Theo chuyên gia Nguyễn Phi Vân - Thành viên sáng lập và phát triển của Công ty World Franchise Associates khu vực Đông Nam Á, Chủ tịch Công ty Retail & Franchise Asia, Cố vấn về nhượng quyền thương hiệu cho Chính phủ Malaysia… chia sẻ, không biết đã bao nhiêu lần phải đi "năn nỉ" các bạn trẻ Việt Nam hãy tích cực giao tiếp với mọi người.

“Em làm ơn đi. Không nói, không chia sẻ, không communicate – giao tiếp với ai trong team, với chị thì ai biết em đang làm gì, làm đến đâu, gặp khó khăn gì, cần hỗ trợ ra sao, và có hoàn thành công việc được giao không” - Bà Nguyễn Phi Vân bày tỏ.

Bà Nguyễn Phi Vân cho biết thêm, như khi chat Facebook thì các bạn trả lời nhanh như điện nhưng khi làm việc thì chỉ có một chiêu xài hoài – "im lặng". "Muốn hội nhập vào môi trường công việc, thì bạn cần giao tiếp. Không chỉ giao tiếp, mà là giao tiếp thật hiệu quả" - Bà Nguyễn Phi Vân nhấn mạnh.

Ở thế kỷ 21 này, một trong top 10 kỹ năng quan trọng nhất để có thể hội nhập vào tương lai là communication – giao tiếp. Tại sao à? Vì đây là thế kỷ của hợp tác, của làm việc nhóm – team work, của làm việc xuyên lục địa, của 4-5 đứa ngồi ở những quốc gia khác nhau cùng hợp tác thực hiện một dự án, của xu hướng làm việc free-lance, của chuyển động làm việc off-site không cần vào văn phòng mà có thể ngồi ở bất kỳ nơi nào trên thế giới mà họp online và giao tiếp qua các nền tảng quản trị công việc nhóm.

Hãy nghĩ về việc trong một ngày, bạn phải giao tiếp với người khác bao nhiêu lần. Bạn soạn email, điều phối các cuộc họp, tham dự những buổi họp qua video, viết báo cáo, chuẩn bị thuyết trình, tranh luận với đồng nghiệp, v.v và danh sách không chỉ dừng lại ở đó.

Chúng ta sử dụng gần như toàn bộ thời gian trong ngày để giao tiếp. Vậy thì, làm thế nào chúng ta có thể tạo ra một cú hích để tăng năng suất? Ít ra thì chúng ta phải đảm bảo rằng mình sẽ giao tiếp theo cách rõ ràng và hiệu quả nhất có thể.

Quy tắc 7C trong giao tiếp

Đó là lí do tại sao quy tắc 7Cs trong giao tiếp trở nên hữu ích. Quy tắc 7Cs là một danh sách tập hợp những nguyên tắc giúp cho những cuộc họp, email, buổi họp video, báo cáo và bài thuyết trình có một cấu trúc rõ ràng, mạch lạc – nhờ đó mà người nghe có thể tiếp nhận được thông điệp bạn gửi gắm.

1. Clear – Rõ ràng:

Giao tiếp thì qua nhiều hình thức lắm, họp, email, chat, hội nghị, báo cáo, vv. Nhưng dù bạn nói gì và qua hình thức gì, điều quan trọng đầu tiên là người nghe phải hiểu bạn đang nói gì và với mục tiêu gì. Nếu không, nói chi cho tốn sức? Cho nên, nói ngắn gọn, trình bày vấn đề súc tích, mạch lạc, logic, dễ hiểu là tốt nhất. Có nhiều bạn, gặp tôi trình bày hay viết cái email dài sòng sọc. Xong, tôi hỏi, “Ủa ý em là sao?” Mệt ghê hôn? Mất thời gian cả người nghe và người nói. Hơn nữa, trong thời đại thời gian trở thành xa xỉ này, học cách trình bày ngắn gọn, on-point đúng trọng tâm là hết sức cần thiết. Nếu không, bạn sẽ đánh mất sự chú ý của người nghe sau 2 phút.

2. Concise – ngắn gọn:

Muốn người ta hiểu, đề nghị stick to the point – tập trung vào trọng tâm, đừng chém gió lung tung mà chẳng hiểu cuối cùng câu chuyện dẫn đến đâu. Nghe mà không biết dẫn dụ đến chuyện gì, người ta mệt lắm. Tự hỏi mình:

a. Những từ không cần thiết như “có vẻ như là”, “hình như”, “I mean – ý em là” bỏ bớt được hôn? Cho đời nó đơn giản.

b. Có câu nào nói cũng như không nói hôn? Nếu có, thì bỏ luôn đi vì nó chẳng giúp ích gì cho người nghe.

c. Bạn có đang nhắc đi nhắc lại 1 diểm đến 2, 3 lần bằng những câu khác nhau hôn? Nếu có, bỏ bớt đi.

3. Concrete – Cụ thể:

Nói chuyện gì thì ra chuyện đó nhe, đừng có chuyện nọ xọ chuyện kia. Và làm ơn, đừng có generalize – chung chung hoá vấn đề. Nếu bạn nói, nhiều người yêu cầu chuyện đó lắm. Tôi hay hỏi, nhiều người là mấy người, cỡ 2 hôn? Đừng cười, bệnh chung chung hoá ở Việt Nam nhiều lắm, và đó là cách đặt đầu bài sai, làm cho bạn đi gỉai quyết một vấn đề không có. Làm ơn sử dụng facts – dữ liệu chính xác, cụ thể, đo lường được. Tôi hay nhắc nhân viên mình, làm ơn làm việc chi tiết, cụ thể, rõ ràng, nói xong biết cần phải chính xác là đi làm gì, ai làm, bao lâu thì xong. Giao tiếp trong làm việc là gãy gọn chính xác, không phải tập làm văn. Nếu không, cả tổ chức đó nhào vô làm toàn những chuyện chẳng liên quan, không cụ thể, chẳng đo lường được thì đóng cửa sớm.

4. Correct – Chính xác:

Không nói thì thôi, nếu đã nói ra, làm ơn double check, triple check cho nó đúng rồi hãy nói. Hỏi mình:

a. Từ chuyên môn bạn sử dụng vậy người ta có hiểu không? Nếu không thì giải thích kiểu layman term – nông dân chút thì nói sao cho người ta hiểu.

b. Kiểm tra từ ngữ sử dụng, lỗi ngữ pháp, chính tả chưa?

c. Tên người bạn gọi, gởi, chức danh, vv có chính xác không, đặc biệt là với người nước ngoài? Gọi sai tên, viết lẫn lộn là dễ gây mất cảm tình lắm nhé.

5. Coherent – Mạch lạc, chặt chẽ:

Giao tiếp là phải logic. Nói cái gì trước, cái gì sau, mấy chuyện đó liên quan nhau sao, là cực quan trọng. Nếu không, ai biết bạn đang nói gì. “Ủa là sao, không hiểu”. Câu này tôi phải xài hoài, vì các bạn nói xong, lộn xộn chuyện nọ xọ chuyện kia. Có khi, nói một hồi người nói lạc luôn, không biết mình đang nói chuyện gì. Vậy ai hiểu ta?

6. Complete – Hoàn chỉnh:

Thông tin bạn cung cấp, dữ liệu liên quan đến vấn đề, mục đích bạn giao tiếp, call to action – phản ứng hay hành động bạn mong muốn từ người nghe là gì, đầy đủ chưa? Nói đừng nói nửa câu. Giao tiếp đừng bao giờ là ½ câu chuyện. Lỡ mất công nói rồi, suy nghĩ và nói giùm cho đầy đủ, để người ta nghe xong còn biết phải làm gì và thực hiện được nhanh chóng dựa vào dữ liệu đã được cung cấp đủ đầy. Ai, giờ nào, ngày nào, ở đâu, làm gì, vv. Cung cấp đầy đủ thông tin thôi cũng là kỹ năng giúp công việc dễ dàng, hợp tác thành công đó bạn.

7. Courteous – Lịch sự:

Làm gì làm, cuối cùng, nói mà người ta chịu nghe và nghe vô mới được. Không thì, gọi là đổ nước vào tai chớ chẳng phải giao tiếp. Cho nên, check lại mình, khi giao tiếp có thân thiện, đầu óc mở để lắng nghe không thành kiến, có thành thật, có tránh dùng từ ngữ nghe tiêu cực, hung hăng, có khả năng làm tổn thương ai đó? Bạn có góc nhìn của bạn, thế giới quan của bạn. Nhưng bạn cũng phải học cách empathize – thấu cảm người khác nữa thì mới gọi là giao tiếp.

Tất cả chúng ta đều phải giao tiếp hàng ngày. Việc giao tiếp tốt hay không ảnh hưởng đến lòng tin của khách hàng, sếp, và đồng nghiệp với chúng ta. Hãy sử dụng quy tắc 7C như một checklist cho mọi lúc bạn cần giao tiếp. Bằng cách này, bạn sẽ có thể truyền tải thông điệp một cách rõ ràng, súc tích, cụ thể, chính xác, dễ hiểu, hoàn chỉnh và lịch sự.

Theo khoinghiep.org.vn