Quản lý kho hàng là hoạt động vô cùng quan trọng trong kinh doanh bởi sự dư thừa hoặc thiếu hụt hàng tồn kho tác động rất lớn đến chi phí phát triển của mỗi doanh nghiệp. Để giải quyết bài toán quản lý hàng tồn kho, trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý kho hàng tốt và chuyên nghiệp.

Một số doanh nghiệp hoàn toàn có thể quản lý kho hàng miễn phí bằng Excel. Theo đó, trong mẫu file Excel quản lý kho hàng đơn giản sẽ bao gồm đầy đủ các mục liên quan như nhập kho, xuất kho, xuất-nhập hàng tồn và xác định danh mục hàng hóa trong kho.

Kỹ năng cần có khi quản lý kho hàng bằng Excel

Để quản lý kho hàng trên Excel, bạn cần trang bị một số kiến thức cơ bản về các hàm tính, các cách thiết lập dữ liệu.

- Nắm được công thức tính hàm cơ bản, phân chia cột hàng, cách thiết lập dữ liệu… của Excel.

- Các hàm tính như SUM (tính tổng số liệu), AVG (tính trung bình tổng số liệu), If (Hàm điều kiện), Countif (hàm đếm số liệu có điều kiện), HLookup (hàm tìm giá trị theo hàng), Vlookup (hàm tìm giá trị theo cột).

- Điều chỉnh Excel phù hợp với mô hình kinh doanh, gồm nhiều phương thức xuất nhập kho FIFO (nhập trước xuất trước), FILO (nhập trước xuất sau), LIFO (nhập sau xuất trước), JIT (xác định hàng nhập, xuất theo đúng số lượng và đúng thời điểm).

Những hạn chế của Excel

Ưu điểm lớn nhất của Excel là miễn phí và dễ sử dụng, song khi sử dụng Excel để quản lý kho hàng vẫn tồn tại một số rủi ro nhất định như:

- Thiếu tính bảo mật, dữ liệu có thể bị đánh cắp bất cứ lúc nào.

- Nhập liệu thủ công dẫn đến các sai lệch, nhầm lẫn ngoài ý muốn.

- Không có sự đồng bộ dữ liệu khi quản lý bằng file Excel.

- Không có tính năng thống kê, báo cáo số liệu khi quản lý bằng Excel.

Casti Hub tổng hợp