Ủy thác công việc là gì? Phân biệt ủy thác và giao việc

Uỷ thác công việc là giao cho ai đó trách nhiệm và quyền hạn để thay mặt bạn thực hiện công việc. Trong khi đó, giao việc là yêu cầu người khác (thường là cấp dưới) thực hiện công việc. Tóm lại, ủy thác là trao cho họ trách nhiệm, trao cho họ quyền hạn, và phân bổ nguồn lực cho họ thực hiện.

Tầm quan trọng của ủy thác công việc

• Ủy thác công việc đưa ra quyết định sáng suốt hơn; tận dụng quĩ thời gian eo hẹp; quản lý được nhiều thành viên; nâng cao hiệu quả công việc chung của tập thể.
• Lợi ích đối với người lãnh đạo: xây dựng nhóm làm việc tận tâm và năng động; phát triển kỹ năng của từng cá nhân; sử dụng chuyên môn mọi thành viên; quyết định sáng suốt; tận dụng thời gian; điều phối nhóm tốt; cải thiện kết quả làm việc của nhóm.
• Lợi ích đối với các thành viên: nâng cao kỹ năng và chuyên môn; thu thập nhiều kinh nghiệm; cảm nhận mình tăng giá trị; tăng hiểu biết về tổ chức và công việc của nhóm.

Quá trình ủy thác

1. Chọn việc để ủy thác

–  Không nên ủy thác: các quyết định về khen thưởng, kỷ luật, đề bạt, bổ nhiệm, điều động nhân sự; tham vấn cho nhân viên; đánh giá kết quả công việc; cải thiện tình trạng an toàn, sức khoẻ ở nơi làm việc; lập kế hoạch và tổ chức công việc cả nhóm; các khoản chi lớn;…

–  Nên ủy thác: việc mà mọi người có thể thực hiện được như bạn; việc dùng để phát triển kỹ năng cho các thành viên; việc có mức độ ưu tiên trung bình trở xuống; những công việc hàng ngày; việc có sức lôi kéo các thành viên;…

2. Chọn người để ủy thác:

Các câu hỏi cần đặt ra:

• Công việc đòi hỏi kinh nghiệm, chuyên môn, kỹ năng và thái độ nào?;
• Công việc cấp bách như thế nào?;
• Hậu quả nếu không thực hiện công việc đúng thời hạn hoặc phạm sai lầm gì?;
• Phương thức kinh tế nhất để thực hiện công việc là gì?
• Xem xét các thành viên để trả lời tiếp các câu hỏi sau:
• Ai sẽ nhận thấy công việc là thu hút và thử thách?;
• Ai sẽ được lợi khi thực hiện công việc?;
• Ai có kỹ năng, chuyên môn và thái độ như yêu cầu?;
• Ai đã từng thực hiện các công việc tương tự; Ai có kỹ năng nhưng ta chưa sử dụng hết?;
• Ai có thể thực hiện công việc với sự giúp đỡ của các thành viên trong nhóm?;
• Ai sẵn sàng thực hiện công việc?;
• Ai có thể thực hiện ngay?;
• Như vậy, ai là người phù hợp nhất?

05 bước thực hiện việc ủy thác:

• Xác định mục tiêu
• Lập kế hoạch và thực hiện
• Giám sát thực hiện công việc
• Phản hồi thực hiện công việc
• Đánh giá kết quả

CASTI Hub (tổng hợp)