Nghĩ đến việc thiết lập một văn phòng di động? (tiếp theo)

Máy chủ an toàn

Bạn và bất kỳ nhân viên từ xa nào cũng phải có khả năng truy cập mạng của bạn một cách an toàn mọi lúc mọi nơi. Bạn có thể thực hiện việc này với máy chủ mạng riêng ảo (VPN) và bộ định tuyến mạng có dây/không dây. Bạn có thể tìm hiểu chi tiết về cách thiết lập VPN trong các bài viết trực tuyến.

Dữ liệu có thể truy cập

Giả sử bạn có cả máy tính trong văn phòng và thiết bị di động – máy tính xách tay hoặc máy tính bảng – bạn sẽ cần một cách để chia sẻ tệp giữa các máy tính. Dịch vụ kinh doanh dựa trên đám mây hoặc dịch vụ sao lưu trực tuyến sẽ tự động sao lưu và đồng bộ hóa dữ liệu trên tất cả các thiết bị của bạn.

Nếu nhu cầu của bạn hạn chế hơn, bạn cũng có thể chọn sử dụng ổ USB kiểu cũ để truyền tệp từ máy tính này sang máy tính khác.

Văn phòng không giấy tờ

Bạn có thể đi không cần giấy tờ? Bạn sẽ cần một hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số. Quét các tệp bản cứng và tạo một tủ tệp ảo. Quản lý tất cả tài chính, sổ sách và kế toán trên máy tính của bạn. Sử dụng thỏa thuận điện tử. Phải mất thời gian để thiết lập, nhưng sau đó bạn sẽ có thể truy cập và tìm kiếm tất cả các tài liệu giấy của mình trên máy tính của mình.

Sao lưu

Luôn cố gắng chuẩn bị cho những điều bất ngờ. Các hệ thống lưu trữ và sao lưu dựa trên đám mây có thể là giải pháp phù hợp – và có thể lưu dữ liệu và tệp trong trường hợp có điều gì đó xảy ra với máy tính xách tay của bạn.

Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng bạn có pin đã sạc cho tất cả các thiết bị và có sẵn dây nguồn di động để bạn có thể sạc máy tính xách tay của mình. Một ổ cứng hoặc thẻ nhớ dự phòng cũng có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian trong trường hợp rất hiếm khi xảy ra sự cố.

Bạn có nên chia sẻ một văn phòng?

Việc thuê hoặc cho thuê văn phòng truyền thống có thể quá tốn kém đối với doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp nhỏ của bạn. Nếu vậy, một giải pháp thay thế thiết thực, hiệu quả về chi phí là chia sẻ không gian văn phòng. Xem xét sự tiện lợi của việc chia sẻ không gian với các chuyên gia có liên quan – và khả năng chia sẻ các lượt giới thiệu.

Chia sẻ gì

Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, bạn có thể hưởng lợi từ việc chia sẻ bất kỳ số lượng yếu tố nào, chẳng hạn như:

• Không gian lễ tân và phòng chờ
• Không gian phòng họp
• Khu vực hành chính – khu vực này có thể bao gồm khu vực làm việc, thiết bị văn phòng và không gian lưu trữ
• Phòng đựng thức ăn/nhà bếp của nhân viên

Chia sẻ chi phí

Động lực chính để chia sẻ không gian văn phòng là chia sẻ chi phí. Điều quan trọng là tạo ra một giải pháp thay thế tiết kiệm chi phí cho việc thuê văn phòng truyền thống. Nếu bạn không thực sự cần một lễ tân toàn thời gian, nhưng không ngại trả khoảng một phần ba hoặc một phần tư tiền lương và lợi ích, thì việc chia sẻ văn phòng có thể phù hợp với bạn.

Chia nhỏ chi phí có thể là một vấn đề đơn giản để chia đều chi phí cho mọi thứ. Mọi người sẽ trả phần của họ bất kể họ sử dụng cơ sở vật chất bao nhiêu. Hoặc bạn có thể tạo một công thức dựa trên không gian được sử dụng hoặc mức độ mỗi bên sử dụng các cơ sở dùng chung.

Còn tiếp…

Nguồn: thehartford.com

Casti Hub dịch