3. Kỹ năng điều hành cuộc họp (tiếp theo)

Đừng mất tập trung

Vì lý do nào đó, tại mỗi cuộc họp, thường có một người có xu hướng kể những câu chuyện không liên quan đến chủ đề được thảo luận bằng nhiều cách khác nhau. Mặc dù điều này không quá tệ nhưng “lạc đề” có thể kéo dài cả phiên họp.

Nhiệm vụ khó khăn nhất để hoàn thành việc dẫn dắt một nhóm người là khiến họ tập trung, điều hướng cuộc họp trở lại chủ đề ban đầu. Nếu ai đó có một ý tưởng tốt nhưng không liên quan đến vấn đề thảo luận, hãy ghi lại và đưa vào cuộc họp tiếp theo. Nếu có ý kiến phản đối bất ngờ, hãy quyết định lượng thời gian bạn có thể dành cho điều này. Nếu vấn đề vẫn chưa được giải quyết, hãy lên lịch để gặp trực tiếp người phản đối và tập trung trở lại.

Ghi chú chung

Việc để mọi người ghi chép riêng có thể dẫn đến nhầm lẫn vì mỗi người tham dự có thể nghe thấy những điều khác nhau. Thay vào đó, hãy sử dụng Google Docs hoặc một số nền tảng chỉnh sửa tài liệu được chia sẻ khác để đảm bảo rằng mọi người đều cùng chung suy nghĩ.  

Đừng quên phần hỏi đáp

Các phiên hỏi đáp thường được đẩy xuống cuối cuộc họp và chỉ có một vài phút. Tuy nhiên, phân đoạn này cũng quan trọng như phần còn lại của cuộc họp. Khi một kế hoạch hành động cụ thể được đưa ra trong cuộc họp, nhưng các câu hỏi vẫn chưa được trả lời, việc thực hiện có thể là sai lầm.

Để đảm bảo tương tác có ý nghĩa hơn, hãy cân nhắc thực hiện phần giới thiệu ngắn, sau đó là phần hỏi đáp dài hơn. Tùy thuộc vào loại cuộc họp, điều này có thể tạo ra một cuộc trò chuyện hiệu quả và giúp xây dựng một nhóm nhiệt tình.

Kết thúc đúng giờ

Một cuộc họp kết thúc muộn có thể ảnh hưởng đến tất cả các loại hoạt động đã lên lịch khác. Nếu cuộc họp không mang lại kết quả mong muốn, hãy lên lịch cho cuộc họp tiếp theo. Đừng vội vàng đưa ra giải pháp nửa vời trong những giây cuối cùng, đây không phải là mục đích ban đầu của cuộc họp.

Thời gian là vốn quý trong cuộc sống và trong công việc. Thấu hiểu các kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả sẽ giúp tiết kiệm thời gian và đạt được hiệu suất làm việc tối ưu. Bằng cách chỉ họp khi cần thiết, đặt ra mục tiêu, khuyến khích mọi người trao đổi và rời đi với các bước tiếp theo rõ ràng, bạn có thể tổ chức các cuộc họp hiệu quả khiến mọi người cảm thấy tràn đầy cảm hứng thay vì thất vọng.

CASTI Hub (tổng hợp)