Nếu như quy trình mua hàng trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo vật tư, hàng hóa mua vào đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp thì quy trình mua hàng của người tiêu dùng lại giúp doanh nghiệp hiểu và tiếp cận khách mua hàng thành công.

Quy trình mua hàng của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp sẽ có quy trình mua hàng khác nhau phụ thuộc vào quy mô và hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, về cơ bản, quy trình mua hàng của doanh nghiệp thường bao gồm các bước sau đây:

Yêu cầu mua hàng: Đầu tiên, phòng mua hàng sẽ nhận được phiếu yêu cầu mua hàng của các phòng ban khác (đã được trưởng phòng hoặc người có trách nhiệm duyệt). Sau đó phòng mua hàng sẽ phân công cho nhân viên mua hàng, tìm kiếm các nhà cung cấp và báo giá các mặt hàng.

Đề nghị báo giá: Từ các nhà cung cấp mặt hàng tìm kiếm được, phòng mua hàng sẽ lập và gửi đề nghị báo giá.

Nhận báo giá của nhà cung cấp: Các nhà cung cấp sẽ gửi báo giá về doanh nghiệp. Tiếp theo, phòng mua hàng sẽ đánh giá các nhà cung cấp theo các điều kiện và tiêu chí đã đề ra. Cuối cùng lựa chọn nhà cung cấp cuối cùng. Và Phòng mua hàng sẽ tiến hành lập và theo dõi Hợp đồng hoặc Đơn đặt mua hàng.

Phê duyệt báo giá của NCC: Báo giá của các nhà cung cấp sẽ được phê duyệt dựa trên các tiêu chí sau đây:

(i) So sánh báo giá với các điều kiện mua hàng của mặt hàng với các nhà cung cấp khác

(ii) So sánh báo giá mới và cũ cùng một mặt hàng của các nhà cung cấp khác nhau

Lập hợp đồng hoặc đơn mua hàng: Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp cuối cùng, doanh nghiệp cần lập hợp đồng với các thông tin về báo giá, thời gian giao hàng và điều khoản thanh toán. Sau đó hợp đồng hoặc đơn mua hàng sẽ được chuyển cho các bộ phận liên quan theo dõi.

Nhập kho mua hàng: Khi hàng được vận chuyển đến kho, bộ phận kho sẽ kiểm tra hàng hóa dựa trên thông tin trên Hợp đồng. Các mặt không đạt đúng tiêu chuẩn sẽ trả lại Nhà Cung Cấp. Các mặt hàng đạt chuẩn sẽ được nhập kho. Lúc này, bộ phận kho sẽ nhập số lượng, phòng mua hàng sẽ bổ sung thông tin về giá.

Thanh toán đơn hàng: Căn cứ vào các điều khoản trên hợp đồng và các giấy tờ có liên quan, phòng mua hàng sẽ lập hồ sơ thanh toán và gửi cho phòng Kế toán. Kiểm tra hợp đồng hợp lệ thì tiến hàng thanh toán cho Nhà cung cấp.

Quy trình mua hàng của người tiêu dùng

Quy trình người tiêu dùng thường trải qua khi mua một sản phẩm bao gồm các giai đoạn cơ bản sau đây: 

Xác định nhu cầu: Nhu cầu của khách hàng phát sinh từ những vấn đề trong cuộc sống. Người tiêu dùng tự nhận thức được điều này và muốn thỏa mãn nhu cầu của mình. Đó là lý do vì sao họ tìm hiểu các sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp.

Tìm kiếm thông tin: Sau khi tìm ra được nhu cầu của mình, người tiêu dùng sẽ tìm kiếm thông tin liên quan đến sản phẩm và dịch vụ để đáp ứng nhu cầu đó. Họ tìm kiếm thông tin trên nhiều kênh khác nhau: công cụ tìm kiếm, gia đình, bạn bè, quan sát cá nhân…

So sánh sản phẩm: Sau khi có được thông tin về sản phẩm này, người tiêu dùng sẽ so sánh các thông tin liên quan như thương hiệu, giá cả, bảo hành... trước khi đưa ra lựa chọn về sản phẩm cuối cùng.

Quyết định mua hàng: Lựa chọn được sản phẩm cuối cùng rồi thì người tiêu dùng sẽ cho sản phẩm vào giỏ hàng để thanh toán (đối với hình thức online) hoặc đến cửa hàng mua trực tiếp. Khách hàng có hoàn tất quá trình mua hàng hay không vẫn còn bị ảnh hưởng đến nhiều yếu tố khác nữa.

Để quá trình nhập hàng hóa được diễn ra trơn tru, luôn đảm bảo sẵn hàng cung ứng cũng như thấu hiểu và tiếp cận khách mua hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần quản lý quy trình mua hàng của doanh nghiệp và người tiêu dùng nhanh chóng, chính xác.

Casti Hub tổng hợp