Thích ứng với những thay đổi

Bình tĩnh trước trở ngại vẫn chưa đủ, một người quản lý giỏi cần phải thích ứng thật nhanh với sự thay đổi của dự án. Đưa ra biện pháp kịp thời để kiểm soát tình hình là kỹ năng quản lý dự án tối quan trọng, đảm bảo sự thành công cho dự án. Bởi nếu không phản ứng nhanh, mọi thành quả có thể bị tổn hại nghiêm trọng chỉ trong chốc lát.

Óc phân tích tốt

Phân tích kết quả đạt được để phát huy thêm hoặc rút kinh nghiệm, phân tích tình hình hiện tại để đưa ra quyết định cho tương lai, tất cả đòi hỏi người quản lý phải có tầm nhìn rộng và óc phân tích tốt để đưa ra quyết định chính xác.

Khả năng hoạch định

Đối với mỗi dự án, đặc biệt là những dự án lớn bắt buộc người đứng đầu phải có kỹ năng quản lý dự án thật tốt như: hoạch định phương án, đề ra chỉ tiêu, phân bổ nguồn lực…

Sẽ có hàng trăm, hàng nghìn khâu cần phải lên kế hoạch, mỗi kế hoạch là một mắt xích có thể ảnh hưởng đến những kế hoạch còn lại.

Ngoài việc cố gắng thúc đẩy từng kế hoạch thực hiện nghiêm túc, người quản lý còn phải đề ra phương án dự phòng nếu chẳng may một trong số các kế hoạch lâm vào bế tắc.

Luôn tài liệu hóa những thứ quan trọng

Trong một số quy trình làm việc nhất định, việc tạo ra và cập nhật các loại tài liệu là yêu cầu bắt buộc: Team Phát triển sản phẩm và dịch vụ không thể tiến hành công việc nếu thiếu tài liệu về yêu cầu của dự án; Team Marketing thì lại yêu cầu tài liệu về thị trường để đưa ra những chiến lược quảng bá phù hợp; Team Sales mong muốn có một bộ tài liệu mô tả đầy đủ về sản phẩm và dịch vụ để có thể giới thiệu cho khách hàng… Còn vô vàn các loại tài liệu khác có thể phát sinh xuyên suốt quy trình triển khai dự án. Chính vì vậy việc tài liệu hóa những thứ quan trọng sẽ vừa đảm bảo cho việc luân chuyển thông tin giữa các nhóm dự án với nhau, vừa là cơ sở để nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định lớn liên quan đến dự án.

Tuy nhiên, hãy hạn chế việc tài liệu hóa những thứ mang tính thủ tục không cần thiết bởi đó chính là tội phạm tiêu tốn thời gian khổng lồ của doanh nghiệp. Xét trên kinh nghiệm quản lý dự án lâu năm, bạn sẽ có cơ sở để khẳng định rằng: Xét cho cùng khách hàng cũng chỉ quan tâm đến việc kết quả đầu ra có tốt hay không mà thôi.

Duy trì các cuộc họp định kỳ

Những buổi họp này có ý nghĩa vô cùng thiết thực đối với cả khách hàng và nhóm dự án. Về phía khách hàng, họ sẽ có dịp để lắng nghe báo cáo về tiến độ dự án, bổ sung thêm những yêu cầu hoặc thay đổi mới. Về phía nhóm dự án, họ sẽ có dịp để đánh giá lại toàn công việc đang thực hiện, về những gì đã làm được trong thời gian trước và những gì cần triển tiếp tục triển khai trong thời gian tới. Dự án sẽ được phân chia thành những mốc thời gian cụ thể, giúp nhà quản lý có điều tiết công việc một cách dễ dàng hơn.

Ứng dụng công cụ hỗ trợ quản lý công việc và dự án

Đây là một trong những kinh nghiệm quản lý án khá thiết thực, phản ánh đúng nhu cầu của thực tiễn. Trong suốt một khoảng thời gian dài, các công cụ quản lý truyền thống như Excel và Email đã chứng tỏ được sức mạnh của nó, giúp cho việc quản lý tiến độ và thông tin trở nên dễ dàng hơn. Thế nhưng dưới sự ảnh hưởng của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0, các công cụ này ngày càng bộc lộ rõ nhiều yếu điểm và hạn chế. 

Mạnh dạn nói có với sự thay đổi và cải tiến

 Tính chất của dự án là liên tục thay đổi. Nếu nhà quản lý vấn cứ bám víu lấy những thói quen cũ, quan niệm cũ, cách làm cũ thì dự án chắc chắn sẽ chẳng thể nào thành công được, hoặc sẽ không thể đạt được kết quả như kì vọng. Chính vì vậy đứng ở vai trò của người lãnh đạo, bạn cần thiết phải trở nên nhạy bén với những cách thức mới, phương pháp mới, nhận thêm những yêu cầu mới (trong khả năng của nhóm dự án), linh hoạt điều chỉnh kế hoạch hành động, liên tục đưa ra những sự cải tiến để làm sao đạt được kết quả tốt nhất.

CASTI Hub (tổng hợp)