Khi bắt đầu tìm hiểu về cách quản lý dự án hiệu quả, bạn sẽ được tiếp xúc và cọ xát với nhiều công cụ, bí quyế mới mẻ và thú vị. Những gì bạn muốn khi ấy chính là sự cố gắng trải nghiệm càng nhiều càng tốt để rồi quên chúng chỉ sau một thời gian ngắn. Sự thực nghiệm không hiệu quả và không đúng trọng tâm rất có thể khiến cho toàn bộ dự án đi tong, thậm chí ảnh hưởng đến cả những hoạt động khác của doanh nghiệp.

Giữ sự trao đổi thông suốt giữa các bên liên quan đến dự án

Các bên liên quan ở đây không chỉ bao gồm khách hàng, các nhà đầu tư mà còn cả các thành viên trực thuộc dự án. Việc duy trì sự trao đổi với khách hàng cùng các nhà đầu tư sẽ giúp nhà quản lý xác định rõ yêu cầu, mục tiêu của dự án. Duy trì sự trao đổi giữa các thành viên sẽ giúp công việc được cập nhật một cách liên tục, chủ động, tránh lãng phí thời gian vào những đầu việc không cần thiết.

Xác định rõ vai trò của các thành viên trong dự án

Đừng bao giờ để xảy ra tình trạng “cha chung không ai khóc” khi quản lý dự án. Mọi công việc cần thiết phải được phân công một cách rõ ràng, có người hoặc nhóm người chịu trách nhiệm một cách rõ ràng. Kinh nghiệm quản lý dự án này sẽ làm gia tăng tính “trong sáng” bên trong tổ chức, đồng thời tạo lập cho các thành viên một đức tính chủ động, cố gắng, dám làm dám chịu.

Luôn chuẩn bị các phương án dự phòng rủi ro

Khi một dự án mới được triển khai, sẽ luôn có những rủi ro nhất định xảy ra mà bạn khó có thể lường trước được. Chính vì vậy, chuẩn bị nhiều phương án dự trù rủi ro, hay quyết liệt hơn là sắp xếp một đội "đặc nhiệm" xử lý khủng hoảng, sẽ là một động thái khôn ngoan đối với một nhà quản lý dự án.

Xây dựng một bản kế hoạch làm việc rõ ràng

Xây dựng được một bản kế hoạch hoàn chỉnh sẽ chính là chìa khóa để dự án của bạn có thể đi đúng tiến độ và đạt được mục tiêu như kì vọng. Với một bản kế hoạch rõ ràng trong tay, cả nhóm dự án sẽ biết cần phải làm những gì, cần ưu tiên công việc gì trước trong thời điểm tại. Công việc quản lý của bạn có dễ dàng hay không phụ thuộc rất nhiều ở bản kế này đấy!

Chịu khó nâng cao năng lực lưu trữ kết quả công việc

Lưu trữ kết quả công việc dưới dạng văn bản, biểu đồ,… là một kỹ năng quản lý dự án cần thiết giúp công việc được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Chú ý đến ghi chép và rút kinh nghiệm sau mỗi giai đoạn thực hiện công việc

Nội dung cơ bản của quản lý dự án là xây dựng kế hoạch, cách thực hiện công việc hiệu quả nhất với những nguồn lực hiện có trong thời gian ngắn nhất.

Do đó, mỗi khi thực hiện xong một công việc gì, hãy ghi lại những bài học kinh nghiệm. Chúng sẽ là những tài liệu vô giá cho các dự án sau này của bạn đấy.

Thường xuyên liên lạc với đồng nghiệp

Làm sao để có thể quản lý, nắm bắt được toàn bộ thông tin cần thiết của dự án? Đó là một kỹ năng quản lý dự án mà không phải ai cũng làm tốt.

Không phải cứ họp hành nhiều là được, hãy quan tâm đến những cuộc trao đổi, tiếp xúc và giữ liên lạc với đồng nghiệp – những người đang ngày đêm cùng bạn chiến đấu để đưa dự án đi đến thành công.

Làm việc tốt với các thành viên trong nhóm

Bạn có làm việc ăn ý với những thành viên trong nhóm? Những thành viên trong nhóm có muốn cộng tác với bạn? Mọi người có xem bạn là người đứng đầu dự án không? Bạn có tích cực nghe những gì người khác nói không?

Bạn chỉ có thể nhận được câu trả lời là “Có” khi bạn được trang bị kỹ năng quản lý dự án tốt.

Bình tĩnh để kiểm soát tình hình

Một người có kỹ năng quản lý dự án giỏi là người luôn giữ được bình tĩnh và kiểm soát tình hình trên cơ sở nắm bắt đầy đủ thông tin dự án.

Căn cứ vào thời gian phải hoàn thành dự án, bạn phải biết phân công ai làm việc gì, ở đâu và luôn có những phương án dự phòng.

Nếu chẳng may xảy ra sự cố, phải thật bình tĩnh để giải quyết mọi vấn đề phát sinh và giữ sự ổn định tình hình.

còn tiếp...

CASTI Hub (tổng hợp)