Trong quá trình kinh doanh, đặc biệt là khi làm việc với doanh nghiệp hoặc khách hàng cần chứng từ hợp lệ, hóa đơn VAT là khái niệm mà bất kỳ người bán nào cũng cần hiểu rõ. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm đúng bản chất hóa đơn VAT là gì, ai được phép xuất hóa đơn VAT và thời điểm nào bắt buộc phải lập hóa đơn theo quy định pháp luật.

Việc nhầm lẫn giữa hóa đơn VAT và hóa đơn bán hàng không chỉ gây khó khăn trong hạch toán mà còn tiềm ẩn nguy cơ bị xử phạt thuế.

Hóa đơn VAT (Hóa đơn giá trị gia tăng) là gì?

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), Hóa đơn giá trị gia tăng (thường gọi tắt là hóa đơn VAT) là loại hóa đơn dành cho các tổ chức kê khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.

Có 2 loại hóa đơn đỏ chính là:

• Hóa đơn đỏ giấy: Là loại hóa đơn được in sẵn trên giấy do Bộ Tài chính phát hành hoặc do doanh nghiệp tự in khi đã đăng ký mẫu với cơ quan thuế.
• Hóa đơn đỏ điện tử: Là loại hóa đơn được lập, xử lý và truyền theo phương thức điện tử, được lưu trữ và quản lý bằng hệ thống công nghệ thông tin.

Hiện nay, toàn bộ doanh nghiệp tại Việt Nam đã chuyển sang sử dụng Hóa đơn điện tử (từ 1/7/2022) để thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy trước đây.

Ảnh minh họa

Phân biệt Hóa đơn VAT và Hóa đơn bán hàng

Rất nhiều người nhầm lẫn hai khái niệm này, dẫn đến việc sử dụng sai mẫu hóa đơn.

Hóa đơn giá trị gia tăng (Hóa đơn VAT):

• Dành cho: Doanh nghiệp/tổ chức kinh doanh tính thuế theo phương pháp khấu trừ.
• Đặc điểm: Trên hóa đơn có dòng tách biệt rõ ràng: Tiền hàng chưa thuế, Thuế suất GTGT (8%, 10%…) và Tiền thuế GTGT.
• Ký hiệu: Thường có chữ C (Có mã cơ quan thuế) hoặc K (Không mã) trong ký hiệu mẫu số.

Hóa đơn bán hàng:

• Dành cho: Doanh nghiệp hoặc Hộ kinh doanh tính thuế theo phương pháp trực tiếp.
• Đặc điểm: Giá bán đã bao gồm thuế, không có dòng tách riêng tiền thuế GTGT.

Ai bắt buộc cần xuất hóa đơn VAT?

Không phải ai bán hàng cũng được phép xuất hóa đơn VAT. Theo Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), đối tượng sử dụng hóa đơn VAT bao gồm:

• Doanh nghiệp: Các doanh nghiệp (Công ty Cổ phần, TNHH, DNTN…) được thành lập theo pháp luật Việt Nam thực hiện kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
• Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã: Thực hiện kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ.
• Tổ chức nước ngoài: Có hoạt động kinh doanh tại Việt Nam (không có tư cách pháp nhân) nhưng thực hiện nộp thuế theo phương pháp khấu trừ.
• Doanh nghiệp trong khu phi thuế quan: Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa hoặc giữa các tổ chức trong khu phi thuế quan với nhau.

Lưu ý quan trọng: Hộ kinh doanh cá thể, cá nhân kinh doanh và các doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp TRỰC TIẾP thì KHÔNG xuất hóa đơn VAT. Thay vào đó, nhóm đối tượng này sử dụng Hóa đơn bán hàng.

Thời điểm bắt buộc phải xuất hóa đơn

Để tránh bị cơ quan Thuế xử phạt hành chính, người bán cần tuân thủ nghiêm ngặt quy định về thời điểm lập hóa đơn theo Điều 9, Nghị định 123 (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP):

• Đối với bán hàng hóa: Phải xuất hóa đơn tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua (bất kể đã thu được tiền hay chưa).
• Đối với cung cấp dịch vụ: Phải xuất hóa đơn tại thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi làm dịch vụ thì xuất hóa đơn tại thời điểm thu tiền.
• Đối với xây dựng, lắp đặt: Xuất tại thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình hoặc hạng mục công trình.

CASIC tổng hợp