Truyền thông nội bộ đóng vai trò lớn trong sự phát triển của doanh nghiệp. Tùy thuộc vào thương hiệu, quy mô và mục tiêu, mỗi doanh nghiệp sẽ có những kế hoạch truyền thông nội bộ khác nhau. Để xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả, bạn cần hiểu rõ khái niệm và quy trình của công tác này.

Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ (Internal Communications) là sự truyền đạt thông tin giữa các thành viên, phòng ban trong một tổ chức. Cũng có thể hiểu, đây là hoạt động xây dựng và duy trì mối quan hệ giữa các thành viên, nhằm giúp việc hợp tác làm việc trở nên suôn sẻ, hiệu quả.

Ý nghĩa của truyền thông nội bộ

Ý nghĩa quan trọng nhất của hoạt động truyền thông nội bộ là gắn kết các thành viên và truyền tải thông điệp của lãnh đạo đến các nhân viên trong doanh nghiệp.

Gắn kết mọi người trong doanh nghiệp

Một tổ chức muốn vững mạnh thì cần có sự đoàn kết, gắn bó giữa các thành viên từ bên trong. Truyền thông nội bộ hiệu quả giúp các thành viên gắn kết với nhau giúp nâng cao hiệu quả công việc. và khi hiệu quả công việc được nâng cao thì lợi nhuận của doanh nghiệp cũng tăng lên gấp bội.

Truyền tải tầm nhìn của lãnh đạo

Thông qua công tác truyền thông nội bộ, doanh nghiệp có thể truyền tải thông điệp, tầm nhìn của doanh nghiệp đến nhân viên. Điều này giúp nhân viên biết được tầm quan trọng của mình trong tập thể, từ đó cố gắng hoàn thành nhiệm vụ để phát triển doanh nghiệp.

Quy trình xây dựng một kế hoạch truyền thông nội bộ

Để xây dựng plan truyền thông nội bộ phù hợp và khả thiện, doanh nghiệp cần hiểu rõ thực trạng hoạt động, xác định thông điệp cần truyền tải, từ đó triển khai các chiến lược và kế hoạch hoạt động cụ thể.

Đánh giá thực trạng hoạt động

Đây là cơ sở để bạn xây dựng mục tiêu và chiến lược của kế hoạch truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp. Đánh giá thực trạng, phân tích những vấn đề hiện tại sẽ giúp bạn nhìn nhận tình hình doanh nghiệp một cách toàn diện. Cụ thể, bạn cần đánh giá tình hình kinh doanh, mối quan hệ giữa nhân viên và một số dự báo thay đổi... Tiếp đó là các hoạt động truyền thông mà doanh nghiệp đã triển khai và hiệu quả mà nó mang lại như thế nào.

Xác định thông điệp cần truyền tải

Xác định thông điệp cần truyền tải là giá trị cốt lõi của mọi kế hoạch truyền thông nội bộ. Khi xây dựng thông điệp và mục tiêu, bạn có thể áp dụng nguyên tắc SMART, là viết tắt của cụm từ: Specific (Mục tiêu cụ thể), Measurable (Mục tiêu đo lường được), Attainable (Mục tiêu có thể đạt được), Relevant (Mục tiêu thực tế), Timebound (Mục tiêu có thời hạn cụ thể).

Triển khai các hoạt động

Sau khi đã xác định được thông điệp truyền thông thì doanh nghiệp cần tìm ra các phương pháp, hoạt động để truyền tải thông điệp này hiệu quả. Lúc này, doanh nghiệp cần tìm ra những hoạt động để đạt được chiến lược này. Các hoạt động này sẽ được triển khai khi nào, các kênh triển khai, công cụ cần sử dụng và những người sẽ chịu trách nhiệm chính triển khai các hoạt động này.

Đánh giá kết quả triển khai

Để biết được hiệu quả của mỗi kế hoạch truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp, không còn cách nào khác là đánh giá kết quả triển khai mang lại. Các tiêu chí bạn có thể tham khảo để đánh giá hiệu quả của các chiến lược truyền thông là mức độ tương tác của nhân viên, sự thay đổi của nhân viên về tư duy, hành động; mức độ hài lòng của nhân viên, sự gắn bó với doanh nghiệp.

Nếu ví doanh nghiệp là ngôi nhà thì hoạt động xây dựng kế hoạch truyền thông chính là việc tạo dựng nền móng vững chắc cho nó và là bước đệm cần thiết cho hoạt động quản lý công việc của doanh nghiệp sau này. Triển khai các kế hoạch truyền thông nội bộ chính là việc phát triển các giá trị cốt lõi từ bên trong cho doanh nghiệp. Do đó, mỗi doanh nghiệp cần hiểu rõ thực trạng hoạt động cũng như nhân viên để đưa ra các chiến lược phù hợp và hiệu quả nhất.

Casti Hub tổng hợp