I. Quản lý công việc

1. Quản lý công việc là gì?

Quản lý theo nghĩa chung nhất được hiểu là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đề ra một cách hiệu quả. Quản lý công việc về cơ bản là xử lý các nhiệm vụ từ khi bạn tạo ra nhiệm vụ cho đến khi bạn hoàn thành nó. Nó cũng chính là việc áp dụng các kỹ năng, kinh nghiệm để sắp xếp các công việc khoa học nhằm đạt được mục tiêu đề ra một cách hiệu quả.

Các bước cơ bản trong quản lý công việc bao gồm: tạo các công việc cần làm, sắp xếp và ưu tiên thực hiện, kiểm soát và đánh giá chất lượng công việc.

• Tạo các công việc cần làm: lên kế hoạch các nhiệm vụ cần thực hiện.
• Sắp xếp và ưu tiên công việc cần làm: Xem xét tất cả các yếu tố có thể ảnh hưởng đến mức độ hoàn thành công việc. Sau đó thiết lập thứ tự công việc cần hoàn thành, công việc nào nên được ưu tiên hoàn thành trước.
• Kiểm soát và đánh giá chất lượng công việc: Kiểm tra lại tiến độ hoàn thành công việc và chất lượng.

2. Vì sao cần quản lý công việc hiệu quả?

Quản lý công việc hiệu quả giúp bạn kiểm soát chính xác các công việc cần thực hiện, đảm bảo tiến độ và chất lượng của công việc:

• Quản lý công việc hiệu quả sẽ giúp bạn kiểm soát chính xác những gì mình cần làm và mức độ ưu tiên của các công việc này. Việc này sẽ giúp bạn hoàn thành các mục tiêu đề ra một cách nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời giảm khả năng trì hoãn các công việc.
• Quản lý công việc hiệu quả giúp bạn giảm thiểu căng thẳng và lo lắng mỗi khi phải đối mặt với các thời gian hoàn thành một số lượng lớn công việc.
• Khi kiểm soát công việc hiệu quả, bạn sẽ cập nhật tiến độ công việc liên tục. Từ đó, giúp bạn cải thiện,  nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc một cách rõ rệt.

II. Các phương pháp quản lý công việc hiệu quả

Để quản lý công việc một cách khoa học, hiệu quả thì bạn có thể thực hiện một số phương pháp sau đây: 

1. Lên thời gian biểu cho các công việc sẽ làm

Thời gian biểu là danh sách các công việc cần làm hàng ngày được sắp xếp theo trình tự phụ thuộc vào người lên thời gian biểu. Lập thời gian biểu sẽ giúp bạn thực hiện các công việc suôn sẻ hơn, không bỏ sót các công việc cần làm và kiểm soát công việc một cách tốt nhất.

Để lập một thời gian biểu phù hợp, bạn cần liệt kê danh sách các công việc bạn phải thực hiện. Sau đó sắp xếp các nhóm công việc và phân chia thời gian thực hiện chúng một cách hiệu quả. Kiểm tra lịch trình để xem mình có hoàn thành các công việc đúng tiến độ hay lịch trình ấy có phù hợp hay không? Đánh giá và điều chỉnh thời gian biểu thường xuyên để phù hợp với các công việc của bạn.

2. Đặt mục tiêu và giới hạn hoàn thành công việc

Vì sao lại cần đặt mục tiêu cho các công việc đã đề ra? Mục tiêu chính là kim chỉ nam giúp bạn hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Đồng thời, mục tiêu sẽ giúp bạn có động lực giúp bạn làm việc hăng say và hiệu quả hơn. Mục tiêu bạn đề ra có thể sẽ  “tham vọng” một chút để bản thân cố gắng thực hiện, tuy nhiên nó cũng phải phù hợp, không được quá sức. Để hoàn thành được mục tiêu đề ra, bạn đừng quên đặt ra giới hạn cuối cùng để hoàn thành công việc cuối cùng cho mình. Giới hạn cuối cùng để hoàn thành công việc sẽ giúp bạn quyết tâm không trì hoãn công việc. Bên cạnh đó, giới hạn hoàn thành công việc còn giúp bạn có sự tập trung để hoàn thành công việc một cách hiệu quả. 

3. Đánh giá kết quả làm việc sau khi hoàn thành

Đánh giá kết quả công việc là quá trình thu thập và phân tích kết quả có liên quan đến các công việc được thực hiện. Đánh giá kết quả công việc là việc cần thiết để bạn xác định hiệu quả công việc trong một khoảng thời gian nhất định. Thường thì việc đánh giá kết quả công việc sẽ được diễn ra theo ngày, tuần, tháng.

Việc đánh giá này sẽ giúp bạn xem mình đã làm tốt các công việc đề ra hay chưa, giúp bạn khắc phục các bất cập đang gặp phải cũng như đề ra giải pháp cải thiện tốt hơn trong tương lai. Để quản lý công việc hiệu quả, đánh giá kết quả làm việc thường xuyên theo ngày, theo tháng là khâu bạn không thể bỏ qua.

4. Có chế độ sinh hoạt và nghỉ ngơi khoa học

Dù bạn có một kế hoạch làm việc khoa học và hiệu quả rồi nhưng nếu không có một sức khỏe tốt thì bạn cũng không thể hoàn thành chúng một cách hiệu quả. Vì vậy, sức khỏe tốt sẽ là nền tảng giúp bạn hoàn thành các công việc một cách hiệu quả. Bên cạnh một thời gian biểu cho các công việc cần thực hiện, bạn cũng cần tạo cho mình một chế độ sinh hoạt và nghỉ ngơi khoa học.

Thời gian nghỉ ngơi là sẽ khoảng thời gian giúp bạn nạp thêm năng lượng để tiếp tục hoàn thành những công việc đề ra trước mắt. Vậy, còn thế nào là một chế độ sinh hoạt khoa học? Chế độ sinh hoạt khoa học là các hoạt động làm việc, ăn, ngủ… của bạn được diễn ra một cách đầy đủ và đúng thời gian. Bạn có một chế độ ăn uống lành mạnh và đầy đủ dinh dưỡng, tinh thần luôn luôn thoải mái. Bạn không nên làm việc quá nhiều để ảnh hưởng đến sức khỏe mà hãy điều chỉnh chúng một cách hợp lý.

Muốn thành công thì kỹ năng quản lý công việc hiệu quả là vô cùng cần thiết. Hy vọng sau khi đọc bài viết này các bạn sẽ có thêm các gợi ý để sắp xếp và thực hiện các công việc của mình khoa học. 

Casti Hub tổng hợp