Doanh nghiệp phải tìm ra biện pháp mới để đánh giá hiệu suất làm việc của người lao động

Nội dung đánh giá hiệu suất công việc đã có sự thay đổi đáng kể với nhiều công ty đang áp dụng hình thức làm việc từ xa. Sự thật là sự phân cấp giữa nhà quản lý và người lao động đã làm tăng thêm tính phức tạp cho việc theo dõi hiệu suất công việc. Nếu một tổ chức không sở hữu những công cụ theo dõi cần thiết, họ có thể sẽ dễ dàng trở thành con mồi của những kẻ gây thiệt hại đến năng suất hoạt động của công ty.

Trong suốt quá trình đánh giá, hoạt động giao tiếp có khả năng gặp trở ngại vì nhân viên có thể sẽ bỏ lỡ những những tín hiệu giao tiếp bằng cử chỉ từ nhà quản lý. Những thành kiến, thiên vị cũng có thể dễ dàng ảnh hưởng đến quá trình đánh giá vì người quản lý gặp phải hạn chế trong quá trình xác định hiệu suất công việc của nhân viên họ. Và điều tệ nhất là việc kiểm soát những khó khăn, thách thức mà người lao động phải đối mặt đôi khi lại nằm ngoài khả năng kiểm soát của nhà quản lý. 

Để thích nghi, nhiều tổ chức đã chấp nhận việc tự đánh giá và nhận những đánh giá từ nội bộ cũng như các đối tượng cùng cấp. Việc làm này đã giúp các nhà quản lý hiểu rõ hơn về những gì mà nhân viên của họ đang làm, đồng thời thúc đẩy tạo dựng niềm tin và duy trì hoạt động giao tiếp nội bộ lành mạnh. Các doanh nghiệp cũng buộc phải tạo ra được KPI hiệu suất mới và tìm ra những công cụ thích hợp để theo dõi hoạt động của nhân viên mình.

2. Phải xem an ninh mạng là một yếu tố thật sự cần thiết

Làm việc từ xa đã chuyển đổi hầu hết những tương tác trong quá trình kinh doanh sang hình thức trực tuyến. Mọi hoạt động diễn ra đều được thực hiện trên internet, từ việc hợp tác thực hiện dự án đến việc chào đón nhân viên mới. 

Mặc dù công nghệ ngày nay có khả năng chống lại các cuộc tấn công mạng theo chiều hướng dữ dội hơn, nhiều hacker vẫn không ngừng tìm kiếm và tấn công vào những lỗ hổng bảo mật. Các doanh nghiệp nhỏ thường dễ bị tấn công hơn nhiều so với những gì mà hầu hết mọi người luôn suy nghĩ, thậm chí có đến ⅔ SMB đã trải qua ít nhất một cuộc tấn công mạng.

Một cuộc tấn công mạng có thể dễ dàng làm trì trệ hoạt động của doanh nghiệp. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đã phải đóng cửa hàng của mình ngay khi xảy ra tình trạng này. Các cuộc tấn công thành công có thể làm rò rỉ dữ liệu, gây tốn kém chi phí liên quan đến các khoản tiền phạt và kiện tụng, tỷ lệ khách hàng kết thúc hợp đồng hoặc ngừng sử dụng dịch vụ của công ty cũng cao hơn và thậm chí đánh mất niềm tin từ các đối tác của doanh nghiệp.

Các doanh nghiệp cần nghĩ về an ninh mạng như một nội dung cần thiết được ưu tiên thực hiện trước. Đầu tư vào các công cụ bảo mật và kiểm tra tính bảo mật của mạng doanh nghiệp ngày nay không còn là một vấn đề xa xỉ. Điều quan trọng hơn cả là các bên liên quan chính sẽ phải tự trang bị kiến thức, kinh nghiệm về an ninh mạng và phải hiểu được tác động của những hành động mà họ thực hiện đối với việc bảo mật dữ liệu.

3. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ là một nội dung tối quan trọng

Văn hóa doanh nghiệp là động lực quan trọng thúc đẩy năng suất của cả lực lượng lao động làm việc từ xa và lực lượng lao động làm việc tại công ty. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp phù hợp sẽ giúp nhân viên cảm giác như được lắng nghe, được làm việc trong một môi trường vui vẻ, được bảo vệ và cảm thấy mình là một phần gắn kết với cộng đồng. Suy nghĩ rằng mình đang đóng góp cho một sự nghiệp to lớn khiến họ có động lực phấn đấu hơn trong công việc. Trên thực tế, 57% nhân viên cân nhắc đến văn hóa doanh nghiệp như một yếu tố quan trọng cũng như khi xem xét đến mức lương chi trả khi họ tìm việc. 

Bất kể đã được xác định hay chưa, mỗi doanh nghiệp đều có một nét văn hóa riêng cho mình. Với hầu hết nhân viên phải làm việc từ xa thì việc xây dựng văn hóa lành mạnh và mạnh mẽ là vô cùng quan trọng để giúp nhân viên cảm giác như họ là mảnh ghép của một tổ chức có giá trị. Văn hóa doanh nghiệp lành mạnh chính là chiếc chia khóa quan trọng góp phần vào sự thành công của việc quản lý đội ngũ lao động làm việc từ xa. Truyền đạt tư tưởng về sứ mệnh, tầm nhìn doanh nghiệp một cách nhất quán và làm việc theo đúng kế hoạch đã đặt ra sẽ giúp thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp phát triển theo hướng hợp tác, tích cực và lành mạnh.

Đối với hầu hết doanh nghiệp, cơ sở để xây dựng nên một nền văn hóa doanh nghiệp vững mạnh được đặt trên đôi vai của những người lãnh đạo. Để thực hiện được điều đó, các nhà lãnh đạo nên:

Thiết lập, tuyên truyền và tổ chức ngày kỷ niệm đối với những cột mốc quan trọng.

Đặt ra các tiêu chuẩn về hiệu suất cao với việc mở đầu bằng các ví dụ.

Phản hồi, hỗ trợ nhân viên kịp thời.

Xây dựng mối quan hệ gắn kết với đội ngũ nhân viên và khuyến khích sự tham gia của họ.

Khuyến khích văn hóa trách nhiệm giải trình trong lực lượng lao động.

Giải đáp những mối quan tâm của nhân viên về sự thăng tiến của họ cũng như khả năng phát triển của công ty.

4. Các bộ phận HR sẽ phải thích ứng

Thật không may, những đặc quyền như quán ăn tự phục vụ dành cho các đối tượng sành ăn, phòng gym tại chỗ, đồ ăn nhẹ không giới hạn, khoang ngủ trưa và phòng chơi game đã mất đi sự hấp dẫn của nó khi các nhân viên không đến làm việc tại công ty. Người lao động làm việc từ xa cần được chú trọng nhiều hơn đến các quyền lợi về sức khỏe, cơ hội làm việc từ xa và các chính sách lao động linh hoạt. Từ quan điểm của nhà sử dụng lao động, các bộ phận HR phải tìm cách tuyển dụng những ứng viên có kỹ năng mềm có khả năng giúp họ phát triển lực lượng lao động từ xa: kỹ năng giao tiếp, hợp tác, làm việc nhóm và khả năng thích ứng.

Ngoài ra, các bộ phận HR sẽ phải tìm kiếm những công cụ phù hợp để giúp công việc trực tuyến của họ được thực hiện dễ dàng hơn. Hầu hết những hoạt động chính sẽ được thực hiện từ xa, bao gồm tuyển dụng, học tập, nghiên cứu, phát triển và đánh giá hiệu suất hoạt động. Từ việc sở hữu một công cụ lập lịch biểu đủ tốt đến việc sử dụng công cụ theo dõi và quản lý thời gian đáng tin cậy, việc lựa chọn những công cụ thích hợp sẽ trở nên vô cùng cần thiết đối với quá trình xây dựng đội ngũ lao động vững mạnh. Nó sẽ tạo điều kiện để nhân viên gắn bó hơn với công ty và đảm bảo các ngày làm việc của họ được diễn ra liền mạch nhất có thể.

5. Sư cân bằng giữa công việc - đời sống và sức khỏe tinh thần của nhân viên phải được ưu tiên hàng đầu

Làm việc từ xa hứa hẹn sẽ mang lại sự cân bằng giữa công việc và đời sống lành mạnh hơn so với hình thức làm việc tại văn phòng; tuy nhiên, khi làm việc tại nhà, ranh giới giữa đời sống sinh hoạt và đời sống công việc gần như lại dần bị xóa mờ. Công việc từ xa có thể lấn chiếm cả thời gian dành cho gia đình, đặc biệt là khi những nhà quản lý nghĩ nhân viên của mình sẽ luôn trực tuyến và lúc nào cũng sẵn sàng để làm việc. Điều này không chỉ gây kiệt sức mà còn làm suy giảm sức khỏe tinh thần của người lao động.

Người sử dụng lao động và nhà quản lý cần phải có trách nhiệm trong việc thúc đẩy sự cân bằng giữa công việc và đời sống cho nhân viên của họ. Hầu hết các doanh nghiệp đã phát triển chính sách thúc đẩy sự kết hợp hài hòa giữa thời gian làm việc và nghỉ ngơi cho nhân viên của mình; một vài công ty hỗ trợ chăm sóc sức khỏe tinh thần cho người lao động thông qua các dịch vụ từ bên thứ ba như dịch vụ chăm sóc sức khỏe tâm lý Ginger hoặc Headspace.

Quản lý lực lượng lao động từ xa đòi hỏi người quản lý phải có cách làm việc mới

Đối với nhiều lao động, làm việc từ xa đã dần trở thành hoạt động bình thường mới. Hoạt động này cung cấp những lợi ích đáng kể cho mọi thành viên trong tổ chức. Các doanh nghiệp càng loại bỏ hoặc giảm thiếu nhiều khó khăn trong quá trình làm việc từ xa, sẽ càng sớm đạt được tiêu chuẩn mà tất cả các doanh nghiệp hiện đại đang vận hành.

Theo Jordan McDowell

allbusiness.com