Nhân sự là chủ đề không bao giờ cũ trong kinh doanh. Vì một thực tế hiển nhiên:

• Con người làm nên sản phẩm/dịch vụ, không phải ngược lại;
• Tập thể làm nên doanh nghiệp, startup vững mạnh, chứ không phải cá nhân.

Nguồn: AZ Quotes

Có nhiều phương pháp, triết lý, kinh nghiệm xây dựng team khác nhau. Tôi muốn chia sẻ với các bạn vài cách thức tôi tin rằng phù hợp cho các startup, các doanh nghiệp nhỏ & siêu nhỏ. Đây là những điều tôi rút ra dựa vào sự tổng hợp:

• Kinh nghiệm khởi nghiệp cá nhân
• Quá trình cố vấn (mentoring), huấn luyện (coaching) các startup
• Các kiến thức về xây dựng & quản lý team học hỏi từ các anh/chị chuyên gia, chủ doanh nghiệp, sáng lập viên trong cộng đồng khởi nghiệp …

Gần cuối 2016, tôi cùng với c. Định Thị Quỳnh Như (sáng lập viên & CEO — Cty Luật An Luật) & a. Trần Thanh Tùng (sáng lập viên — Chuỗi cafe Monkey in Black) đã 2 lần chia sẻ chủ đề này với các bạn startup trong chuỗi workshop do Angels 4 Us phối hợp cùng Saigon Innovation Hub tổ chức.

Nguồn: Angels 4 Us

Ở đây, tôi sẽ tóm tắt lại những gì chúng tôi đã chia sẻ với các bạn startup về cách thức xây dựng team một cách tinh gọn & hiệu quả. Hi vọng qua bài viết này, những ai không thể tham dự workshop vừa rồi có thể hình dung “điều gì làm nên team tốt” & “quá trình xây dựng team sẽ diễn ra như thế nào”.

Vậy “ĐIỀU GÌ LÀM NÊN TEAM TỐT?”. Để trả lời câu hỏi này, chúng ta hãy cùng xem xét 4 yếu tố sau:

1. Số lượng
2. Kỹ năng & kinh nghiệm
3. Mục tiêu & đo lường
4. Lãnh đạo & trách nhiệm

• Số lượng: team nên có bao nhiêu thành viên?

Nên dưới 10 thành viên. Vì sao lại dưới 10 mà không là dưới 20, 30 hay bất cứ con số nào khác?

Dưới 10, cho phép chúng ta có không gian vừa đủ để “tìm hiểu & hiểu rõ" về từng thành viên trong nhóm. Hiểu ở đây không chỉ đơn thuần hiểu năng lực chuyên môn, mà còn hiểu cả về tính cách, vai trò, cuộc sống cá nhân, … Những hiểu biết này là nền tảng để xây dựng “niềm tin" trong tập thể & phát triển tiềm năng từng cá nhân. Còn con số 10 này do Thành Cát Tư Hãn nghĩ ra để quản lý team của ông.

Nguồn: Wikipedia

• Kỹ năng & kinh nghiệm:

Từ khoá cần lưu ý: “CÂN BẰNG". Cố gắng hướng tới sự cân bằng trong cơ cấu team cả về kinh nghiệm, vai trò, kỹ năng & tính cách. Nếu để ý xung quanh, chúng ta sẽ thấy thường 1 team hiệu quả luôn có sự hiện diện của các cá nhân với các thiên hướng sau. Người thiên về tư duy: giỏi giám sát, hoạch định, chiến lược. Người thiên về hành động: giỏi thực thi, triển khai. Người thiên về nhân văn: giỏi điều phối & phân bổ nguồn lực, kết nối các thành viên.

Nếu nhóm nòng cốt (core team) trong startup toàn những người giỏi tư duy, khả năng không có việc nào được hoàn thành tới nơi tới chốn rất cao. Ngược lại, nếu toàn những người hành động, việc làm trước nghĩ sau cũng không có gì bất ngờ …

Sự cân bằng này xuất phát từ mô hình vai trò team Belbin (Belbin Team Roles Model).

Nguồn: Belbin

• Mục tiêu & đo lường: (xác định mục tiêu ra sao & tiêu chí nào để giúp đánh giá, đo lường hiệu quả của team)?

Thường chúng ta đánh giá, đo lường hiệu quả công việc cá nhân, mà quên mất rằng, mục tiêu của cả startup sẽ chi phối cách chúng ta đánh giá từng cá nhân.

Nhưng để xác định được mục tiêu startup, trước tiên chúng ta phải biết startup hay dự án khởi nghiệp của mình đang ở giai đoạn nào. Vì mỗi giai đoạn khác nhau, sẽ có những ưu tiên, công việc khác nhau.

Khi chia sẻ với các bạn startup, tôi luôn sử dụng quá trình phát triển dự án khởi nghiệp của Steve Blank như là kim chỉ nang để giúp xác định startup của mình đang ở giai đoạn nào. Từ đó, thiết lập các mục tiêu & tiêu chí đo lường phù hợp. Nếu muốn hiểu thêm về vòng đời phát triển dự án khởi nghiệp, các bạn có thể tham khảo tại đây.

Ví dụ: startup đang ở giai đoạn khám phá khách hàng (customer discovery), phát triển sản phẩm mẫu (prototype), sau đó ra ngoài hỏi những đối tượng khách hàng mình nhắm đến (customer profile), xem có ai muốn sử dụng sản phẩm của mình không là những công việc ưu tiên của giai đoạn này. Dựa vào đây, chúng ta thiết lập các mục tiêu & tiêu chí đo lường hiệu quả công việc các thành viên trong team.

Nguồn: Steve Blank

• Lãnh đạo & trách nhiệm: (lãnh đạo & trách nhiệm được phân công thế nào)?

Trước khi nói đến lãnh đạo & trách nhiệm được phân công thế nào, chúng ta phải phân biệt được sự khách nhau trong ý nghĩa của “group” & “team”.

Nhìn vào hình minh họa, chúng ta dễ dàng nhận ra, nếu startup của bạn là tập hợp các cá nhân có thể xuất sắc về năng lực chuyên môn, nhưng không có tầm nhìn chung, cái bạn đang có là một group (tạm dịch: nhóm).

Còn nếu, startup của bạn là tập hợp các cá nhân, có thể trình độ chênh lệch nhau, nhưng có người dẫn dắt, cầm chịch, cái bạn đang có là một team (đội nhóm).

Nếu là team, phải có người dẫn đầu, người trưởng nhóm, người lãnh đạo. Người này không cần thiết phải quá giỏi về chuyên môn nào đó; nhưng quan trọng nhất người này phải sẵn sàng ra quyết định cuối cùng. Đúng hay sai, người này có tiếng nói sau cùng; các thành viên trong team tông trọng quyết định của người này.

Nguồn: Billboard

Như vậy, team tinh gọn & hiệu quả là team:

• Có số lượng thành viên dưới 10;
• Có sự cân bằng về kinh nghiệm chuyên môn, vai trò, năng lực, tính cách của các cá nhân;
• Mục tiêu & tiêu chí đo lường hiệu quả được xác định dựa vào giai đoạn phát triển hiện tại của startup;
• Có người lãnh đạo với quyền quyết định & trách nhiệm rõ ràng.

Đối với cá nhân tôi, tôi tin vào Giai Đoạn Phát Triển Team của Bruce Tuckman. Có thể tóm tắt như sau:

Nguồn: C228online

Bao gồm 5 giai đoạn

1. Hình thành (forming) — Các thành viên trong team làm quen với nhau. Một số quy định, quy tắc làm việc được thiết lập. Các thành viên duy trì hình thức & xem nhau như người xa lạ.
2. Bão táp (storming) — Cách thành viên bắt đầu giao tiếp, chia sẻ cảm xúc của mình với nhau; nhưng vẫn xem bản thân họ là những cá nhân, thay vì là 1 phần của team. Họ kháng cự sự kiểm soát của lãnh đạo/nhóm trưởng & thể hiện sự phản kháng, thù địch.
3. Định hình (norming) — Các thành viên bắt đầu xem mình là 1 phần của team & nhận ra rằng chúng ta có thể xử lý công việc nếu chúng ta chấp nhận quan điểm của nhau.
4. Phát huy (performing) — Team làm việc trong môi trường mở & tin tưởng lẫn nhau; trong đó sự linh hoạt là chính yếu, cấp bậc là thứ yếu.
5. Đúc kết (adjourning) — Team đánh giá kết quả công việc, lên kế hoạch cho vai trò mới & ghi nhận sự đóng góp của nhau.

Nếu team trải qua hết các giai đoạn trong quá trình này, tôi tin chắc các bạn sẽ nhận ra sự thay đổi đáng kể của team, của từng người trong team. Để kết thúc bài viết này, tôi muốn mượn lời c. Đinh Thị Quỳnh Như (founder — An Luat Law Firm) khi chia sẻ trong chuỗi workshop của Angels 4 Us với cộng đồng khởi nghiệp:

“Team trưởng thành khi mọi thành viên trong team cũng trưởng thành.”