Đối với các phương pháp quản lý đơn hàng truyền thống, nhân sự đảm nhiệm mọi vị trí trong tất cả các hoạt động, từ phản hồi khách hàng đến chốt đơn, quản lý kho, gói hàng và giao sản phẩm cho đơn vị vận chuyển. Hiện nay, với sự ra đời của các phần mềm quản lý đơn hàng, doanh nghiệp có thể cắt giảm đáng kể nhân sự, đồng thời tối ưu hiệu quả làm việc của nhân viên quản lý đơn hàng.

Những việc nhân viên quản lý đơn hàng cần thực hiện?

Nhân viên quản lý đơn hàng sẽ là người đảm nhiệm tất cả các công việc liên quan đến đơn hàng tại cửa hàng hoặc các kênh bán online của doanh nghiệp. Họ sẽ thường làm việc với nhiều đối tượng khác nhau, từ khách hàng, nhà cung cấp hoặc bộ phận sản xuất của doanh nghiệp nhằm đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng thuận lợi, nhanh nhất có thể. Cụ thể, những công việc mà nhân viên quản lý đơn hàng cần thực hiện bao gồm:

Tiếp nhận đơn hàng

Công việc đầu tiên của nhân viên quản lý đơn hàng là tiếp nhận các đơn hàng của khách hàng từ nhân viên bán hàng hoặc bộ phận kinh doanh. Nhân viên quản lý cần tiếp nhận các việc liên quan đến đơn hàng như:

- Ghi chép hoặc nhập thông tin đơn hàng, khách hàng vào hệ thống quản lý đơn.

- Tìm kiếm, sàng lọc loại sản phẩm được đặt hàng trên mỗi hóa đơn.

- Xác nhận phương thức thanh toán và thời gian giao hàng cho khách hàng.

- Làm hóa đơn và thu phí đặt cọc trước với những đơn hàng đặt trước hoặc giá trị lớn.

- Xuất hóa đơn cho mỗi đơn hàng theo đúng quy định của Pháp luật và xuất hóa đơn bản sao gửi lại cho khách hàng.

Những công việc này đều cần được thực hiện lần lượt nhằm đảm bảo đúng quy trình bán hàng và giao hàng cho doanh nghiệp. Ngoài ra, nhân viên cũng cần nắm được số lượng đơn hàng mỗi ngày để làm việc với một số bộ phận liên quan như kế toán doanh thu, phòng kinh doanh...

Kiểm kê hàng tồn và tiến độ vận đơn

Sau khi tiếp nhận đơn hàng và nắm được các thông tin liên quan, nhân viên quản lý cần kiểm tra số lượng hàng trong kho hoặc theo dõi tiến độ sản xuất và vận đơn của doanh nghiệp. Họ cần kiểm soát được tình hình sản xuất cũng như tiến độ chuẩn bị đơn hàng đến đâu rồi, đôi khi còn phải cập nhập tiến độ này lên trên hệ thống đơn hàng của khách hàng trên website hoặc ứng dụng đặt hàng. Nếu tiến độ sản xuất hoặc xuất kho chậm so với kế hoạch, nhân viên sẽ cần hối thúc bộ phận sản xuất hoặc kho hàng để kịp thời gian giao hàng cho khách.

Thủ tục xuất hàng

Sau khi đã chuẩn bị xong hàng hóa thì việc tiếp theo nhân viên bán hàng cần làm là thực hiện đóng gói và gửi hàng cho doanh nghiệp. Thông thường sẽ bao gồm 2 loại đơn hàng phổ biến là đơn hàng ship COD và đơn hàng thanh toán trước khi nhận hàng. Tùy thuộc vào mỗi loại đơn hàng, nhân viên quản lý đơn hàng cần làm việc với đơn vị vận chuyển để đảm bảo đơn hàng đến tay khách hàng an toàn tuyệt đối.

Xử lý hóa đơn

Một trong những việc tiếp theo nhân viên quản lý đơn hàng doanh nghiệp cần thực hiện đó là xử lý và xuất hóa đơn, chứng từ của đơn hàng. Hóa đơn được doanh nghiệp lưu trữ còn bản sao sẽ gửi lại cho khách hàng. Sau khi xuất và làm hóa đơn, doanh nghiệp cũng phải làm việc với bộ phận kế toán để kế toán nắm được số liệu doanh thu chính xác nhất, sao lưu dữ liệu và giải trình khi cần.

Hỗ trợ khách hàng

Sau khi đơn hàng được chuyển đến cho khách hàng thành công, nhân viên quản lý đơn hàng cần phải liên lạc và hỗ trợ khách hàng sau dịch vụ mua hàng. Nhân viên sẽ tự liên lạc với khách hàng để hỏi về trải nghiệm dịch vụ của họ khi mua hàng tại doanh nghiệp hoặc khách hàng có bất cứ thắc mắc gì và gọi đến doanh nghiệp, nhân viên cũng cần đưa ra những hướng giải quyết phù hợp cho khách hàng.

Báo cáo tình hình đơn hàng định kỳ

Việc cuối cùng nhân viên quản lý đơn hàng cần hoàn thành là tổng hợp và báo cáo tổng số đơn hàng, tình hình đơn hàng theo tháng, quý hoặc năm. Những doanh mục cụ thể nhân viên quản lý đơn hàng cần thống kê bao gồm phân loại giá trị đơn hàng, tổng giá trị đơn hàng theo loại, tổng hợp, các đơn hàng đã hoàn thành, các đơn hàng chưa xong, thống kê các đơn hàng của khách hàng lần đầu tiên, khách hàng đã mua hàng...

Tối ưu nhân công bằng phần mềm quản lý đơn hàng online

Với những đầu mục công việc như trên, nhân viên quản lý đơn hàng sẽ phải dành nhiều thời gian để xử lý và kiểm soát mọi việc nhằm đảm bảo hoạt động bán hàng được diễn ra trơn tru, chính xác. Khối lượng công việc nhân viên cần đảm nhiệm lớn, vì vậy,  trong quá trình làm việc, những sai sót hoặc nhầm lẫn về đơn hàng rất dễ xảy ra. Điều này sẽ ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng và uy tín của doanh nghiệp.

Vì vậy, thay vì nhân viên phải thực hiện nhiều đầu mục công việc gây tốn thời gian và chi phí thuê nhân công, việc ứng dụng phần mềm quản lý đơn hàng online sẽ giúp doanh nghiệp tinh giản những nhiệm vụ nhân viên quản lý đơn hàng cần thực hiện, gia tăng hiệu quả quản lý và tối ưu hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Từ đó, giúp quản lý đơn hàng nhanh chóng, dễ dàng và chính xác hơn.

Hơn thế, phần mềm quản lý đơn hàng online cũng tích hợp nhiều tính năng nâng cao như quản lý và điều phối hàng tồn kho, quản lý tập trung đa nền tảng và hệ thống báo cáo đơn hàng chi tiết, hỗ trợ nhân viên quản lý đơn hàng thực hiện tất cả các khâu nhanh chóng. Nhân viên quản lý đơn hàng có thể điều phối, kiểm soát mọi hoạt động trên 1 nền tảng duy nhất, ngay cả trên điện thoại thông minh, đồng thời phân quyền cho một số bộ phận liên quan như kế toán, phòng kinh doanh...

Casti Hub tổng hợp