Mô tả và mục đích

Không gian làm việc chung cung cấp cho các công ty trong giai đoạn đầu chỗ làm việc văn phòng giá hợp lý và linh hoạt. Bên cạnh không gian vât lý, Không gian làm việc chung còn cho cơ hội đánh giá và kết nối với các doanh nghiệp và chuyên gia trong các lĩnh vực khác. Không gian làm việc chung cũng thường tổ chức các sự kiện và dịch vụ văn phòng (như internet, cà phê) cho các thành viên của mình.

Tổ chức

Không gian làm việc chung có thể do tổ chức tư nhân hay nhà nước tổ chức. Một không gian làm việc chung có thể được chủ trì bởi một công ty tư nhân, nhưng nhiều trường đại học cũng cung cấp Không gian làm việc chung cho sinh viên và cựu sinh viên của mình.

Nguồn vốn và mô hình kinh doanh

Không gian làm việc chung thường được tài trợ bằng thu phí sử dụng của người dùng hoặc các nguồn vốn bên ngoài (nhà nước). Không gian làm việc chung do tư nhân sở hữu thường thu phí sử dụng từ thành viên. Phí thành viên thường dựa trên diện tích không gian được thuê. Không gian làm việc chung do nhà nước sở hữu có thể là miễn phí cho một nhóm đối tượng (ví dụ như sinh viên) hoặc họ có thể thu phí giống như không gian của tư nhân.

Nguồn lực

Cần có đủ không gian chức năng cũng như cơ sở hạ tầng cơ bản (máy lạnh, điện, nước, internet). Ngoài ra, không gian chung cũng cần có một hoặc một vài người quản lý hoạt động hàng ngày.

Điều kiện về pháp luật và quy định

Theo quan điểm luật và quy định, các không gian làm việc chung không khác so với các hoạt động cho thuê địa điểm khác. Thông thường không cần có quy định nào thêm. Nếu cơ quan nhà nước sở hữu không gian này, có thể có giới hạn liên quan đến mô hình kinh doanh, lấy phần trong công ty tư nhân hoặc tính tiền thuê.

Các điều kiện khác

Không gian làm việc chung cần đặt ở một nơi dễ tiếp cận, nhất là ở trung tâm thành phố hoặc ở nơi cũng tập trung các hoạt động KN&ĐMST khác, ví dụ như trường đại học. Internet, điện, giao thông và cơ sở hạ tầng khác phải sẵn sàng. Để có thể thành công, các không gian chung cần có số người sử dụng đủ lớn để có giá trị về kết nối, mà đó là một trong những lợi ích cơ bản của các không gian chung cho doanh nghiệp KN&ĐMST.

Vai trò của khu vực công và chính phủ

Nhà nước tham gia vào cung cấp không gian làm việc chung thường thông qua các trường đại học hoặc thành phố, thường cung cấp không gian thực tế và các thiết bị và dịch vụ khác của không gian chung. Ví dụ điển hình của các không gian làm việc chung là đặt ở các khuôn viên trường đại học.

Các yếu tố thành công

Để thành công, một không gian làm việc chung cần có không gian chức năng tại một địa điểm thu hút, và phải có mức phí hợp lý để nhiều doanh nghiệp và các chuyên gia tự do có thể chi trả được. Những không gian thành công nhất thường dùng không chỉ là nơi có thiết bị và diện tích làm việc, mà còn là cộng đồng cho doanh nghiệp KN&ĐMST, doanh nghiệp và những người lao động sáng tạo khác. Tâm lý cộng đồng thường được tạo ra bởi một loạt các sự kiện khác nhau và các khái niệm thành viên để gắn kết những người sử dụng không gian thành các thành viên của cộng đồng.

Đo lường và kiểm soát chất lượng

Chất lượng của không gian làm việc chung được tính bằng số lượng khách hàng, hoặc nói cách khác, thành viên của cộng đồng làm việc chung. Một thước đo khác của thành công là tỷ lệ sử dụng không gian, ví dụ như giảm thiểu thời gian các bàn làm việc bị bỏ trống trong văn phòng.