Bảo hiểm, quản lý công việc, vi phạm kỷ luật

Một nhân viên, sau khi đã qua thử việc và được ký hợp đồng chính thức. Ta cần làm bảo hiểm, chấm công, tính lương và giải quyết các vấn đề kỷ luật và khiếu nại cho họ. Dưới đây là một số việc cần làm khi bạn thực hiện quy trình này.

Các vấn đề cần lưu ý khi làm bảo hiểm

Luật đã quy định rõ, người lao động khi được ký hợp đồng làm việc sẽ được hưởng chế độ BHXH và BHYT. Vậy về cơ bản lý thuyết, bạn sẽ phải nắm:

- Luật BHXH, BHYT

- Các thông tư, nghị định liên quan.

- Các quy trình làm BHXH, các mối quan hệ với bên bảo hiểm.

- Các chính sách khác liên quan đến bảo hiểm như chế độ bảo hiểm an sinh …

Với BHXH đôi khi có nhiều việc phát sinh nhưng đôi khi lại không có việc gì. Đó có thể là: chốt sổ, mở sổ, lấy thẻ BHYT, đổi thẻ BHYT, làm chế độ bảo hiểm, đóng tiền bảo hiểm…. Muốn biết rõ hơn, bạn vui lòng click vào đây:

- BTL19 – Các biểu mẫu dùng trong BHXH

Việc quản lý thời gian làm việc và chấm công cũng rất quan trọng. Với vấn đề này, bạn sẽ phải trả lời hàng loạt những câu hỏi như: cách chấm công đối với nhân viên đã đúng chưa? đủ chưa? sát chưa? Nội quy đã phù hợp? Tâm lý nhân viên sẽ như thế nào nếu áp dụng nội quy như vậy? Các công ty khác có quy chế châm công ra sao ?

Trong quá trình làm việc, thỉnh thoảng sẽ xảy ra những vụ vi phạm kỷ luật. Vậy bạn cần làm gì?

Nguyên tắc và điều kiện xử lý kỷ luật lao động

Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động;

Khi xem xét xử lý kỷ luật lao động phải có mặt đương sự và sự tham gia của đại diện Ban chấp hành công đoàn cơ sở trong doanh nghiệp. Trường hợp xử lý kỷ luật bằng hình thức sa thải, người sử dụng lao động phải trao đổi, nhất trí với Ban chấp hành công đoàn cơ sở.

Mỗi hành vi vi phạm kỷ luật lao động bị xử lý một hình thức kỷ luật. Khi một người lao động có nhiều hành vi vi phạm kỷ luật lao động đồng thời thì chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi vi phạm nặng nhất;

Không xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động vi phạm nội quy lao động trong khi mắc bệnh tâm thần hoặc một bệnh khác làm mất khả năng nhận thức hoặc khả năng điều khiển hành vi;

Việc xem xét xử lý kỷ luật lao động phải được ghi thành biên bản. Người có thẩm quyền xử lý vi phạm kỷ luật lao động phải ra quyết định bằng văn bản, trừ hình thức khiển trách bằng miệng.

Cấm mọi hành vi xâm phạm thân thể, nhân phẩm của người lao động khi xử lý vi phạm kỷ luật lao động;

Cấm dùng hình thức phạt tiền, cúp lương thay việc xử lý kỷ luật lao động;

Cấm xử lý kỷ luật lao động vì lý do tham gia đình công.

Người lao động có quyền tự bào chữa hoặc nhờ luật sư, bào chữa viên nhân dân hoặc người khác bào chữa.

Các biểu mẫu sẽ dùng trong việc quản trị nhân sự

NS – 19 – Quy định quản lý giờ công lao động

NS – 19 – BM01 – Giấy đề nghị tăng ca

NS – 19 – BM02 – Bảng chấm công

NS – 19 – BM03 – Bảng xác nhận thời gian làm việc

NS – 20 – Xử lý khiếu nại, tố cáo

NS – 20 – BM02 – Giấy biên nhận hồ sơ khiếu nại, tố cáo

NS – 20 – BM04 – Biên bản họp xử lý khiếu nại, tố cáo

NS – 20 – BM01 – Giấy đề nghị khiếu nại, tố cáo

NS – 20 – BM02 – Giấy biên nhận hồ sơ khiếu nại, tố cáo

NS – 20 – BM03 – Sổ theo dõi xử lý khiếu nại, tố cáo

NS – 20 – BM04 – Biên bản họp xử lý khiếu nại, tố cáo

NS – 20 – BM05 – Quyết định xử lý khiếu nại

Đánh giá, bổ nhiệm và khen thưởng

Có hai phương pháp đánh giá nhân viên là đánh giá tương đối và đánh giá tuyệt đối.

Phương pháp đánh giá tương đối

Ở phương pháp này, công việc của các nhân viên liên kết với nhau bằng hệ thống chức vụ và phân bố quyền hạn. Do vậy, cần phân loại nhân viên thành các nhóm khác nhau. Tuy nhiên, kiểu đánh giá này không cung cấp người đánh giá thông tin về năng lực của từng thành viên trong nhóm. Những ưu nhước điểm và những cái cần chỉnh sửa của mỗi thành viên.

Phương pháp đánh giá tuyệt đối

Phương pháp này đang được sử dụng nhiều hơn. Theo đó, nhà quản lý sẽ đánh giá theo sơ đồ để xếp loại nhân viên dựa trên những tiêu chí cụ thể. Ví dụ như một nhân viên có khả nǎng hoàn thành công việc đúng thời hạn như thế nào. Có thể trình bày một kế hoạch làm việc mỗi ngày không? Có giúp đỡ được các nhân viên khác không?…. Việc này giúp người đánh giá có thể so sánh các cá nhân giữa các nhóm khác nhau. Đồng thời tránh được các mâu thuẫn trực tiếp giữa nhân viên.

Các biểu mẫu sẽ dùng trong việc đánh giá công việc

NS – 14 – Quy trình đánh giá công việc

NS – 14 – BM01 – Bảng tiêu chuẩn đánh giá công việc

NS – 14 – BM02 – Bảng tổng hợp đánh giá chỉ tiêu

NS – 14 – BM03 – Biên bản đánh giá công việc

NS – 14 – BM04 – Bảng tổng hợp vi phạm nội quy, quy chế

NS – 14 – BM05 – Bảng tổng hợp điểm trừ nghiệp vụ, nội quy

NS – 14 – BM06 – Giấy đề nghị cộng điểm

NS – 14 – BM07 – Bảng tổng hợp đánh giá công việc

Đánh giá xong thì sẽ phải có những hình thức tác động sau đó. Vậy chúng ta sẽ bổ nhiệm hay khen thưởng nhân viên? Liệu bạn đã chuẩn bị sẵn những bước để làm các công việc này?

Các biểu mẫu sẽ dùng trong việc khen thưởng, bổ nhiệm

NS – 11 – Quy che khen thuởng

NS – 11 – BM01 – Phiếu đề nghị khen thưởng

NS – 11 – BM02 – Quyết định xử lý khen thưởng

NS – 11 – BM03 – Sổ theo dõi khen thưởng

NS – 13 – Quy chế bổ nhiệm

NS – 13 – BM01 – Phiếu thăng chức

NS – 13 – BM02 – Phiếu đề xuất bổ nhiệm cán bộ

NS – 13 – BM03 – Phiếu đánh giá cán bộ

NS – 13 – BM04 – Bảng tự nhận xét của cán bộ

NS – 13 – BM05 – Phiếu đánh giá tín nhiệm

NS – 13 – BM06 – Quyết định bổ nhiệm

Nghỉ việc

Vậy khi một nhân viên muốn nghỉ việc, bạn cần làm những gì?

Đầu tiên, cần đảm bảo là bạn đã phổ biến quy định về nghỉ việc cho nhân viên ngay thời điểm họ mới vào công ty. Theo quy định của pháp luật, thủ tục để một nhân viên nghỉ việc như sau:

Quy định về nghỉ việc

Trường hợp hợp đồng hết thời hạn, thuộc trường hợp được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận với người sử dụng lao động được nghỉ việc, từ đó tiến hành thủ tục báo trước.

Đối với hợp đồng không xác định thời hạn, người lao động cần báo trước bằng văn bản hoặc gửi email đơn xin nghỉ nghỉ việc và đảm bảo thời gian báo trước.

Báo trước ít nhất 03 ngày đối với hợp đồng dưới 12 tháng hoặc hợp đồng mùa vụ.

Báo trước ít nhất 30 ngày đối hợp đồng xác định thời hạn.

Báo trước ít nhất 45 ngày đối với hợp đồng không xác định thời hạn.

Sau khi nhân viên làm đủ thời hạn báo trước, bạn cần chuyển quyết định nghỉ việc đã có chữ ký của giám đốc ký kèm theo sổ bảo hiểm, tiền lương theo đúng quy định của Pháp Luật (trong 7 ngày phải thanh toán đầy đủ tiền và sổ bảo hiểm, trường hợp đặc biệt không quá 30 ngày). Đồng thời nhận bàn giao tài sản, tài liệu theo các biểu mẫu dưới đây.

Các biểu mẫu sẽ dùng khi nhân viên nghỉ việc

NS – 09 – BM01 – Đơn xin nghỉ việc

NS – 09 – BM02 – Biên bản bàn giao công việc

NS – 09 – BM03 – Biên bàn giao hồ sơ, tài liệu.

NS – 09 – BM04 – Biên bản bàn giao tài sản công cụ.

NS – 09 – BM05 – Bảng cam kết nghỉ việc.

NS – 09 – BM06 – Biên bản thanh lý nghỉ việc

NS – 09 – BM07 – Quyết định nghỉ việc

Trên đây là tổng thể lý thuyết về quản trị nhân sự chuẩn. Để có thể áp dụng và đưa vào triển khai trong thực tế, bạn cần xem xét tình hình tại công ty và điều chỉnh các quy trình, biểu mẫu sao cho phù hợp nhất.

Casti Hub tổng hợp