Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án là việc sử dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ nhằm đảm bảo đáp ứng đầy đủ các yêu cầu mà dự án đã đặt ra ban đầu. Để làm được việc này, chúng ta cần xuất phát dựa trên nền tảng là các đặc thù riêng biệt của nó so với những dự án khác. 

Trên thực tế, mọi công việc từ cuộc sống hàng ngày đến phát triển cơ sở hạ tầng, mạng lưới kinh doanh đều cần phải thực hiện quản lý dự án. Bởi lẽ, nó giúp đảm bảo tiến độ làm việc, mức độ đáp ứng yêu cầu và sửa chữa sai lầm khi cần thiết. Tùy vào từng nhà quản trị sẽ có cách triển khai cách quản lý dự án khác nhau nhưng đều phải đi đến mục tiêu chung là hoàn thành tốt nhiệm vụ đề ra.

Những công việc chính trong vai trò một quản lý dự án

Quản lý dự án là hoạt động vô cùng cần thiết nhằm đảm bảo tiến độ cũng như chất lượng công việc. Để đạt được hiệu quả này, người làm nhiệm vụ quản lý sẽ phải thực hiện các công việc cụ thể như sau:

• Chịu trách nhiệm quản lý tiến độ và chất lượng dự án thông qua việc kiểm soát, đánh giá những gì đã và chưa làm được. Ngoài ra, đối chiếu những thông tin này với bảng kế hoạch đặt ra ban đầu để có phương hướng điều chỉnh đảm bảo hoàn thành mục tiêu đúng tiến độ.
• Liên tục kiểm tra chi phí quản lý dự án: Một mỗi dự án được tổ chức, doanh nghiệp rót một lượng vốn nhất định do vậy phải liên tục kiểm tra lượng tiền được dùng vào việc gì và lập báo cáo. Điều này có vai trò quan trọng bởi nguồn vốn quyết định dự án có tiếp tục tiến hành được không.
• Quản lý an toàn cho nhân viên: Hiệu quả công việc, tiết kiệm chi phí quan trọng nhưng cũng không thể vì nó mà bỏ qua yếu tố an toàn lao động. Đặc biệt với các dự án thi công xây dựng thì bạn càng cần quan tâm đến yếu tố này.
• Quản lý rủi ro: Mọi biến động về môi trường, lãi suất, khách hàng hay đối thủ đều có thể gây ảnh hưởng lớn đến tiến độ thực hiện công việc. Những thay đổi này có thể tốt nhưng cũng có thể xấu mà nhà quản trị cần quản lý tốt và đưa ra phương án đối phó kịp thời.
• Các công tác quản lý khác: Nhà quản lý cũng cần quan tâm, xử lý các vấn đề phát sinh khách trong quá trình thực hiện dự án. Ngoài ra, họ cũng cần lập báo cáo đến ban quản lý dự án, nhà lãnh đạo trong công ty về tình trạng, hiệu quả hoặc thiếu sót trong công việc.

Quy trình quản lý dự án

Quy trình quản lý dự án gồm năm bước: thiết lập dự án, lập kế hoạch dự án, thực thi dự án, kiểm soát dự án, kết thúc dự án. Vai trò của quy trình là thực hiện và kiểm soát nhiều công việc. Quy trình giúp nhân viên hình dung được trong mỗi nghiệp vụ họ phải tiến hành những bước công việc nào, cách thức ra sao và phải cần đạt kết quả gì? Đối với cấp quản lý có thể giám sát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện.

1. Thiết lập dự án

Gồm 2 hoạt động chính:

– Xây dựng bản tuyên bố dự án: bản tuyên bố tự án thể hiện mục tiêu dự án, yếu tố tác động đến dự án, các ràng buộc, tổ chức dự án, quyền hạn, vai trò – trách nhiệm những vị trí quan trọng, các rủi ro,… ở mức độ tổng quát. Tất cả các dự án đều phải có bản tuyên bố dự án. Bởi tài liệu này định hướng hoạt động, là cơ sở để xác định và công nhận kết quả cuối cùng của dự án.

– Xác định những người liên quan: nhằm thu thập đầy đủ các thông tin có liên quan đến dự án. Xây dựng sơ bộ bộ máy nhân sự. Mục tiêu của quản lý dự án chính là cân bằng lợi ích, đưa ra tiếng nói chung của các bên liên quan.

2. Lập kế hoạch dự án

Xây dựng bản kế hoạch dự án cụ thể, toàn diện phải dựa trên các phương diện: yêu cầu của khách hàng, thời gian, chi phí, chất lượng, nhân sự, truyền thông, rủi ro, đấu thầu, tích hợp… Bốn yếu tố để tạo nên bản kế hoạch dự án hoàn hảo là:

– Có sự tham gia của đầy đủ các bên (Bought-in)

– Thể hiện chính thức bằng văn bản tất cả 9 phương diện trên (Formal)

– Được phê duyệt bởi hội đồng xét duyệt kế hoạch (Approval)

– Tính khả thi (Realistic).

3. Thực thi dự án

Thực hiện đúng, đủ các công việc đã được vạch ra trong kế hoạch. Tuy nhiên, thực tế triển khai và  tư suy chiến lược có sự sai số tương đối nên cấp quản lý dự án và nhân viên trực tiếp thực hiện các công việc cần có sự linh hoạt, kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm nhất định.

4. Kiểm soát dự án

Đối chiếu giữa kế hoạch và thực tế để đưa ra điều chỉnh phù hợp và kịp thời (nếu cần). Sự điều chỉnh hoặc thay đổi có thể ảnh hưởng đến tiến độ công việc hoặc phải lập lại kế hoạch, tệ hơn là quay lại bước thiết lập dự án. Thay đổi là điều khó tránh khỏi trong các dự án. Những điều chỉnh hoặc thay đổi thể hiện tổ chức chưa tìm hiểu thật kỹ càng các thông tin liên quan, hiểu rõ mục tiêu, công việc, nên khi triển khai mới phát sinh ra các yêu cầu mới.

5. Kết thúc dự án

Đây là các hoạt động hoàn thiện để chính thức đóng lại dự án. Việc kết thúc dự án phải được thực hiện bài bản và đầy đủ. Nhà thầu bàn giao sản phẩm, nhận feedback từ khách hàng, sao lưu hồ sơ,… Giai đoạn kết thúc dự án không theo trình tự sẽ phát sinh nhiều rắc rối như các vấn đề liên quan đến pháp lý, trách nhiệm nhân sự,…. Điều này sẽ để lại cho tổ chức nói chung và các cá nhân trong nhóm dự án nói riêng những thiệt hại to lớn về tài chính và danh tiếng.

còn tiếp...

CASTI Hub (tổng hợp)