3. Kỹ năng điều hành cuộc họp

Đánh giá lý do của cuộc họp

Có thể bạn đã trải qua các cuộc họp kết thúc sớm 30 phút vì mọi thứ đã được giải quyết sau khi ai đó trả lời một vài câu hỏi. Để tránh trường hợp này, trước khi tổ chức cuộc họp, hãy bắt đầu phác thảo mối quan tâm của bạn trong một email. Nếu mất chưa đến 5 phút để soạn email đó, bạn có thể giải quyết vấn đề bằng cách cc, đưa ra các câu hỏi cụ thể và một dòng chủ đề hiệu quả. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và nhóm của bạn sẽ cảm ơn bạn vì điều đó.

Lựa chọn đúng người tham dự

Bạn đã từng nghe câu Quá nhiều đầu bếp sẽ làm hỏng nồi nước dùng chưa? Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng mỗi cuộc họp với hơn 7 thành viên tham dự, hiệu quả ra quyết định sẽ giảm khoảng 10%. Ngoài ra, số lượng người tham dự càng lớn, càng có nhiều hành vi gây hấn giữa các cá nhân với nhau. Lí do của điều này là càng nhiều người, càng có nhiều ý kiến được đưa ra thì càng có nhiều bất đồng và căng thẳng càng gia tăng.

Nếu có thể giảm 2 người tham dự không cần thiết trong cuộc họp kéo dài 30 phút, bạn đã tiết kiệm một giờ làm việc hiệu quả cho công ty. Thế nên, hãy cân nhắc ai sẽ được lợi từ cuộc họp, ai cần có mặt ở đó và mời người tham dự dựa trên điều này.

Cho mọi người biết nội dung cuộc họp

Nếu quyết định cần tổ chức cuộc họp, bạn cần thông báo trước về nội dung chính. Cho tất cả những người tham dự biết chính xác cuộc họp nói về điều gì và những gì bạn muốn đạt được sẽ giúp họ tập trung và đi đúng hướng.

 Bắt đầu đúng giờ

Một trong những kỹ năng điều hành cuộc họp là bắt đầu đúng giờ. Đừng đợi những người đến trễ – nếu đến muộn, họ có thể tự tìm hiểu thông tin bằng cách xem lại các ghi chú sau cuộc họp. Nếu chờ đợi, bạn sẽ tạo ra văn hóa trễ hẹn vì người tham gia biết rằng bạn sẽ đợi họ. Đừng làm điều đó!

Hãy bắt đầu cuộc họp đúng giờ, bạn sẽ thấy mọi người có mặt và sẵn sàng tham gia. Nếu bắt đầu đúng giờ, cuộc họp có thể kết thúc sớm và mọi người sẽ có thêm thời gian cho công việc trong ngày của họ.

(còn tiếp)

CASTI Hub (tổng hợp)