Các sàn thương mại điện tử như Shopee, Tiki, Lazada, Sendo... là kênh bán hàng tiềm năng được nhiều doanh nghiệp đầu tư. Vấn đề được đặt ra là làm thế nào để xử lý đơn hàng trên các sàn TMĐT nhanh chóng, hạn chế mắc các lỗi. Trong bài viết này, 94now sẽ chỉ ra 4 sai lầm phổ biến thường gặp trong quy trình xử lý đơn hàng doanh nghiệp hay mắc phải.

Quy trình xử lý đơn hàng là gì?

Để hiểu khái niệm quy trình xử lý đơn hàng, trước tiên, chúng ta hãy cùng tìm hiểu về khái niệm quản lý đơn hàng. Cụ thể, quản lý đơn hàng là tất cả các hoạt động kiểm soát, theo dõi thông tin đơn hàng, từ đó lên kế hoạch đóng gói và giao hàng cho khách hàng.

Quy trình xử lý đơn hàng sẽ bao gồm các giai đoạn: Tiếp nhận, xử lý thông tin đơn hàng; Đóng gói hàng hóa dựa trên thông tin đơn hàng; Tiến hành giao hàng cho khách hàng; Theo dõi trạng thái đơn hàng.

4 sai lầm thường gặp trong quy trình xử lý đơn hàng trên các sàn TMĐT

Không phải lúc nào quy trình xử lý đơn hàng cũng được diễn ra trơn tru, nhanh chóng bởi mỗi giai đoạn đều có thể bị gián đoạn do một số sai lầm trong quản lý. Những sai lầm này có thể là bỏ sót đơn hàng, quản lý hàng tồn kho không chính xác, không tôn thủ quy tắc “Nhập trước - xuất trước” và không tự động hóa quy trình quản lý đơn hàng. Xử lý đơn hàng lazada khác với xử lý đơn hàng shopee và cũng không giống cách xử lý đơn hàng trên sendo dù chúng đều có điểm chung là các sàn thương mại điện tử lớn. Do đó vẫn có rất nhiều sai xót trong quy trình xử lý. Dưới đây sẽ là một vài trường hợp sai sót thường gặp nhất

Bỏ sót đơn hàng khi kiểm kê

Chốt được nhiều đơn hàng là mục tiêu của rất nhiều doanh nghiệp khi kinh doanh trên các sàn thương mại điện tử. Tuy nhiên, việc xử lý nhiều đơn hàng không hề dễ dàng chút nào, điều này dẫn đến việc kiểm kê sót đơn hàng. Khách hàng có thể không nhận được hàng, nhận hàng muộn, ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp và trải nghiệm của khách hàng.

Do đó, nhân viên kiểm soát đơn hàng lọc theo các đầu mục kênh bán hàng  hoặc kiểm soát đồng bộ trên cùng một hệ thống duy nhất. Doanh nghiệp có thể biết được tổng số lượng đơn hàng cần chuẩn bị, biết được đơn hàng được đặt từ kênh nào ngay trên một hệ thống vô cùng nhanh chóng.

Quản lý hàng tồn kho không chính xác

Kiểm soát hàng tồn kho chính xác giúp việc xuất đơn hàng cho khách hàng được diễn ra tiến độ. Nếu không theo dõi và quản lý hàng tồn kho, bạn sẽ biết được lượng hàng tồn có thể đáp ứng nhu cầu đặt hàng cho khách hàng hay không. Nếu chốt đơn nhưng không đủ nguồn hàng để cung cấp cho khách dẫn đến tình trạng giao muộn hoặc thậm chí là không nhập hàng kịp để gửi cho khách hàng.

Không tuân thủ quy tắc nhập trước xuất trước

"Nhập trước - xuất trước" là quy tắc ghi nhận thông tin các đơn hàng bắt buộc của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, các cửa hàng nhỏ chưa có hệ thống quản lý chuyên nghiệp nên bỏ sót các đơn hàng. Những sai sót này sẽ ảnh hưởng đến việc quản lý hàng hóa và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Chưa tự động hóa quy trình quản lý đơn hàng

Quản lý quy trình xử lý đơn hàng bao gồm nhiều công việc và không hề dễ dàng để quản lý. Chính vì vậy mà việc sử dụng hệ thống quản lý tự động và đồng bộ là vô cùng cần thiết. Hệ thống sẽ giúp chủ doanh nghiệp khắc phục các vấn đề khi quản lý đơn hàng thủ công.

Casti Hub tổng hợp