Thử nghĩ xem nếu bạn bỏ lỡ đơn hàng, sai sót trong thanh toán hoặc giao hàng gặp vấn đề thì khách hàng chắc chắn sẽ có ấn tượng xấu về doanh nghiệp. Đôi khi sẽ không mua hàng những lần tiếp theo nữa. Chính vì thế, quản lý đơn hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp bán được nhiều hàng và gia tăng tệp khách hàng trung thành cho doanh nghiệp mình.

Quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn hàng được hiểu là quá trình theo dõi, kiểm soát chính xác và thực hiện các đơn đặt hàng. Điều này bao gồm từ khâu tiếp nhận đơn đặt hàng đến giao hàng cũng như chăm sóc sau bán hoặc xử lý bất kể vấn đề nào liên quan đến đổi trả.

Quy trình quản lý đơn hàng tối ưu

Quy trình quản lý đơn hàng bắt đầu từ khi khách đặt hàng cho đến khi đơn hàng được thực hiện. Quy trình quản lý đơn hàng tối ưu sẽ bao gồm các bước sau:

• Đặt hàng: Khách hàng đặt hàng, được xác nhận đơn hàng và trả tiền. Khách hàng sẽ được một nhân viên hỗ trợ để đặt hàng. Ngoài ra, họ có thể đặt hàng trực tuyến qua mạng xã hội và các sàn thương mại điện tử.
• Trải nghiệm khách hàng: Nhân viên bán hàng lưu giữ thông tin về lịch sử đặt hàng của từng khách hàng bao gồm cả số lượng đơn hàng và kế hoạch thanh toán.
• Hoàn thành đơn hàng: Mẫu đơn đặt hàng được gửi đến kho hàng để kiểm soát và thực hiện giao dịch mua. Trong kho, hàng tồn kho sẽ được theo dõi và cập nhật liên tục từ các nhà cung cấp.
• Nhập đơn hàng: Bộ phận Kế toán của doanh nghiệp sẽ có nhiệm vụ nhập và quản lý và tiền mặt của các đơn hàng. Bên cạnh đó, các chi phí cần trả cũng như hóa đơn, việc thanh toán cũng đều cần được ghi lại.
• Giao hàng: Doanh nghiệp đóng gói và chuyển đơn hàng cho các đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển hoặc shipper, sau đó giao hàng cho khách hàng.

Nghe thì có vẻ đơn giản nhưng đây là quy trình vô cùng phức tạp, vì nó liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận để có thể kết thúc quá trình bán hàng. Điều này còn chưa kể đến các vấn đề phát sinh liên quan của từng khâu quản lý.

4 cách quản lý đơn hàng hiệu quả doanh nghiệp

Theo dõi tình trạng các đơn hàng

Những tưởng cứ giao sản phẩm cho đơn vị sản phẩm là xong, nhưng không, doanh nghiệp cần theo dõi tình trạng của các đơn hàng này. Vì sao lại vậy? Bởi quá trình giao hàng có thể xảy ra một số vấn đề phát sinh khiến khách hàng không hài lòng. Và nếu muốn giữ chân khách hàng thì bạn cần có phương án khắc phục và giải quyết nhanh chóng. Thông thường bên giao hàng sẽ gửi mã đơn hàng cho doanh nghiệp để bạn dễ dàng kiểm tra và theo dõi đơn hàng. 

Quản lý hàng tồn kho chính xác

Doanh nghiệp cần quản lý hàng tồn kho hiệu quả để có phương án đặt hàng kịp thời cũng như sẵn sàng sản phẩm cung cấp cho khách hàng. Hiện nay, khách hàng thường mua hàng qua nhiều kênh bán hàng online khác nhau, phổ biến nhất là mạng xã hội (Facebook, Zalo, Instagram...) hoặc các sàn thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada...). Chính vì vậy, việc quản lý hàng tồn kho sẽ trở nên khó khăn hơn.

Lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín

Doanh nghiệp cần chuyên nghiệp trong tất cả các quy trình, trong đó bao gồm cả vận chuyển. Vận chuyển nhanh chóng và dịch vụ tốt sẽ giúp doanh nghiệp ghi điểm trong mắt khách hàng. Để đảm bảo được điều này, bạn cần lựa chọn các đơn vị vận chuyển uy tín phù hợp cho doanh nghiệp mình. Hiện nay có rất nhiều đơn vị vận chuyển phổ biến như Giao hàng nhanh, Giao hàng tiết kiệm, Viettel Post... Mỗi đơn vị sẽ có những ưu điểm cũng như mặt hạn chế khác nhau.

Casti Hub tổng hợp