Khi nhắc đến thuật ngữ “Quản trị tinh gọn Lean”, đa số mọi người nghĩ rằng nó không có nghĩa, không áp dụng được vào thực tiễn.

Hầu hết những người áp dụng hệ thống Lean trong sản xuất thuần túy cũng cho rằng tất cả chức năng vận chuyển và hoạt động lưu kho đã là tối ưu nhất rồi. Rất nhiều công ty, doanh nghiệp xem logistics (quá trình lên kế hoạch, áp dụng, kiểm soát các dòng chuyển dịch hàng hóa hay thông tin liên quan đến nguyên nhiên liệu vật tư, sản phẩm cuối cùng từ nhà sản xuất, nhà cung cấp đến khách hàng) như là một cách để giành được lợi thế cạnh tranh và đem lại lợi ích cho khách hàng.

Tuy nhiên trên thực tế, với sự tăng trưởng và mở rộng chu kỳ không ngừng của chuỗi cung ứng toàn cầu, hoạt động lưu kho cần được quản trị tinh gọn hơn nữa. Điều này đóng một vai trò vô cùng quan trọng và cần phải được tích hợp vào hoạt động chuỗi cung ứng. Việc tận dụng các nguyên nhiên vật liệu, logistics trong nội bộ công ty, doanh nghiệp và phân phối các thành phẩm ra thị trường không hợp lý sẽ dẫn đến sự mất cân bằng và tắc nghẽn dòng chuyển dịch sản phẩm. Các nhà quản lý kho cần thực sự am hiểu về lưu lượng sản phẩm nội bộ và nhu cầu của thị trường, điều này vô cùng cần thiết cho hoạt động quản lý lưu kho. Nếu thiếu đi sự hiểu biết, định hướng của nhà quản lý kho thì nhà kho sẽ vận hành một cách “èo uột” ngày qua ngày.

Tại đây, chúng ta thảo luận thuật ngữ “vận hành kho theo mô hình quản trị tinh gọn Lean” theo hai giả thiết.

Đầu tiên là, chiến lược vận hành kho hàng theo mô hình lean. Ở đây, chúng ta tập trung vào việc làm thế nào để chiến lược áp dụng mô hình Lean vào hoạt động lưu kho phù hợp với chiến lược của chuỗi cung ứng tổng thể. Nghiên cứu, đề cập đến chiến lược vận hành kho theo mô hình Lean, chúng ta có thể nhận ra rằng chuỗi cung ứng tổng thể là một hệ thống tổng thể gồm các biến thay đổi, không chỉ là các nhà sản xuất, nhà cung cấp mà còn bao gồm cả các công ty vận tải, nhà kho, nhà bán lẻ và khách hàng của họ. Trong đó, nhà kho là một mắt xích quan trọng trong hệ thống.

Do vậy, ta bắt đầu đi xét giả thiết chúng ta không có nhà kho và cần phải cùng nhau tìm ra cách giảm thiểu nhu cầu lưu trữ sản phẩm. Điểm thứ 2, tương ứng với giả thiết 2, đó là sách lược áp dụng mô hình lean cho hoạt động lưu kho. Giả thiết này, chúng ta tập trung vào hoạt động bên ngoài kho và trả lời: “Mô hình và công cụ Lean có thể giúp vận hàng nhà kho hiệu quả như thế nào?”. Đưa ra giả thiết là chúng ta đang có nhà kho và phải vận hành nó một cách hiệu quả nhất có thể.

Bạn đang quản lý kho hàng bằng cách sử dụng quản trị tinh gọn tại Việt Nam? Đây là 27 kinh nghiệm vận hành kho theo mô hình lean được trích ra từ đánh giá và hội thảo web gần nhất về 2 giả thiết trên mà bạn có thể tham khảo.

Sự an toàn

Quản lý tốt chương trình giám sát hành vi an toàn BBS.

✔ Ưu tiên cơ sở vật chất, vật tư được thiết kế an toàn (bao gồm trang thiết bị, môi trường và tiến trình làm việc).

✔ Thúc đẩy đào tạo và thiết lập 5S thường xuyên.

Lấy khách hàng làm trung tâm

✔ Vận hành nhà kho dựa trên nhu cầu của khách hàng.

✔ Xem xét kĩ tổng chi phí thực hiện trước khi ra quyết định.

✔ Để xây dựng chiến lược kho hàng cần phải chú trọng chiến lược hàng tồn kho.

Tính ổn định

✔ Quyết định nguồn lực ở kho (nhân sự và thiết bị) dựa trên quá trình và nhịp độ sản xuất.

✔ Điều chỉnh một cách linh hoạt giữa mục tiêu và nhân sự để chúng luôn cân bằng dựa theo nhu cầu về sản phẩm.

✔ Cần tận dụng tối đa cơ sở vật chất, hạ tầng và thiết bị để đảm bảo tối đa hóa thời gian hoạt động. Xem xét thời gian nghỉ của nhân viên có nằm trong dự kiến nguồn lực công ty, doanh nghiệp hay không.

Tiêu chuẩn hóa

✔ Chuyên môn hóa công việc từng người, từ lãnh đạo cho đến các nhân viên hoạt động trong kho.

✔ Tập trung vào tiêu chuẩn hóa sản phẩm, cách ly và loại bỏ các chi phí đơn vị lưu kho phức tạp.

✔Chuẩn hóa quá trình vận chuyển hàng để tránh hỏng hóc và trả lại hàng.

Tầm nhìn trực quan

✔ Công bố KPI tất cả các thời điểm cho mọi nhân viên để cùng nhau đánh giá và trao đổi tình trạng vận hành, làm việc.

✔ Quản lý một cách trực quan cho các nhân viên thấy, biết được và hành động coi mình là một phần của tổ chức.

✔ Tất cả nhân viên kho hàng cần hiểu và thấy được nhu cầu, mong muốn của khách hàng.

Quản lý chất lượng đầu vào

✔ Loại bỏ ngay các nguyên nhiên vật liệu đầu vào sai sót, thất bại, đánh giá đúng nhà cung cấp.

✔ Đưa ra những giao kèo, thỏa thuận bắt buộc để ngăn ngừa sản phẩm lỗi và hư hỏng (poke jokes).

✔ Xây dựng, phát triển bảng kiểm soát chất lượng để theo dõi hiệu suất thường xuyên.

Lưu lượng

✔ Chức năng chính của nhà kho được xem như là cầu nối trong và ngoài tiến trình chuỗi cung ứng của các công ty, doanh nghiệp. Tập trung vào lưu lượng và tốc độ dòng chảy sản phẩm, không phải lưu trữ và chiến thuật stop-and-go.

✔ Kho hàng hoạt động theo phương pháp thu mua nguyên liệu (Pull) - từ nhà cung cấp dựa trên dự báo nhu cầu của khách hàng.

✔ Cân bằng về thời gian làm việc trong kho

Liên kết cộng tác và hoạt động nhóm

✔ Thông qua các chương trình đào tạo chính thức với tất cả các nhân viên trong nhóm.

✔ Khuyến khích các nhân viên chia sẻ kinh nghiệm với nhau.

✔ Nên có cuộc họp hàng ngày cho mỗi ca làm việc để đánh giá trực quan điều kiện làm việc hiện tại.

Cải tiến liên tục

✔ Khuyến khích tất cả mọi người tham gia trong quá trình giải quyết vấn đề để cải tiến liên tục.

✔ Thường xuyên chú ý Gemba (được hiểu là bất cứ nơi nào trong kho hàng hoặc nơi mà công việc đang được thực hiện) để kịp thời nhận ra những sự lãng phí và xử lý.

✔ Các nhà quản lý cần có mặt thường xuyên tại kho để tham gia giải quyết các vấn đề một cách tích cực cùng các nhân viên tại kho hàng.

Casti Hub tổng hợp