Quản lý hồ sơ nhân sự là nhiệm vụ quan trọng thuộc bộ phận Hành chính nhân sự trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Bởi vậy, mà các nhân sự thực hiện việc này luôn cần những người có kinh nghiệm chuyên môn, nắm vững cách thức thực hiện để đảm bảo công việc được thuận lợi.

Vì sao cần quản lý hồ sơ nhân sự?

Hồ sơ nhân sự là nơi để lưu trữ các thông tin cá nhân người lao động làm việc trong doanh nghiệp như: Sơ yếu lý lịch, hợp đồng lao động, thang bảng lương, bảo hiểm,…

Những nhu cầu về việc lưu trữ thông tin cho những mục đích sử dụng, khai thác khác nhau khi cần khiến cho hoạt động quản lý hồ sơ nhân sự trở thành một phần thiết yếu của mỗi công ty. Trong đó, những nguyên do căn bản và chính thống nhất thường được nói đến là:

• Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự vốn là việc bắt buộc theo Luật Việt Nam và bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải nghiêm túc chấp hành theo.
• Việc quản lý hồ sơ hiệu quả sẽ giúp bạn quản lý tốt nhân sự làm việc trong doanh nghiệp, góp phần vào việc phát triển công ty.
• Dễ dàng đưa ra sử dụng để giải quyết những vấn đề liên quan tới người lao động nếu không may xảy ra bất trắc.

Và sẽ tùy vào loại hồ sơ cũng như tính chất đặc biệt của nó mà sẽ được lưu trữ trong ngắn hạn hoặc được lưu trữ vĩnh viễn cũng như sẽ được sử dụng cho những mục đích khác nhau. 

CÁCH LƯU HỒ SƠ NHÂN SỰ

Việc lưu trữ hồ sơ sự là một việc không hề đơn giản. Để có thể cất trữ lâu dài cũng như dễ dàng khai thác sử dụng, việc lưu trữ phải được thực hiện một cách thông minh và theo trình tự khoa học. 

Vậy, làm thế nào để quản lý hồ sơ người lao động hiệu quả?

Bước 1: Phân loại hồ sơ

Hồ sơ thông thường sẽ được phân loại thành các nhóm như:

• Đơn xin việc, CV
• Thông tin hồ sơ nhân viên
• Bảng lương và quyền lợi
• Chứng chỉ, bằng cấp và thông tin xác thực
• Tài liệu quản lý hiệu suất

Việc phân loại là vô cùng quan trọng bởi nó giúp cho những người quản lý sẽ theo dõi được hồ sơ một cách tốt nhất. Bên cạnh đó, nó cũng một phần thể hiện tính chuyên nghiệp trong việc quản lý của phần ban nhân sự.

Bước 2: Sắp xếp hồ sơ

Sau khi đã tiến hành phân loại hồ sơ, việc tiếp theo là làm sao sắp xếp chúng hợp lí nhất. Sau đây là 3 giải pháp về cách thức sắp xếp hồ sơ hữu dụng nhất:

• Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Cần ghi chú cẩn thận thời điểm để khi tìm kiếm được dễ dàng.
• Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ. Ví dụ mẫu tự T sẽ xếp theo thứ tự: Thiệp mời – thống kê – thư từ – tiếp thị.
• Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ. Ví dụ: Hồ sơ bình thường, hồ sơ mật, hồ sơ tối mật…; Hồ sơ chưa giải quyết, hồ sơ đang giải quyết chưa dứt điểm, hồ sơ đã giải quyết xong…

Bước 3: Lưu trữ hồ sơ

Tại bước này, việc lưu trữ hồ sơ cần tiến hành ở một vị trí nhất định để khi cần có thể thuận tiện lấy ra, tiết kiệm thời gian. Kinh nghiệm tại bước này là làm bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị, qua đó, có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.

– Đánh số ở góc phải hồ sơ lưu trữ;

– In nhãn từ số -> đến số cho tiện tra cứu;

– Tạo bảng tính excel để lưu trữ, có chú thích và dùng tính năng Hyperlink (siêu liên kết) để gắn với tập tin, hình ảnh cần lưu;

– Hoặc tiện lợi nhất là scan máy quét hồ sơ vào dạng tập tin, đối với các doanh nghiệp có phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp để quản lý hồ sơ.

Quỳnh Như (tổng hợp)