Làm thế nào để quản lý giao hàng hiệu quả? Cách quản lý nhân viên giao hàng để không bị hoàn đơn? Đây chắc hẳn đều là những vấn đề mà nhiều doanh nghiệp kinh doanh online đang gặp phải. Tham khảo thông tin trong bài viết sau đây để giải đáp tất cả các vấn đề trên nhé!

Những vấn đề doanh nghiệp gặp phải khi quản lý giao hàng

Giao hàng là mắt xích quan trọng trong quá trình phân phối hàng hóa của doanh nghiệp cũng như là khấu cuối cùng trong quy trình bán hàng. Vì vậy, đảm bảo quá trình giao hàng uy tín và nhanh chóng cũng được rất nhiều chủ doanh nghiệp đẩy mạnh chú trọng. Tuy nhiên, đây là một khâu rất khó để kiểm soát bởi những phương pháp thông thường bởi thời gian và địa điểm làm việc của nhân viên giao hàng thường là bên ngoài và lưu động.

Ngoài ra, nhân viên bán hàng sẽ là người phối hợp và làm việc trực tiếp với nhân viên giao hàng. Theo đó, nhân viên bán hàng còn phải chịu rất nhiều áp lực về chỉ tiêu như doanh số, số lượng đơn hàng, chỉ tiêu trưng bày... Chính vì vậy, việc gian lận để đảm bảo đạt được chỉ tiêu là điều dễ dàng xảy ra. Một trong những vấn đề doanh nghiệp cần đối mặt trong khâu quản lý giao hàng đó là kiểm soát nhân viên bán hàng cũng như đảm bảo dữ liệu khách hàng được chính xác.

Kiểm soát nhân viên

Thời gian làm việc của nhân viên giao hàng chủ yếu là ở ngoài và không thể kiểm soát chính xác họ đã đi những đâu, làm những việc gì. Nhân viên giao hàng chỉ cần đảm bảo nộp đủ tiền cho kế toán theo hóa đơn xuất đơn. Chính vì vậy, nếu như những việc làm tại văn phòng và cửa hàng có thể sử dụng camera giám sát thì quản lý nhân viên ship hàng bằng phương pháp này là hoàn toàn bất khả thi.

Điều này đồng nghĩa với việc các hoạt động bán hàng sẽ không được đảm bảo thực hiện chính xác cũng như nắm được hiệu quả của những kế hoạch này. Hoạt động giao hàng nếu không được quản lý tốt trong thời gian dài, nguy cơ thị trường sẽ bị hỗn loạn, khiến chủ shop đánh mất thị phần và giảm doanh số đáng kể.

Dữ liệu khách hàng không chính xác

Dữ liệu khách hàng nếu không chính xác hoặc không được cập nhật thường xuyên sẽ có thể dẫn đến sai lệch về dữ liệu. Dữ liệu khách hàng nếu không chính xác sẽ gây ra những hậu quả sau:

- Xác định dung lượng thị trường không được chính xác.

- Gây lãng phí rất lớn đến doanh nghiệp bởi khách hàng ảo vẫn nằm trong kế hoạch chăm sóc của hệ thống bán hàng.

- Ảnh hưởng đến công tác quản lý và đưa ra quyết định của nhà phân phối.

Giải pháp quản lý giao hàng và xử lý đơn hàng nhanh chóng, chính xác

Mặc dù doanh nghiệp đã ý thức được tầm quan trọng của hệ thống giao hàng, tuy nhiên việc kiểm soát vẫn không được cải thiện đáng kể. Điều này cho thấy việc áp dụng phần mềm quản lý giao hàng và hoàn tất đơn hàng là vô cùng cần thiết. Nên tích hợp với nhiều đơn vị vận chuyển khác nhau, tự động hóa quy trình quản lý giao hàng cho doanh nghiệp, bao gồm:

- Tự động kết nối với các đối tác vận chuyển như Viettelpost, Giao hàng nhanh, Giao hàng tiết kiệm...

- Tự động cập nhật trạng thái đơn hàng giúp chủ doanh nghiệp kiểm soát chi tiết xem đơn hàng đã được chuyển đi hay chưa hoặc đã chuyển đi thành công hay chưa mà không phải mất thời gian để liên hệ với đơn vị vận chuyển.

- Thống kê phí giao hàng, phí COD tùy thuộc vào đơn vị vận chuyển và quãng đường giao hàng giúp nhà phân phối nắm được chính xác số tiền đối tác cần thu hộ đối với đơn hàng COD và tổng phí giao hàng doanh nghiệp cần chi trả cho mỗi đơn vị vận chuyển.

Phần mềm quản lý giao hàng giúp nhà quản trị nắm được chi tiết từng khâu, kiểm soát được trạng thái đơn hàng từ việc tiếp nhận, đóng gói, đang giao hàng, đã giao hàng, nhận tiền một cách dễ dàng.

Ngoài ra, quản lý đơn hàng và giao hàng tốt cũng góp phần giúp doanh nghiệp gia tăng doanh thu hiệu quả:

- Thời gian giao hàng nhanh chóng: Các đơn hàng sau khi được tiếp nhận và xử lý sẽ được chuyển đến các đơn vị vận chuyển phù hợp, từ đó giúp rút ngắn quy trình xử lý đơn hàng và thời gian làm việc của nhân viên bán hàng.

- Theo dõi tiền hàng nhanh chóng, dễ dàng: Doanh nghiệp không cần mất thời gian tính toán phí vận chuyển cũng như tiền shipper thu hộ (đối với hình thức COD) để trả cho từng đơn vị nữa bởi hệ thống sẽ tự động cập nhật và thống kê cho doanh nghiệp.

- Kiểm soát tình trạng đơn hàng chính xác: quản lý chi tiết từng khâu theo trạng thái của đơn hàng từ chờ xử lý, giao cho đơn vị vận chuyển, đang giao hàng, đã giao hàng và hủy đơn.

- Kiểm soát nhân viên giao hàng: Doanh nghiệp có thể theo dõi chính xác vị trí của nhân viên giao hàng nhờ định vị, giúp hạn chế tối đa tình trạng shipper làm việc không nghiêm túc.

Casti Hub tổng hợp