Quản lý hồ sơ nhân sự luôn là một khâu quan trọng trong mọi hoạt động doanh nghiệp, bởi nó không chỉ giúp nhà quản lý nắm bắt rõ được thông tin cá nhân của nhân sự, mà còn có thể giải quyết hiệu quả các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc. Vì vậy, mỗi tổ chức cần trang bị hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự chặt chẽ để đảm bảo sự ổn định trong hoạt động doanh nghiệp.

QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN VIÊN

 Sau khi đã hoàn thành bước đầu tiên là sắp xếp và lưu trữ, câu hỏi tiếp theo được đặt ra là làm sao có thể quản lý hồ sơ nhân sự một cách hiệu quả và ít tốn kém nhất. Việc quản lý hồ sơ cũng không hề đơn giản khi phải đảm bảo rất nhiều các yếu tố như:

• Tính quy củ: hồ sơ cần được sắp xếp và sử dụng một cách có kế hoạch và hiệu quả.
• Tính bảo mật và quyền riêng tư: do tính chất quan trọng của hồ sơ nhân sự, việc đảm bảo tính bảo mật cũng như cung cấp quyền truy cập là vô cùng quan trọng.
• Bảo vệ pháp lý: mỗi loại hồ sơ nhất định sẽ có những quy định pháp lý riêng cho việc lưu trữ cũng như mức độ bảo mật.
• Mang tính hiệu quả cho việc quản trị: những hồ sơ được lưu trữ nên là những hồ sơ thiết yếu cho công việc, đóng góp vào những lợi ích cho doanh nghiệp.

Bước 1: Phân loại và sắp xếp hồ sơ

Bước quan trọng này đã được chúng tôi giới thiệu và hướng dẫn ở phần đầu của bài viết. Điều lưu ý là làm sao sắp xếp chúng khoa học nhất.

Bước 2: Xác định yêu cầu và mục đích của việc quản lý, lưu trữ

Theo thời gian, sẽ có một số tài liệu không còn hiệu lực hoặc không cần sử dụng đến nữa. Chính vì thế, việc xác định ngày hết hạn và kịp thời chỉnh sửa, bổ sung hoặc lọc bớt đi những tài liệu dư thừa là cần thiết trong việc quản lý hồ sơ nhân sự. Hơn thế nữa, vấn đề pháp lý cũng nên được chú ý đến khi có những hồ sơ nhất định mà các công ty không thể duy trì quyền sở hữu một cách lâu dài.

Bước 3: Xác định nhu cầu truy cập

Với mỗi loại hồ sơ nhân sự bạn cần lưu trữ, hãy xác định những điều sau:

• Ai sẽ là người cần truy cập vào tài liệu này? Sếp, nhân viên hay bất kì ai có nhu cầu?
• Khi nào thì sẽ cần tới loại tài liệu ấy và mức độ thường xuyên của công việc đó?
• Làm sao để họ có thể truy cập vào nó?

Bước 4: Thiết lập mức độ bảo mật

Một vấn đề khác trong quản lý hồ sơ nhân sự chính là việc thiết lập mức độ bảo mật. Từng loại hồ sơ khác nhau sẽ có từng mức độ bảo mật yêu cầu khác nhau. Bên cạnh đó, cần lưu ý tới những thông tin cá nhân được pháp luật bảo vệ như thông tin y tế và khuyết tật.

Quỳnh Như (tổng hợp)