2. Những lưu ý cần nhớ về hóa đơn đầu vào

Để đảm bảo tính pháp lý và giúp hóa đơn được chấp nhận, kế toán cần lưu ý một số vấn đề như sau:

2.1 Các loại hóa đơn đầu vào cần có giá trị từ 20 triệu đồng

Đối với các hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu đồng, điều kiện bắt buộc để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng là phải chuyển tiền qua ngân hàng thanh toán, cụ thể:

• Hóa đơn thanh toán nhiều lần:

Hóa đơn đầu vào có hiệu lực là hóa đơn mà tất cả các lần thanh toán đều phải được thực hiện qua hình thức chuyển khoản ngân hàng, bao gồm cả lần đặt cọc đầu tiên để có thể làm cơ sở cho giao dịch mua bán. 

Khi đã đặt cọc bằng tiền mặt và khấu trừ tiền mua hàng thì cần yêu cầu nhà cung cấp trả lại tiền cọc, đồng thời chuyển tiền cọc qua ngân hàng. Nếu không, khoản tiền cọc đó sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. 

• Hóa đơn mua cùng một ngày:

Nếu hóa đơn mua hàng được lập trong cùng một ngày của một đơn vị với tổng số tiền mua là từ 20 triệu đồng nhưng chia nhỏ thành nhiều hóa đơn giá trị gia tăng dưới 20 triệu đồng để làm cơ sở thanh toán tiền mặt thì vẫn bị loại thuế giá trị gia tăng. 

Do đó, khi thực hiện thanh toán bằng tiền mặt, kế toán nên rà soát các hóa đơn cùng ngày của doanh nghiệp để tránh trường hợp tổng số tiền mua hàng ở mức từ 20 triệu trở lên. 

• Chuyển tiền qua ngân hàng:

Khi chuyển tiền qua ngân hàng để thanh toán cho các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu trở lên thì kế toán cần phải sử dụng tài khoản ngân hàng mang tên công ty để chuyển sang tài khoản ngân hàng mang tên nhà cung cấp. 

Nếu kế toán sử dụng tài khoản không mang tên công ty người muốn hay người mua trên hóa đơn thì đều không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. 

2.2 Thời điểm thanh toán hóa đơn

Tại thời điểm kê khai, nếu thời hạn thanh toán theo hợp đồng chưa đến và người mua chưa trả tiền thì kế toán vẫn thực hiện kê khai thuế như bình thường. Tuy nhiên, nếu tính đến thời hạn quyết toán, thời hạn thanh toán đã hết mà vẫn chưa thực hiện thanh toán thì khoản này sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. 

2.3 Đối với các hóa đơn mua vào tài sản cố định

Đối với các hóa đơn đầu vào đã thực hiện việc mua bán tài sản cố định, nếu doanh nghiệp mua các dạng tài sản cố định là ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống mà có giá trị từ 1,6 tỷ đồng trở lên thì sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp sử dụng tài sản cố định để phục vụ cho các mục đích vận tải thì sẽ được khấu trừ. 

2.4 Đối với hóa đơn đầu vào kê khai từ năm trước và hạch toán sang năm kế tiếp

Đối với các hóa đơn đầu vào đã kê khai nhưng chưa đưa vào hạch toán năm mà chuyển sang kỳ kế toán của năm kế tiếp thì sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng của hóa đơn năm đó. 

2.5 Hóa đơn đầu vào của dự án

Trong trường hợp thuế giá trị gia tăng của một số dự án đơn vị đang triển khai, nếu đã đến thời điểm quyết toán nhưng bị hủy bỏ thì đơn vị không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng trên mỗi hóa đơn.

Do đó, doanh nghiệp nên chuyển phần chi phí của những dự án đang tạm dừng sang những dự án đang hoạt động hoặc đã hoàn thành để có thể được hưởng khấu trừ thuế cũng như tránh bị truy thu khoản thuế này. 

3. Quản lý hóa đơn đầu vào thế nào cho đúng

Đối với các cửa hàng bán lẻ, hóa đơn đầu vào thông thường sẽ là các hóa đơn nhập, mua hàng hóa. Việc lưu trữ đúng cách sẽ là yếu tố quan trọng giúp chủ kinh doanh có thể tối ưu hoạt động kiểm kê, đối chiếu và đảm bảo khả năng hạch toán và toàn bộ hiệu quả kinh doanh của cửa hàng. 

Có rất nhiều cách để một cửa hàng bán lẻ có thể quản lý và lưu trữ hóa đơn đầu vào, tùy vào quy mô và lượng hóa đơn hàng tháng mà chủ kinh doanh có thể lựa chọn cách quản lý phù hợp. 

• Quản lý bằng excel

Có rất nhiều kế toán sử dụng cách lưu trữ hóa đơn đầu vào bằng cách nhận hóa đơn bằng email và nhập liệu thủ công lên bảng tính excel để theo dõi và gắn link mã tra cứu đến hòm thư. Sau đó, kế toán có thể nhập file excel lên phần mềm kế toán và thực hiện kiểm tra cũng như đối chiếu với hóa đơn gốc. 

• Quản lý và lưu trữ chứng từ giấy

Đối với các hóa đơn đầu vào điện tử, việc lưu trữ qua email gặp khá nhiều rủi ro, đặc biệt là trong nguy cơ mất dữ liệu cũng như khó khăn trong việc kiểm tra. Đó là lý do mà nhiều kế toán sẽ lựa chọn cách in hóa đơn và lưu trữ chứng từ bằng giấy và kẹp cùng với hợp đồng mua hàng. Khi này hóa đơn đầu vào sẽ được lưu trữ cả ở 2 đầu mối là email và giấy tờ. 

• Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn 

Các phần mềm quản lý hóa đơn được xem là một trong những giải pháp quản lý hóa đơn đầu vào được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Với các phần mềm này, kế toán sẽ nhận email hóa đơn đầu vào qua phần mềm, phần mềm sẽ kiểm tra lỗi và báo sai khi có vấn đề. Các thông tin, số liệu trên hóa đơn sẽ được tự động nhập và hạch toán lên các phần mềm kế toán. 

Casti Hub tổng hợp