Công tác gồm các chuyến đi mà bạn đại diện cho công ty của mình để tham dự các sự kiện được tổ chức ở những địa phương khác. Những sự kiện này có thể là các buổi hội thảo, các cuộc họp về bán hàng, các hoạt động dã ngoại và các chuyến du lịch dành cho khách hàng. Chuẩn bị cho một chuyến công tác có thể khiến bạn mất nhiều công sức, đặc biệt là với việc lập kế hoạch cho các cuộc họp, buổi thuyết trình và tập hợp tất cả những gì bạn cần để nghiên cứu một số hướng dẫn du lịch tại điểm đến. Việc làm này cho phép bạn có một chuyến đi công tác an toàn, giúp tạo ấn tượng tốt và đáp ứng được mục tiêu của chuyến đi. Mặc dù các chuyến công tác có thể khiến bạn gặp căng thẳng, nguyên nhân xuất phát từ những sự kiện mang tính địa chính trị, các mối đe dọa đóng cửa sân bay do lo ngại về tình trạng an ninh và một số vấn đề bên lề khác, bạn vẫn có thể tìm được nhiều cách để khiến chuyến đi của mình thuận lợi hơn. Dưới dây là một số mẹo giúp bạn có một chuyến công tác thật hiệu quả.

1. Lên kế hoạch trước cho chuyến đi

Bất kể di chuyển bằng đường thủy, đường hàng không, đường sắt hay đường bộ, điều cần thiết là bạn phải đặt chỗ ngay từ sớm. Việc làm này sẽ cho phép bạn có được sự lựa chọn chỗ ở tốt nhất với mức giá hợp lý nhất. Ngoài ra, nó còn giúp bạn tìm được địa điểm hoàn hảo nhất để cất giữ hành lý, giúp việc di chuyển trở nên dễ dàng hơn.

2. Đóng gói những vật dụng cần thiết

Xếp đủ quần áo cho chuyến công tác và đảm bảo chúng thoải mái, phù hợp với sự kiện mà bạn chuẩn bị tham gia. Nên lựa chọn mang theo những trang phục phù hợp với văn hóa của công ty, đúng dress code hoặc phù hợp với trang phục của quốc gia mà bạn sẽ đến. Mặc dù mục đích chính của chuyến đi là để làm việc, nhưng hãy mang theo bên mình một số vật dụng phục vụ cho các hoạt động khác, chẳng hạn như: trang phục thể thao, giày dép thoải mái,… Đừng quên mang theo một số vật dụng cá nhân, dây cáp, sạc và một số vật dụng cần thiết khác cho chuyến công tác mà bạn có thể sẽ cần.

3. Xem xét đến các khoản bảo hiểm công tác

Bảo hiểm công tác gồm bất kỳ khoản tổn thất hoặc bất trắc nào mà bạn có thể gặp phải trong suốt chuyến đi công tác của mình. Túi xách của bạn có thể bị mất hoặc bạn cũng có thể gặp một số vấn đề về sức khỏe. Bảo hiểm công tác tính đến toàn bộ các trường hợp thất lạc đồ dùng cá nhân, các trường hợp khẩn cấp về y tế và cả việc hủy bỏ các chuyến bay. Hãy cân nhắc lựa chọn bảo hiểm phù hợp để đảm bảo chuyến công tác diễn ra thuận lợi và bạn sẽ không phải gánh chịu bất cứ tổn thất nào.

4. Đăng ký các chương trình dành cho khách du lịch thường xuyên

Đăng ký các dịch vụ như chương trình Bảo vệ biên giới và Nhập cảnh toàn cầu cho phép khách du lịch đăng ký trước không phải thực hiện các bước kiểm tra an ninh truyền thống, giúp bạn tiết kiệm thời gian để làm những công việc khác thay vì phải đứng xếp hàng dài để chờ đợi nhân viên sân bay kiểm tra hành lý. Bạn cũng có thể đăng ký các chương trình cho phép đổi dặm bay thành vé máy bay miễn phí. Bạn có tể nhận được quyền sử dụng sảnh chờ đặc biệt của sân bay, tín dụng thuê xe hoặc được nâng hạng miễn phí tùy thuộc vào hãng máy bay mà bạn đang sử dụng. Hãy cân nhắc rằng việc thuê xe ô tô và taxi có thể khiến bạn tốn nhiều chi phí, lựa chọn dịch vụ đưa đón tại sân bay là một lựa chọn an toàn và hiệu quả để bạn đi đến khách sạn của mình.

5. Kiểm tra thời tiết địa phương

Bất kể là thời điểm nào trong năm, bạn nên thường xuyên theo dõi dự báo thời tiết trước khi lên đường đi công tác để có thể đóng gói đầy đủ những vật dụng cần thiết và dự đoán được những thay đổi về thời tiết có thể làm ảnh hưởng đến chuyến đi của bạn. Hãy cân nhắc đến những biến động thời tiết khi đóng gói quần áo để có thể thay đổi trang phục phù hợp, giúp bạn lúc nào cũng cảm thấy thoải mái, dễ chịu.

6. Sẵn sàng cho những tình huống bất ngờ

Việc hủy cuộc họp và chậm trễ chuyến đi là những vấn đề thường xuyên xảy ra. Đó là lý do vì sao bạn nên đảm bảo một lịch trình thật linh hoạt khi lên kế hoạch cho chuyến công tác của mình. Nên tìm hiểu trước về điểm đến để có thể dễ dàng tìm chỗ ở mới khi có nhu cầu hoặc sắp xếp lại những cuộc họp.

Lời kết

Một chuyến đi công tác đòi hỏi bạn phải lên kế hoạch phù hợp, cả nghiên cứu các yêu cầu về thị thực và phong tục địa phương, đảm bảo các giấy tờ du lịch của bạn được sắp xếp phù hợp. Nếu công tác ở nước ngoài, hãy cân nhắc sử dụng các gói điện thoại quốc tế để đảm bảo việc liên lạc được dễ dàng và ít tốn kém chi phí. Hãy sử dụng một số mẹo trên đây để có một chuyến công tác hiệu quả.

Theo Startup-Buzz Team

startup-buzz.com