Nội bộ mỗi doanh nghiệp không thể thiếu quy trình thanh toán cho các hoạt động cần thiết. Kiểm soát quy trình thanh toán này là việc vô cùng quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Bạn đã hiểu gì về quy trình thanh toán này chưa? Quy trình thanh toán nội bộ là gì? Nó diễn ra như thế nào?

Quy trình thanh toán nội bộ là gì?

Quy trình thanh toán nội bộ là quá trình thanh toán tất cả các khoản chi phí trong doanh nghiệp, được thực hiện một cách hệ thống và có kiểm soát. Kế toán trưởng sẽ là người chịu trách nhiệm để quy trình thanh toán này được thực hiện chính xác, hiệu quả. Các đối tượng tham gia vào quy trình thanh toán nội bộ này sẽ bao gồm: người có nhu cầu thanh toán, kế toán, thủ quỹ, trưởng đơn vị, kế toán trường và giám đốc. Một quy trình thanh toán nội bộ tối ưu và hiệu quả sẽ giúp ích rất nhiều cho quá trình vận hành toàn bộ doanh nghiệp của bạn, cắt giảm chi phí nhân công và từ đó tối đa hóa lợi nhuận tốt nhất.

Quy trình thanh toán nội bộ doanh nghiệp

Quá trình thanh toán nội bộ bao gồm nhiều giai đoạn và cần được kiểm duyệt bởi nhiều phòng ban, cá nhân có chức vụ liên quan. Thông thường, quy trình thanh toán nội bộ sẽ bao gồm các bước cơ bản sau đây.

Bước 1: Gửi nhu cầu thanh toán

Người có nhu cầu thanh toán cần cung cấp các thông tin, chứng từ liên quan như phiếu đề nghị thanh toán, các chứng từ gốc và bản sao về hóa đơn, tờ trình giám đốc ký duyệt, các chứng từ có liên quan.

Bước 2: Nhận và kiểm duyệt

Phòng kế toán sẽ tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và gửi cho kế toán trưởng duyệt. Nếu không đồng ý thì phòng kế toán sẽ ghi rõ lý do sau đó chuyển hoàn cho người có nhu cầu thanh toán. Sau khi kế toán trưởng và giám đốc duyệt, kế toán sẽ lập phí và thanh toán.

Bước 3: Lập phiếu chi, ủy nhiệm chi

Kế toán sẽ lập phiếu chi và gửi lên kế toán trưởng duyệt, gửi lên giám đốc duyệt, cuối cùng  là thủ quỹ, người sẽ chi tiền thanh toán cho người làm phiếu thanh toán.

Bước 4: Thu, chi tiền

Căn cứ và phiếu chi, kế toán sẽ thu, chi tiền và lưu vào quỹ ngân sách của nhân viên. Phiếu thu, chi này sẽ được lập 3 liên, mỗi liên được giao lần lượt cho người thanh toán, thủ quỹ và kế toán.

Bước 5: Đối chiếu, kiểm tra và báo cáo

Kế toán cần đối chiếu các phiếu chi này với số dư tiền mặt, sau đó lưu lại chứng từ để đối chiếu và tiện cho việc báo cáo quỹ tồn mỗi ngày. Đồng thời các hồ sơ này sẽ được lưu lại tiện cho việc kiểm tra về sau.

Quy trình thanh toán nội bộ doanh nghiệp thường sẽ phải trải qua nhiều bước, nhiều phòng ban liên quan kiểm duyệt. Kiểm soát chính xác và nhanh chóng quy trình này sẽ giúp quá trình vận hành doanh nghiệp suôn sẻ, trơn tru và mang lại hiệu quả tối đa. Có rất nhiều cách để tối ưu việc kiểm soát quy trình này, một trong số đó là ứng dụng phần mềm kiểm duyệt quy trình thanh toán tự động.

Casti Hub tổng hợp