Tiền mặt được hiểu là một trong những yếu tố quan trọng trong việc quản lý nguồn vốn cũng như đánh giá khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Vậy Sổ quỹ tiền mặt là gì và đâu là những kiến thức mà chủ kinh doanh cần nắm vững để quản lý sổ quỹ và tình hình tài chính một cách hiệu quả nhất? 

1. Sổ quỹ tiền mặt là gì?

Sổ quỹ tiền mặt là loại chứng từ được dùng cho thủ quỹ hoặc kế toán tiền mặt nhằm phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam của đơn vị. 

Sổ quỹ tiền mặt sẽ được cập nhật trong kỳ kế toán khi có các khoản thu chi tiền bất kỳ phát sinh. Thủ quỹ sẽ là người chịu trách nhiệm ghi chép, quản lý cũng như nhập xuất quỹ tiền mặt.

Hoạt động kiểm kê tồn quỹ thực tế hay đối chiếu số liệu sổ quỹ sẽ cần được kiểm kê hàng ngày. Nếu có chênh lệch thì kế toán cũng như thủ quỹ cần phải kiểm tra lại để xác định được nguyên nhân và kiến nghị các biện pháp xử lý chênh lệch hay khi có các vấn đề phát sinh. 

Ngoài ra, thủ quỹ cũng cần kiểm tra và đảm bảo đầy đủ các loại phiếu thu, phiếu chi từ kế toán chuyển sang để thực hiện việc ghi nhận các khoản thu chi vào sổ quỹ. Cùng với đó, thủ quỹ cũng cần kiểm tra kỹ tính hợp lệ của chứng từ khi nhận chứng từ từ kế toán chuyển sang. 

Mọi hoạt động nhập, xuất tiền mặt đều cần có phiếu thu, chi cũng như đầy đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập và xuất quỹ theo quy định. Cùng với đó, kế toán quỹ tiền mặt cũng cần có trách nhiệm mở sổ và ghi chép hàng ngày liên tục theo đúng trình tự phát sinh các khoản thu, chi cũng như xuất nhập quỹ tiền mặt, từ đó tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. 

2. Mẫu sổ quỹ tiền mặt

2.1 Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo thông tư 200

Sổ quỹ tiền mặt sẽ được dùng cho kế toán chi tiền quỹ tiền mặt và tên sổ sửa lại là Sổ kế toán chi tiền quỹ tiền mặt. Căn cứ để ghi sổ quỹ tiền mặt là các Phiếu thu, phiếu chi đã được thực hiện nhập, xuất quỹ. 

• Cột A: Ghi ngày tháng ghi sổ
• Cột B: Ghi ngày tháng của phiếu thu, phiếu chi
• Cột C, D: Ghi số hiệu của phiếu thu, phiếu chi liên tục từ nhỏ đến lớn
• Cột E: Nội dung nghiệp vụ kinh tế của Phiếu thu, chi
• Cột 1: Số tiền nhập quỹ
• Cột 2: Số tiền xuất quỹ
• Cột 3: Số dư tồn quỹ cuối ngày, số tồn quỹ cuối ngày cần phải trùng khớp đúng với số tiền mặt trong két

Định kỳ kế toán kiểm tra và đối chiếu giữa Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt với Sổ quỹ tiền mặt, ký xác nhận vào cột G.

* Chú ý: Để theo dõi quỹ tiền mặt, kế toán cần phải mở Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt (Mẫu số S07a-DN). Sổ này sẽ có thêm cột F là Tài khoản đối ứng để phản ánh số hiệu Tài khoản đối ứng với từng nghiệp vụ ghi Nợ, từng nghiệp vụ ghi Có của tài khoản 111 - Tiền mặt.

2.2 Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo thông tư 107

• Cột A: Ghi ngày tháng ghi sổ
• Cột B: Ghi ngày tháng của phiếu thu, phiếu chi
• Cột C: Ghi số hiệu của phiếu thu, phiếu chi liên tục từ nhỏ đến lớn
• Cột D: Nội dung nghiệp vụ kinh tế của Phiếu thu, chi
• Cột 1: Số tiền nhập quỹ
• Cột 2: Số tiền xuất quỹ
• Cột 3: Số dư tồn quỹ cuối ngày, số tồn quỹ cuối ngày cần phải trùng khớp đúng với số tiền mặt trong két

2.3 Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 133

• Cột A: Ghi ngày tháng ghi sổ
• Cột B: Ghi ngày tháng của Phiếu thu, Phiếu chi
• Cột C, D: Ghi số hiệu của Phiếu thu, số hiệu Phiếu chi liên tục từ nhỏ đến lớn
• Cột E: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế của Phiếu thu, Phiếu chi
• Cột 1: Số tiền nhập quỹ
• Cột 2: Số tiền xuất quỹ
• Cột 3: Số dư tồn quỹ cuối ngày. Số tồn quỹ cuối ngày phải khớp đúng với số tiền mặt trong két. Định kỳ kế toán kiểm tra, đối chiếu giữa Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt với Sổ quỹ tiền mặt, ký xác nhận vào cột G.

Casti Hub tổng hợp