Việc ước tính và kết hợp chi phí với doanh thu (thực tế hoặc dự kiến) rất quan trọng vì nó giúp chủ doanh nghiệp nhỏ xác định xem họ có đủ tiền để tài trợ cho hoạt động, mở rộng kinh doanh và tạo thu nhập cho mình hay không. Nếu không có ngân sách hoặc kế hoạch, doanh nghiệp có nguy cơ chi nhiều tiền hơn số tiền thu vào hoặc ngược lại, không chi đủ tiền để phát triển kinh doanh và cạnh tranh.

Bắt đầu với ngân sách kinh doanh

Mỗi chủ doanh nghiệp nhỏ thường có quy trình, tình huống hoặc cách lập ngân sách hơi khác nhau. Tuy nhiên, có một số thông số được tìm thấy trong hầu hết mọi ngân sách mà bạn có thể sử dụng.

Ví dụ, nhiều chủ doanh nghiệp phải trả tiền thuê nhà hoặc thế chấp. Họ cũng có các hóa đơn tiện ích, chi phí tiền lương, chi phí giá vốn hàng bán (COGS) (nguyên liệu thô), tiền lãi và các khoản thanh toán thuế. Vấn đề là mọi chủ doanh nghiệp nên xem xét các khoản này và bất kỳ chi phí nào khác liên quan cụ thể đến hoạt động kinh doanh khi thành lập cửa hàng hoặc tiếp quản một doanh nghiệp hiện có.

Với một doanh nghiệp đang hoạt động, bạn có thể đưa ra các giả định về doanh thu trong tương lai dựa trên các xu hướng gần đây của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp mới khởi nghiệp , bạn sẽ phải đưa ra các giả định dựa trên khu vực địa lý, giờ hoạt động và bằng cách nghiên cứu các doanh nghiệp địa phương khác. Các chủ doanh nghiệp nhỏ thường có thể biết được điều gì sẽ xảy ra bằng cách ghé thăm các doanh nghiệp khác đang được rao bán và đặt câu hỏi về doanh thu hàng tuần cũng như mô hình lưu lượng truy cập.

Sau khi nghiên cứu thông tin này, bạn nên đối chiếu doanh thu của doanh nghiệp với chi phí. Mục đích là để tìm ra mức chi phí trung bình hàng tuần cho chi phí chung, tiện ích, lao động, nguyên liệu thô, v.v. Dựa trên thông tin này, bạn có thể ước tính hoặc dự báo liệu bạn có đủ tiền để mở rộng kinh doanh hay để dành một số tiền để tiết kiệm hay không. Mặt khác, chủ sở hữu có thể nhận ra rằng để có ba nhân viên thay vì hai, doanh nghiệp sẽ phải tạo ra nhiều doanh thu hơn mỗi tuần.

Sáu mẹo đơn giản này sẽ giúp bạn tập hợp ngân sách kinh doanh nhỏ hàng đầu:

1. Kiểm tra tiêu chuẩn ngành

Các doanh nghiệp nhỏ có thể cực kỳ biến động vì họ dễ bị ảnh hưởng bởi sự suy thoái của ngành hơn các đối thủ cạnh tranh lớn hơn, đa dạng hơn. Vì vậy, ở đây bạn chỉ cần tìm mức trung bình chứ không phải chi tiết cụ thể.

2. Tạo bảng tính

Trước khi mua hoặc mở doanh nghiệp, hãy lập một bảng tính để ước tính tổng số tiền và phần trăm doanh thu của bạn sẽ cần được phân bổ cho nguyên liệu thô và các chi phí khác. Bạn nên liên hệ với bất kỳ nhà cung cấp nào mà bạn phải hợp tác trước khi tiếp tục. Thực hiện tương tự đối với tiền thuê nhà, thuế, (các) bảo hiểm, v.v. Điều quan trọng là bạn hiểu các loại ngân sách khác nhau mà bạn sẽ cần thiết lập cho doanh nghiệp nhỏ của mình và cách triển khai chúng.

3. Yếu tố thiếu sót

Hãy nhớ rằng mặc dù bạn có thể ước tính rằng hoạt động kinh doanh sẽ tạo ra một tỷ lệ tăng trưởng doanh thu nhất định trong tương lai hoặc các chi phí nhất định sẽ được cố định hoặc có thể kiểm soát được nhưng đây chỉ là những ước tính và không cố định. Vì lý do này, sẽ là khôn ngoan khi tính đến một số yếu tố thiếu sót và đảm bảo rằng bạn có đủ tiền dự trữ (hoặc gia nhập) trước khi mở rộng kinh doanh hoặc tiếp nhận nhân viên mới.

4. Tìm cách cắt giảm chi phí

Nếu thời gian eo hẹp và phải kiếm tiền ở đâu đó để thanh toán một hóa đơn quan trọng, quảng cáo hoặc tận dụng cơ hội, hãy cân nhắc việc cắt giảm chi phí. Cụ thể, hãy xem xét các mục có thể được kiểm soát ở mức độ lớn. Một mẹo khác là đợi mua hàng cho đến khi bắt đầu chu kỳ thanh toán mới hoặc tận dụng tối đa các điều khoản thanh toán do nhà cung cấp và bất kỳ chủ nợ nào đưa ra. Một số thao tác chu đáo ở đây có thể cung cấp cho chủ doanh nghiệp không gian thở và mở rộng rất cần thiết.

5. Đánh giá hoạt động kinh doanh định kỳ

Trong khi nhiều công ty soạn thảo ngân sách hàng năm thì các chủ doanh nghiệp nhỏ nên làm việc này thường xuyên hơn. Trên thực tế, nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ chỉ lập kế hoạch trước một hoặc hai tháng vì hoạt động kinh doanh có thể khá biến động và các chi phí bất ngờ có thể làm mất đi các giả định về doanh thu. Lập lịch lập kế hoạch ngân sách có thể là một công cụ hữu hiệu giúp chủ doanh nghiệp đảm bảo có đủ vốn đáp ứng nhu cầu kinh doanh.

6. Tìm kiếm các dịch vụ/nhà cung cấp

Đừng ngại tìm kiếm các nhà cung cấp mới hoặc tiết kiệm tiền cho các dịch vụ khác đang được thực hiện cho doanh nghiệp của bạn. Điều này có thể và nên được thực hiện ở nhiều giai đoạn khác nhau, bao gồm khi mua hoặc thành lập doanh nghiệp, khi thiết lập ngân sách hàng năm hoặc hàng tháng và trong các đợt đánh giá kinh doanh định kỳ.

Điểm mấu chốt

Lập ngân sách là một quá trình dễ dàng nhưng cần thiết mà các chủ doanh nghiệp sử dụng để dự báo (và sau đó khớp) doanh thu hiện tại và tương lai với chi phí. Mục tiêu là đảm bảo có đủ tiền để duy trì hoạt động kinh doanh, phát triển kinh doanh, cạnh tranh và đảm bảo quỹ khẩn cấp vững chắc.

Casti Hub dịch

Nguồn: Investopedia