Dự án ERP là cụm từ dần trở nên quen thuộc đối với các doanh nghiệp Việt trong những năm gần đây. Vậy, cụ thể dự án ERP là gì và làm thế nào để triển khai giải pháp ERP vào doanh nghiệp thành công.

Dự án ERP là gì?

ERP (viết tắt của cụm từ Enterprise Resource Planning), được hiểu là hệ thống hoạch định nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Phần mềm này quản lý quy trình kinh doanh và tài chính, chuỗi cung ứng, báo cáo, sản xuất và hoạt động nhân sự của công ty.

Tầm quan trọng của ERP đối với doanh nghiệp

Dự án ERP mang lại nhiều lợi ích quan trọng đối với các cấp khác nhau của doanh nghiệp, từ cấp quản lý, nhân viên đến doanh nghiệp nói chung.

Đối với nhà quản lý doanh nghiệp: Hệ thống ERP giúp nhà quản lý khả năng quản lý, điều hành và giám sát dễ dàng. Triển khai dự án ERP giúp nhà quản trị dễ dàng mở rộng khả năng truy cập thông tin, giúp quản lý thực hiện công việc của doanh nghiệp mình một cách thuận tiện, dễ dàng.

Ngoài ra, nhờ vào hệ thống ERP, doanh nghiệp có thể tối ưu nguồn lực bao gồm vật lực, nhân lực và tài lực trong sản xuất kinh doanh, từ đó giúp nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh.

Đối với nhân viên: Dự án ERP giúp nhân viên dễ dàng phân tích, đánh giá thông tin chính xác, kịp thời thông qua các hệ thống giải pháp lưu trữ thông tin và đưa ra gợi ý. Từ đó, giảm thiểu khối lượng công việc và tăng năng suất, hiệu quả làm việc. Đồng thời, hệ thống ERP giúp xây dựng quy trình làm việc được thống nhất và chuẩn hóa.

Đối với doanh nghiệp: ERP giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm quản lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách hàng và sản xuất. 4 lợi ích to nhất mà doanh nghiệp nhận được khi áp dụng giải pháp ERP là:

- Tích hợp thông tin tài chính, tiết kiệm thời gian đối chiếu thông tin, số liệu giữa các phòng ban.

- Tích hợp các đơn hàng, giúp điều phối các hoạt động kinh doanh hiệu quả.

- Thấu hiểu khách hàng, giúp doanh nghiệp theo dõi tương tác khách hàng trong suốt hành trình mua hàng.

- Chuẩn hóa thông tin nhân sự, giúp quản lý và nhân viên dễ dàng cập nhật nắm được các thông tin về chứng chỉ, kinh nghiệm làm việc.

Quy trình các bước triển khai dự án ERP cho doanh nghiệp

Để triển khai dự án ERP thành công, doanh nghiệp cần bỏ ra nhiều thời gian để chuẩn bị, cũng như phối hợp giữa doanh nghiệp và các nhà cung cấp giải pháp. Tham khảo 6 bước trong quy triển triển khai ERP trong doanh nghiệp sau đây:

Chuẩn bị dự án ERP

Xác định mục tiêu chính xác mình cần đạt được sau khi triển khai dự án là vô cùng cần thiết. Mục tiêu chính là tôn chỉ giúp bạn triển khai các bước tiếp theo bởi đây là điều mà doanh nghiệp tập trung trong suốt quá trình thực hiện và giúp lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp.

Chính vì vậy, đây là bước đầu tiên và ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình áp dụng ERP của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể lựa chọn đối tác cung cấp hệ thống ERP chuyên nghiệp cho mình. Thêm vào đó, việc chuẩn bị về mặt tinh thần là vô cùng cần thiết, tạo thiện chí và sự tin tưởng, giúp nhà cung cấp triển khai giải pháp một cách thuận lợi nhất.

Lập kế hoạch thực hiện

Giai đoạn tiếp theo của quy trình triển khai dự án ERP cho doanh nghiệp là lập kế hoạch. Để lập kế hoạch, bạn cần xác định nguồn tài nguyên, tiêu chí thành công, xác định phạm vi và rủi ro, từ đó hoạch định các nguồn lực cần thiết. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cũng nên dành thời gian để định hướng về mô hình ban đầu của doanh nghiệp, và giả thiết nhiều tình huống có thể xảy ra.

Phân tích dự án

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên các kiến thức cơ bản về quy trình triển khai hệ thống ERP. Nhân viên là những người cần hiểu biết chi tiết về quy trình hoạt động để vận hành nó một cách hiệu quả. Chính vì vậy, nhân viên sẽ là người được đưa ra góp ý về việc triển khai dự án ERP để phục vụ tốt cho công việc của họ. Doanh nghiệp cần đảm bảo được trải nghiệm cơ bản mô hình chức năng, dự toán và các danh mục thường được sử dụng.

Thực hiện dự án

Đây là giai đoạn nhà cung cấp giải pháp sẽ bắt đầu thực hiện thiết kế, điều chỉnh hệ thống ERP để phù hợp với các nghiệp vụ và những yêu cầu của doanh nghiệp. Tất cả các báo cáo và tùy biến nên được thử nghiệm và đảm bảo hoạt động tốt. Đồng thời, đánh giá hệ thống ERP bằng cách sử dụng các tình huống khác nhau và thực hiện tương tác giữa các chức năng.

Xác nhận dự án

Sau khi hoàn thành, bạn cần xác nhận hệ thống ERP với nhóm dự án trước khi bắt đầu triển khai. Sau khi xác nhận dự án ERP, doanh nghiệp nên thực hiện cùng lúc với quy trình đào tạo cho người dùng cuối cùng. Bạn cần kiểm tra đầy đủ các chức năng mới và thiết lập hệ thống thí điểm và báo cáo kết quả, công việc và tùy chỉnh tất cả các chức năng phù hợp.

Triển khai hệ thống ERP

Đây là bước cuối cùng trong quy trình triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp. Để đảm bảo tất cả các yếu tố của dự án được thực hiện chính xác, doanh nghiệp cần phải có một danh sách kiểm tra tổng thể. Đồng thời, hãy chắc chắn rằng những người triển khai dự án ERP của doanh nghiệp đang tham gia vào quá trình này để mọi thứ hoạt động nhanh chóng, trơn tru.

Dự án ERP giúp doanh nghiệp quản lý và hoạch định tài nguyên của công ty mình hiệu quả. Tất cả mọi hoạt động từ sản xuất đến bán hàng của doanh nghiệp sẽ được phân tích và đánh giá cụ thể. Trên đây là quy trình 6 bước triển khai dự án ERP thành công, hi vọng doanh nghiệp có thể tham khảo và lựa chọn giải pháp phù hợp với doanh nghiệp mình.

Casti Hub tổng hợp