Nhà lãnh đạo muốn dẫn dắt tổ chức đi đến thành công thì một trong những yếu tố không thể thiếu đó là kỹ năng điều hành cuộc họp. Một cuộc họp chất lượng sẽ huy động được sức mạnh tập thể, hướng các thành viên đến mục tiêu chung, từ đó tạo nền móng phát triển cho doanh nghiệp.

1. Tại sao nhà lãnh đạo cần phải có kỹ năng điều hành cuộc họp?

Kỹ năng điều hành cuộc họp là khả năng chuẩn bị, lên kế hoạch và tổ chức nhằm đảm bảo cho cuộc họp diễn ra suôn sẻ, truyền đạt được những thông tin cần thiết đến người tham dự.

Dù là với cương vị lãnh đạo hay nhân viên, chắc hẳn bạn đã từng phải tham gia những cuộc họp kéo dài lê thê nhưng vẫn không đi tới đâu. Những cuộc họp kém hiệu quả, không đúng trọng tâm là nguyên nhân gốc rễ gây lãng phí thời gian, ngân sách và nguồn lực của tổ chức. Một tâm lý chung của các nhân viên đó là họ rất ngại phải tham gia vào những bài “diễn thuyết” kéo dài hàng giờ đồng hồ trong khi họ hoàn toàn có thể tận dụng thời gian để làm những việc khác có ích hơn.

Bởi vậy, kỹ năng điều hành cuộc họp của người chủ trì đóng vai trò rất quan trọng, mang tính quyết định tới sự thành – bại của buổi họp. Kỹ năng tổ chức và điều hành hội họp của nhà lãnh đạo sẽ giúp:

Đảm bảo mọi người nắm bắt rõ thông tin

Kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả giúp nhà lãnh đạo truyền đạt được mục tiêu, chiến lược, kế hoạch hoạt động của một cách rõ ràng, đúng trọng tâm. Những người tham dự sẽ tiếp nhận đúng và đủ các thông tin cần thiết và nắm rõ trách nhiệm của mình. Từ đó tiết kiệm được thời gian và nguồn lực cho tổ chức.

Thống nhất được các ý kiến của các thành viên

Tổ chức là một tập hợp đa dạng các cá nhân với những quan điểm, góc nhìn khác nhau. Bởi vậy muốn hướng các thành viên đến mục tiêu chung thì yếu tố quan trọng mà một cuộc họp hiệu quả phải đạt được đó là thống nhất ý kiến của các bên. Kỹ năng điều hành cuộc họp sẽ đóng vai trò tiếp thu, tổng hợp và xử lý các ý kiến khác nhau để đưa ra kết luận chung nhất.

Xử lý các vấn đề tồn đọng

Trong một tổ chức thường tồn đọng vấn nhiều vấn đề liên quan đến bộ máy hoạt động, cách thức vận hành. Các cuộc hội họp là thời gian để mọi người ngồi lại với nhau và cùng tìm ra phương hướng giải quyết vấn đề. Một nhà lãnh đạo khéo léo sẽ biết cách tháo gỡ các nút thắt ngay trong cuộc họp.

CASTI Hub (tổng hợp)