Có bao nhiêu việc phát sinh ngoài công việc thì có bấy nhiêu việc cho nhân sự. Mỗi công việc sẽ có một lý thuyết gắn với nó.

Nhìn chung, để quản trị tốt, chúng ta cần xây dựng quy trình nhân sự và các tài liệu, biểu mẫu đi kèm, Đồng thời phải căn cứ vào thực tế tại công ty. Ví dụ như công ty mới startup, quy trình nhân sự đôi khi chỉ đơn giản là quy trình xin nghỉ phép, chấm công và trả lương. Công ty được ba năm thì thêm quy trình nghỉ việc, tuyển dụng…

Trước hết, chúng ta hãy cùng nhau nhìn vào hình dưới đây:

Tuyển dụng nhân sự

Khởi đầu của lý thuyết quản trị nhân sự là tuyển dụng. Quy trình tuyển dụng tốt sẽ giúp công ty sàng lọc và giữ lại được những nhân viên ưu tú. Để quá trình tuyển dụng thành công và mang lại kết quả cao. Bạn cần phải chuẩn bị kỹ từng bước trong quy trình tuyển dụng. Vậy quy trình tuyển dụng cần có những bước nào?

Quy trình tuyển dụng nhân sự

Có nhiều cách để làm. Cách đơn giản nhất là lên mạng cóp nhặt rồi mang về sửa cho phù hợp với công ty mình. Không thì bê nguyên ở một công ty nào đó về cũng được. Hoặc tự biên tự diễn theo thực tế doanh nghiệp. Dù là cách nào thì bạn cũng cần phải có các bước cơ bản như sau:

Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng

Ở bước này, bạn cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng từ những việc nhỏ nhất như: Lên kế hoạch tuyển dụng trong thời gian bao lâu, yêu cầu đặt ra cho ứng viên là gì (năng lực, bằng cấp, chuyên môn, thái độ nghề nghiệp, sức khỏe,…), mô tả công việc cho từng vị trí, điều kiện làm việc, nội dung thông báo tuyển dụng…

Ngoài ra, cần xây dựng bản chi tiết về chế độ tiền lương và phúc lợi của các ứng viên. Đây là một tiêu chí rất quan trọng nhằm thu hút các ứng viên tham gia ứng tuyển.

Bước 2: Thông báo tuyển dụng

Sau khi đã hoàn thành bước một, bạn cần sử dụng các phương tiện truyền thông để thông báo để các ứng viên biết. Có nhiều cách để thông báo như trên website công ty, mạng xã hội, các hội nhóm, diễn đàn,… Miễn sao việc này ngắn gọn, xúc tích nhưng những nội dụng cơ bản phía trên phải được truyền tải đến ứng viên theo cách tốt nhất.

Bước 3: Tiếp nhận, chọn lọc hồ sơ và phỏng vấn sơ bộ

Căn cứ vào mô tả công việc cho từng vị trí, căn cứ vào hồ sơ của ứng viên. bạn cần chọn ra một lượng hồ sơ nhất định, tiến hành lên lịch phỏng vấn và liên hệ với các ứng viên được chọn.

Tùy từng vị trí cần tuyển, bạn có thể đặt những câu hỏi nhằm khai thác trình độ, tính cách, mong muốn của các ứng viên hoặc sử dụng các bài test IQ, EQ, ngoại ngữ, kiến thức chuyên ngành,… để tìm ra những ứng viên suất sắc.

Sau khi quá trình phỏng vấn kết thúc, bạn cần thông báo cho ứng viên quá trình phỏng vấn đã kết thúc và hẹn ứng viên thời gian gửi kết quả phỏng vấn.

Bước 4: Quyết định tuyển dụng nhân sự

Sau quá trình tuyển dụng, bạn cần nhanh chóng đưa ra quyết định nên lựa chọn những ứng viên nào. Đồng thời gửi kết quả cho tất cả các ứng viên được gọi phỏng vấn, cả đạt lẫn không đạt.

Quy trình tuyển dụng nhân sự mặc dù không phức tạp nhưng tốn nhiều thời gian, đòi hỏi bạn có sự chuẩn bị chu đáo nhất có thể. Để rút ngắn thời gian chuẩn bị và đạt hiệu quả tuyển dụng cao nhất. Bạn có thể áp dụng một số biểu mẫu dưới đây.

Các biểu mẫu sẽ dùng trong quá trình tuyển dụng

NS – 01 – Quy trình tuyển dụng nhân viên

NS – 01 – BM01 – Kế hoạch tuyển dụng 06 tháng

NS – 01 – BM02 – Tờ trình bổ sung nhân sự đột xuất

NS – 01 – BM03 – Quyết định thành lập hội đồng tuyển dụng

NS – 01 – BM04 – Danh sách ứng viên làm bài test đầu vào

NS – 01 – BM05 – Thư mời làm bài test

NS – 01 – BM06 – Bản tự khai ứng viên

NS – 01 – BM07 – Danh sách kết quả làm bài test đầu vào

NS – 01 – BM08 – Thông báo không tuyển dụng

NS – 01 – BM09 – Danh sách ứng viên tham gia phỏng vấn

NS – 01 – BM10 – Danh sách câu hỏi phỏng vấn

NS – 01 – BM11 – Thư mời phỏng vấn

NS – 01 – BM12 – Bảng đánh giá kết quả phỏng vấn

NS – 01 – BM13 – Thông báo tuyển dụng

NS – 02 – Quy trình tuyển dụng nhân sự cấp cao

Thử việc

Sau khi các ứng viên vượt qua vòng phỏng vấn với những màn đấu trí gay go, những câu hỏi hóc búa. Bạn cần mời họ đến công ty một lần nữa để tiến hành kí hợp đồng thử việc và phổ biến nội quy công ty. Chúng ta có thể chia bước này thành hai giai đoạn.

Giai đoạn 1: Chuẩn bị trước khi nhân viên đến nhận việc

Phòng nhân sự có trách nhiệm thông báo trong toàn bộ phận về thời điểm nhân viên mới đến nhận việc và công việc của nhân viên đó. Các công việc cần thực hiện trong giai đoạn này gồm:

- Chuẩn bị công cụ làm việc

- Bảng giới thiệu tóm tắt về bộ phận

- Bảng mô tả các công việc cần làm trong quá trình thử việc

- Nội quy công ty

Giai đoạn 2: Huấn luyện và đào tạo nhân sự

Sau khi nhân viên mới đến nhận việc, phòng nhân sự có trách nhiệm hướng dẫn nhân viên mới hoàn chỉnh các thủ tục giấy tờ cần thiết. Đồng thời phổ biến các nội dung sau:

- Nội quy lao động

- Quy định về thời gian làm việc.

- Chế độ lương bổng, khen thưởng, phụ cấp, trợ cấp, phúc lợi.

- Quy định sử dụng văn phòng phẩm

- Quy định về ATLĐ, BHLĐ, VSLĐ.

- Quy định về nghỉ việc

Cơ bản các lý thuyết về đào tạo thì có rất nhiều. Vân Nguyên sẽ tách ra làm một bài riêng. Trong bài viết này, chúng tôi xin giới thiệu một số biểu mẫu có thể bạn sẽ cần trong quá trình huấn luyện và đào tạo nhân viên thử việc.

Các biểu mẫu sẽ dùng trong quá trình thử việc

NS – 03 – Quy trình thử việc

NS – 03 – BM01 – Quyết định tiếp nhận nhân viên

NS – 03 – BM02 – Hợp đồng thử việc

NS – 03 – BM03 – Kế hoạch thử việc

NS – 03 – BM04 – Biên bản bàn giao tài sản

NS – 03 – BM06 – Bảng đánh giá kết quả thử việc

NS – 03 – BM07 – Hợp đồng lao động

Các biểu mẫu sẽ dùng trong quá trình đào tạo

NS – 06 – Quy trinh dao tao ben ngoai

NS – 06 – BM01 – Phiếu xác định nhu cầu đào tạo nhân viên

NS – 06 – BM02 – Phiếu xác định nhu cầu đào tạo tổng hợp

NS – 06 – BM03 – Bảng tổng hợp nhu cầu đào tạo

NS – 06 – BM04 – Phiếu yêu cầu đào tạo

NS – 06 – BM05 – Kế hoạch đào tạo

NS – 06 – BM06 – Tờ trình cử đi đào tạo

NS – 06 – BM07 – Bảng cam kết đào tạo

NS – 06 – BM08 – Quyết định cử đi đào tạo

NS – 06 – BM09 – Phiếu đánh giá khoa học

NS – 06 – BM10 – Kế hoạch ứng dụng sau đào tạo

NS – 06 – BM11 – Báo cáo kết quả ứng dụng đào tạo

NS – 06 – BM12 – Hồ sơ đào tạo

NS – 06 – BM13 – Báo cáo tổng hợp đào tạo hàng tháng

NS – 07 – Quy trình đào tạo nội bộ

NS – 07 – BM01 – Chương trình đào tạo

NS – 07 – BM02 – Biên bản đào tạo

Kết thúc quá trình thử việc, phòng nhân sự phải nhận được bảng đánh giá kết quả thử việc từ trưởng bộ phận. Từ đó có cơ sở để thông báo với lãnh đạo công ty và xin ý kiến về quyết định có ký hợp đồng lao động chính thức hay không.

(Còn tiếp…)

Casti Hub tổng hợp