Chúng ta đều biết trong startup hay doanh nghiệp đã phát triển, phản hồi chính là dữ liệu để làm cơ sở cho việc ra quyết định: cần làm gì để cải thiện hiệu quả công việc cụ thể nào đó của cá nhân, của tập thể, điều chỉnh thêm/bớt tính năng nào đó trong sản phẩm, …

Nhưng để có được những dữ liệu như vậy, điều này dễ hay khó? Câu trả lời: không dễ, mà cũng không khó. Dễ vì cách thức để thực hiện việc này rất dễ học & áp dụng. Khó vì cách thức cũng chỉ là công cụ, chỉ là lý thuyết; liệu chúng ta có ứng dụng vào thực tế hay không lại là câu chuyện khác.

Đi ngay vào vấn đề. Tôi sẽ giới thiệu 2 công cụ thu thập phản hồi qua việc nhìn lại (debrief) rất phổ biến trong môi trường đổi mới sáng tạo trên thế giới để giúp các bạn thực hiện việc thu thập được nhiều phản hồi, ý tưởng, nhận xét có chất lượng… ngay từ trong tập thể nhân nhân sự của mình.

Trước khi đi vào cụ thể cách thức ứng dụng 2 công cụ này, chúng ta cần nắm rõ vài điều căn bản sau:

• Khi nào nên sử dụng?

Khi kết thúc buổi họp, kết thúc ngày/tuần/tháng làm việc, kết thúc quá trình triển khai dự án, … Tóm lại, khi chúng ta muốn nhìn lại quá trình nào đó để rút kinh nghiệm & có cơ sở để làm tốt hơn, hãy sử dụng những công cụ này.

• Có giới hạn số lượng người tham dự?

1 người cũng có thể thực hiện những công cụ này. Số lượng người không phải là vấn đề chính, giới hạn nằm ở chổ liệu chúng ta có đủ thời gian để bảo đảm tất cả mọi người tham gia cùng thực hiện những công cụ này hay không.

• Những công cụ này chỉ dành riêng cho startup?

Không. Tổ chức/cá nhân ở bất cứ môi trường, lĩnh vực, quy mô nào đều có thể áp dụng.

Chúng ta sẽ sử dụng một ví dụ thực tế để minh hoạ cách ứng dụng 2 công cụ này. Các cố vấn (mentor) & hỗ trợ viên (supporter) trong dự án Upshift của Unicef tại Việt Nam phải trải qua 4 buổi đào tạo liên tục để đủ tiêu chuẩn huấn luyện, dìu dắt các nhóm thanh thiếu niên được chọn vào chương trình Upshift — một chương trình tiên phong trên thế giới khi đưa kiến thức đổi mới sáng tạo đến với đối tượng thanh thiếu niên (có hoàn cảnh đặc biệt) nhằm trang bị cho các em kiến thức để giải quyết các vấn đề trong xã hội, qua đó hi vọng biết đâu được sẽ có em trở thành nhà khởi nghiệp xã hội (social entrepreneur).

Sau mỗi buổi đào tạo kéo dài 2.5 tiếng, tất cả mọi người cùng dành ra 30 phút cuối cùng để nhìn lại những gì đã làm được gì trong 2.5 tiếng vừa rồi, những gì có thể làm tốt hơn, cải thiện hiệu quả đào tạo cho các buổi sau, …

• Cách thức #1: Ngạc nhiên — Học hỏi — Hành động (Surprise — Learn — Act)

Tất cả người tham dự dành ra 5 phút để viết xuống giấy note dán được (sticker notes) những gì mình “ngạc nhiên”, những gì mình “học được”, những gì mình dự định sẽ chuyển thành “hành động” cụ thể.

Khi viết xuống giấy note, các bạn đều phải viết HOA toàn bộ nội dung, chỉ sử dụng từ khóa, không viết thành câu.

Sau khi động não 5 phút, tất cả sẽ lần lượt dán những mẩu giấy note của mình lên bảng, theo đúng những khu vực được phân chia sẵn (ngạc nhiên-học hỏi — hành động). Cứ mỗi khi dán xong 1 note, mỗi người sẽ phải giải thích cho toàn bộ tập thể ý nghĩa nội dung mẫu note của mình.

• Cách thức #2: Delta & Plus

Tương tư như cách thức #1, mỗi người tham dự cũng dành ra 5 phút để động não, viết xuống giấy sticker note những gì mình cho rằng đã diễn ra tốt đẹp, suôn sẻ (Plus); những gì mình cho rằng cần cải thiện, cần làm tốt hơn (Delta) trong buổi hôm nay.

Sau đó, tất cả người tham dự dán mẫu note của mình trên bảng theo khu vực được phân định sẵn dành cho Delta & Plus. Cứ mỗi lần gián 1 note, người tham dự cũng chia sẻ cho tập thể ý nghĩa của từ khoá trong note của mình là gì.

Cả 2 cách thức đều có tác động rất tốt về tâm lý cho người tham dự, vì sẽ giúp tập thể kết thúc quá trình một cách tích cực & có được nhiều phản hồi, ý tưởng để làm tốt hơn lần sau.

Chưa kể đến, với nhiều ý tưởng, phản hồi chúng ta có cơ hội nhìn ra những xu hướng nổi trội, từ đó có thể ưu tiên xử lý vấn đề nào trước, thay vì bị ngợp trước số lượng ý tưởng.

Chúng ta chỉ học được nhiều khi làm thực tế. Hãy làm thử đi, biết đâu được sẽ có bạn “ghiền” áp dụng những công cụ Debrief này!

Tổng hợp (Quỳnh Như)