Hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra được xem là 2 trong những chứng từ kế toán vô cùng quan trọng đối với các đơn vị kinh doanh. Vậy đâu là những điều mà bạn cần lưu ý về các loại hóa đơn này?

1. Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào được hiểu như những dạng hóa đơn được sử dụng vào mục đích mua sắm hàng hóa, vật tư hay thanh toán dịch vụ,...trong các doanh nghiệp. Những chứng từ cần thiết thường bao gồm:

• Các hợp đồng mua, bán hàng hóa: Hợp đồng cần bổ sung phụ lục kèm theo việc ghi chép chi tiết các danh mục hàng hóa mua vào
• Phiếu nhập kho với hàng hóa mua vào
• Các loại phiếu thu, biên lai ghi lại số tiền giao dịch đối với các loại hàng hóa mua vào khác nhau
• Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán
• 

Các nội dung trên hóa đơn đầu vào

Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 219/2013/TT-BTC, nội dung hóa đơn đầu vào hợp lệ phải đáp ứng được các yêu cầu sau:

• Thể hiện đúng nghiệp vụ, nội dung kinh tế phát sinh
• Hóa đơn viết không sửa chữa, tẩy xóa
• Sử dụng cùng một loại màu mực không phai để có thể phục vụ việc lưu trữ chứng từ
• Nội dung được thể hiện trên các liên hóa đơn phải có sự thống nhất

Theo đó, nội dung cụ thể ghi trên hóa đơn đầu vào phải đáp ứng đầy đủ các thông tin sau:

• Thông tin người mua hàng, người bán hàng
• STT, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền
• Tổng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán
• Tiền hàng bằng chữ
• Chữ ký và đóng dấu của người bán hàng

Các tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn

Tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn đầu vào được xem như yêu cầu thứ hai để xác định hóa đơn mà kế toán và những người liên quan nhận được có phải là hóa đơn hợp lệ hay không. Cụ thể, yêu cầu tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn sẽ như sau:

• Hóa đơn cần bao gồm đầy đủ các thông tin: Ngày/ tháng/ năm phát hành hóa đơn, họ tên, tên công ty, địa chỉ, MST, tài khoản thanh toán của người bán và người mua (nếu có)
• Hình thức thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản (nếu chuyển khoản cần ghi rõ số tiền chuyển khoản)
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng hàng hóa, đơn vị tính, đơn giá, số tiền, tiền hàng, thuế suất, thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán
• Chữ ký người mua và người bán (Nếu không có chữ ký của giám đốc thì cần phải có giấy ủy quyền, đóng dấu treo góc bên trái cùng với chữ ký của người ủy quyền)
• Dấu của đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ

Thời điểm xuất hóa đơn

Nếu thời điểm xuất hóa đơn không đúng quy định thì hóa đơn đó sẽ được coi như hóa đơn khống, không hợp lệ để kê khai hạch toán thuế GTGT.

Căn cứ vào Nghị định 119/2018/NĐ-CP, thời điểm lập và xuất hóa đơn sẽ được quy định như sau:

• Đối với các hóa đơn bán hàng thì thời điểm lập, xuất hóa đơn cũng chính là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa của bên bán cho bên mua, không phân biệt việc đã thu được tiền hay chưa. 
• Đối với các loại hóa đơn cung cấp dịch vụ, thời điểm lập xuất hóa đơn điện tử phải là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, hoặc phải là thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
• Đối với các loại hóa đơn thuộc trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hay bàn giao sẽ lập hóa đơn có khối lượng cũng như giá trị hàng hóa, dịch vụ tương ứng với từng lần giao. Khi này, thời điểm lập, xuất hóa đơn điện tự cũng tương ứng với từng lập giao hàng hoặc bàn giao này. 
• Đối với các hóa đơn không có mã của cơ quan thuế thì thời điểm lập xuất hóa đơn điện tử sẽ được xác định theo đúng thời điểm người bán ký số, ký điện tử lên trên hóa đơn. 
• Đối với các hóa đơn về hoạt động cung cấp điện, nước sinh hoạt cũng như dịch vụ viễn thông, truyền hình thì thời điểm lập xuất hóa đơn sẽ chậm nhất là không quá 7 ngày, tính từ ngày ghi nhận chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hay ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp các dịch vụ viễn thông, truyền hình. 
• Đối với các tổ dịch vụ kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán cũng như chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án, tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì thời điểm lập xuất hóa đơn chính là ngày thu tiền. 

Các hóa đơn xuất sau thời điểm bên bán sẽ phải chịu phạt theo quy định như sau:

• Phạt cảnh cáo đối với những trường hợp lập xuất hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. Những trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ sẽ bị phạt tiền ở mức tối thiểu của khung hình phạt. 
• Phạt tiền từ 4 triệu đến 8 triệu đồng đối với hành vi khác lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định pháp luật. 

Còn tiếp…

Casti Hub tổng hợp