2. Các nguyên tắc tổ chức cuộc họp

Để tổ chức và điều hành được cuộc họp chất lượng, hiệu quả, nhà quản lý cần phải tuân thủ những nguyên tắc sau

Cuộc họp cần có mục tiêu rõ ràng

Một cuộc họp muốn thành công thì yếu tố đầu tiên cần phải được đảm bảo đó là có mục tiêu rõ ràng. Nếu không được định hướng ngay từ đầu thì rất dễ dẫn đến trường hợp cuộc họp kéo dài lan man không có điểm dừng, bản thân người tham dự cũng không biết mình cần nắm bắt thông tin gì và có vai trò gì trong buổi họp.

Vì vậy, trước khi tổ chức một cuộc họp, bạn cần phải cân nhắc thật kỹ những yếu tố sau:

• Cuộc họp này có thực sự cần thiết hay không? Có thể thay thế thông tin trao đổi bằng các hình thức khác (Email, gọi điện, nhắn tin,…) không?
• Cuộc họp hướng đến truyền đạt nội dung gì? Cần mang lại giá trị gì cho người tham dự?
• Cuộc họp cần đạt được kết quả gì? Cần giải quyết được vấn đề gì?
• Cuộc họp cần có lịch trình cụ thể

Nếu không muốn tổ chức một cuộc họp lãng phí, kém hiệu quả thì hãy làm chủ thời gian! Để kiểm soát nội dung cũng như thời lượng của buổi họp, ban tổ chức cần phải xây dựng một lịch trình họp cụ thể. Đây sẽ là tài liệu giúp người chủ trì theo dõi, giám sát thời gian diễn ra cuộc họp.

Lịch trình này sẽ cung cấp mọi thông tin cần thiết liên quan đến buổi họp, từ đó giúp nhà lãnh đạo có phương pháp điều hành hiệu quả và dự đoán trước được những tình huống sẽ xảy ra.

Cuộc họp cần tuân theo một lộ trình hợp lý

Muốn đảm bảo truyền tải được luồng thông tin đầy đủ, rõ ràng và liền mạch cho người tham dự thì cần phải thiết lập một lộ trình hợp lý cho buổi họp. Nhiệm vụ của bạn là phải xác định phần mở đầu nên kéo dài bao lâu, những ý chính cần được triển khai trong bao lâu và cần kết thúc trong khoảng thời gian nào.

Bên cạnh đó, để không gây gián đoạn luồng thông tin của người dự họp, các phần nội dung cần được sắp xếp một cách hợp lý, khoa học. Ví dụ, phần giới thiệu đại biểu cần phải được diễn ra sau khi đã tuyên bố lý do cuộc họp.

CASTI Hub(tổng hợp)