Quản lý sổ sách luôn được biết đến là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng trong việc quản lý tài chính của cửa hàng. Việc quản lý và hoạch định phù hợp sẽ giúp bạn giảm thiểu tối đa sai sót, tối ưu nguồn lực cũng như đánh giá tài chính một cách chính xác nhất.

Vậy trên thực tế đâu là những yếu tố quan trọng mà chủ kinh doanh cần nắm vững về quản lý sổ sách kế toán?

1. Sổ sách kế toán là gì? Vai trò của sổ sách kế toán trong hoạt động kinh doanh

Sổ sách kế toán là một trong những giấy tờ quan trọng dùng để ghi chép và quản lý, lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh doanh, tài chính phát sinh trong quá trình kinh doanh. Các loại sổ sách này thường sẽ được xây dựng theo những kiểu mẫu nhất định và liên quan tương mật thiết với nhau.

Những giấy tờ này sẽ được ghi chép trên cơ sở số liệu của các chứng từ kế toán, phương pháp kế toán để đảm bảo khả năng cung cấp thông tin cho các hoạt động tài chính.

Thông qua các số liệu trong sổ sách kế toán, cửa hàng có thể thực hiện so sánh số liệu cụ thể ở từng thời điểm để phát hiện nhanh các vấn đề và từ đó đưa ra cách giải quyết phù hợp, hạn chế tối đa rủi ro tài chính cho cửa hàng. 

Sổ sách kế toán cần thu nhận và xử lý các thông tin và nghiệp vụ phát sinh trong quá trình kinh doanh ở từng thời điểm. Vì vậy, việc quản lý tập trung và đầy đủ một cách có hệ thống các nghiệp vụ là yếu tố quan trọng mà chủ kinh doanh cần lưu ý để đảm bảo tính chính xác cũng như kịp thời và đánh giá hiệu quả kinh doanh, tình hình tài chính một cách tốt hơn. 

2. Những sai lầm khi quản lý sổ sách kế toán

Sai lầm trong quản lý sổ sách kế toán dẫn đến rất nhiều vấn đề, đặc biệt là trong quá trình thanh tra, kiểm tra cũng như hiệu quả trong việc đánh giá tình hình kinh doanh, tài chính của cửa hàng. Vậy đâu là những sai lầm dễ gặp mà người quản lý cần nắm rõ?

2.1 Sai sót, chậm trễ và không đối chiếu dữ liệu từ nhiều nguồn

Đối với hoạt động kinh doanh của một cửa hàng, nghiệp vụ phát sinh mỗi ngày là khá lớn, vì vậy việc thiếu ghi chép sẽ dễ dẫn đến việc bỏ sót và sai lệch với các hệ thống ghi chép khác.

Đây là một trong những yếu tố quan trọng khiến quá trình ghi nhận và lập báo cáo gặp nhiều sai sót, thiếu thông tin. Điều này sẽ trở nên nghiệm trọng hơn nếu ngân sách hay tình hình tài chính không đúng với thực tế, ảnh hưởng trực tiếp đến những quyết định nhập hàng hay xoay vòng vốn. 

2.2 Chưa coi trọng các loại báo cáo

Các file báo cáo không đơn giản chỉ là công cụ thu thập và tổng hợp dữ liệu mà nó còn cho biết tình hình tài chính, kinh doanh của bạn đang như thế nào, lời hay lỗ cũng như quản lý công nợ chi tiết. 

Cùng với đó, các báo cáo bán hàng cũng có thể cho chủ kinh doanh hiểu rõ hơn về sản phẩm của mình như đâu là sản phẩm bán chạy, đâu là sản phẩm tồn kho khó bán để từ đó đưa ra được các kế hoạch kinh doanh phù hợp hơn ở từng thời điểm. 

Chính vì vậy, tuyệt đối đừng lơ là trước tất cả các loại báo cáo, bởi một hệ thống báo cáo đầy đủ sẽ giúp bạn có thể dễ dàng so sánh, đánh giá và nhìn nhận tình hình kinh doanh một cách chi tiết hơn. 

Nếu bạn đang quản lý việc kinh doanh bằng một phần mềm bán hàng thì việc theo dõi các loại báo cáo sẽ tương đối dễ dàng và đảm bảo khả năng chính xác cũng như cụ thể. Còn nếu bạn đang quản lý theo cách thủ công thì hãy cố gắng chú ý đến các báo cáo quan trọng để đảm bảo là không bỏ sót bất cứ nghiệp vụ hay vấn đề nào.

Còn tiếp…

Casti Hub tổng hợp