Xây dựng quy trình làm việc công ty là việc bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp. Tuy nhiên, để xây dựng được quy trình tối ưu sẽ vô cùng khó khăn và gây tốn thời gian. Bạn đã biết gì về quy trình làm việc? Các bước để xây dựng quy trình làm việc công ty hiệu quả? Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn cụ thể việc xây dựng quy trình này nhé.

Quy trình làm việc là gì?

Quy trình làm việc là các bước thực hiện của công việc được quy định, hướng dẫn nhằm đạt được mục tiêu nhất định. Quy trình làm việc có thể linh động theo theo từng giai đoạn, công việc mới để tối ưu hóa kết quả đạt được. Dựa vào chức năng nhiệm vụ, quy trình làm việc thường được chia ra làm 4 nhóm: quy trình quản lý khách hàng, quản lý vận hành doanh nghiệp, quản lý đổi mới, quy trình xã hội/điều tiết cơ quan quản lý nhà nước.

Lợi ích của việc xây dựng quy trình làm việc

Việc xây dựng quy trình làm việc hiệu quả sẽ giúp các công việc được thực hiện một cách tuần tự, có tổ chức và mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp. Cụ thể, các lợi ích của việc xây dựng quy trình làm việc có thể kể đến như:

- Trước tiên là nâng cao hiệu suất công việc trong nội bộ doanh nghiệp.

- Công việc được thực hiện một cách trơn tru, nhanh chóng.

- Tiết kiệm thời gian, chi phí quản lý, vận hành cho doanh nghiệp.

- Giảm thiểu các rủi ro nhờ chuẩn hóa quy trình làm việc.

- Nâng cao vị thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Hướng dẫn xây dựng quy trình làm việc công ty hiệu quả

Để xây dựng quy trình làm việc hiệu quả, doanh nghiệp cần phải xác định được nhu cầu và mục tiêu của công việc, sau đó xác định các công việc cần thực hiện, kiểm soát quy trình làm việc, kiểm tra quy trình, mô tả và tạo tài liệu tham khảo nếu có.

Xác định nhu cầu và mục tiêu

Việc đầu tiên để xây dựng được một quy trình làm việc tiêu chuẩn thì doanh nghiệp cần xác định nhu cầu, mục tiêu của mình. Doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích xây dựng quy trình là gì, như tái cấu trúc doanh nghiệp, nâng cấp hệ thống, áp dụng tiêu chuẩn mới… Sau khi xác định được mục tiêu và nhu cầu thì doanh nghiệp mới có thể thực hiện các bước tiếp theo như xác định các bước thực hiện công việc, phương pháp kiểm soát, thời gian thực hiện.

Các bước của quy trình làm việc

Tùy thuộc vào từng công việc sẽ có những bước thực hiện khác nhau. Không có một quy chuẩn nhất định nào cho các bước của quy trình làm việc, tuy nhiên các bước càng được tinh giản thì quy trình càng tối ưu.

Hiện nay, công thức 5W-1H-5M được nhiều doanh nghiệp sử dụng để phân tích các bước của một quy trình làm việc.

Trong đó 5W - 1H ở đây sẽ bao gồm: What, Why, When, Where, Who và How.

- What: Xác định nội dung công việc của công ty.

- Why: Mục tiêu, yêu cầu của công việc là gì?

- When: Thời gian thực hiện, dự kiến thời gian bắt đầu và kết thúc.

- Where: Nơi thực hiện công việc.

- Who: Nhân sự thực hiện công việc và các việc liên quan như giám sát, hỗ trợ.

- How: Phương pháp thực hiện công việc.

Còn 5M (Man, Money, Material, Machine, Method) ở đây sẽ liên quan đến việc xác định nguồn lực thực hiện công việc:

- Man: Nguồn nhân lực thực hiện các công việc, các yếu tố đảm bảo về trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất.

- Money: Ngân sách thực hiện những công việc này, sẽ được giải ngân thành mấy lần.

- Material: Lựa chọn nhà cung ứng nguyên vật liệu, các tiêu chuẩn đặt ra về nguyên vật liệu này là gì?

- Machine: Tiêu chuẩn của máy móc, công cụ hoặc phần mềm cần thiết để thực hiện công việc.

- Method: Thực hiện theo các công việc theo những phương pháp nào.

Kiểm tra quy trình làm việc

Để quá trình làm việc được vận hành một cách trơn tru, hiệu quả thì cần có sự kiểm tra, kiểm soát trong quá trình thực hiện. Điều này sẽ đảm bảo quy trình được thực hiện chính xác và đánh giá đúng mức độ tối ưu, từ đó đưa ra những cải tiện cần thiết nếu phù hợp. Việc kiểm soát này sẽ bao gồm các yếu tố như đơn vị đo lường công việc, công cụ/dụng cụ/phương pháp đo lường, sắp xếp bao nhiêu nhân lực, điểm kiểm soát quy trình là phù hợp. Đồng thời cần vạch ra rõ ràng các bước cần kiểm tra, người kiểm tra, mật độ kiểm tra.

Hoàn thiện mô tả và tài liệu liên quan

Điều cuối cùng bạn cần hoàn thiện là xây dựng các nội dung hướng dẫn, mô tả cụ thể và các tài liệu có liên quan. Có những thông tin này thì việc truyền tải các quy trình mới trở nên nhanh chóng, suôn sẻ được. Những thông tin này cụ thể bao gồm: mô tả các bước trong quy trình làm việc, cách thức thực hiện công việc, tài liệu hướng dẫn cách thức thực hiện, giải thích các định nghĩa, thuật ngữ, viết tắt…

Xây dựng quy trình làm việc công ty tốt sẽ giúp mọi việc được diễn ra có tổ chức, có kế hoạch và suôn sẻ hơn. Hy vọng bài viết trên đã giúp các bạn có thể xây dựng cho riêng mình quy trình làm việc hiệu quả, phù hợp. Bên cạnh việc xây dựng quy trình, bạn có thể tham khảo các phần mềm giúp tạo lập và quản lý quy trình làm việc hiệu quả.

Casti Hub tổng hợp